لدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة في اليوم للعمل معها ، ولكن كيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة من ذلك الوقت للحصول على نتائج حقيقية لتوفير الوقت؟

لا يتعلق الأمر بالعمل الجاد لأن ذلك سيصل إلى حد بعيد فحسب ، بل يتعلق بكيفية تخطيط وتنظيم وقتك ثم كيفية تعظيم الوقت الذي خططت له.

المفتاح لنصائح إدارة الوقت هذه هو عدم القيام بها مرة واحدة ، بل تكرارها مرارًا وتكرارًا حتى تصبح عادات. هذا هو الوقت الذي يعتقد فيه من حولك أن لديك أكثر من 24 ساعة في اليوم.

1. خطط لأسبوعك عندما تكون في أكثر حالاتك تنظيماً

من أهم نصائح إدارة الوقت التخطيط لأسبوعك.

إن القيام بهذه المهمة في نفس الوقت من كل أسبوع ، لا يخلق عادة توفير الوقت فحسب ، بل يمكن أن يكون له تأثير إيجابي على عقليتك ورفاهيتك.

دعني أشرح.

من خلال التخطيط لأسبوعك ، فإنك تقدم لنفسك عددًا من الوعود الإيجابية الصغيرة. في كل مرة تقوم فيها بتنفيذ هذه الوعود والوفاء بها ، تزداد ثقتك بنفسك ، وستشعر بتحسن حيال نفسك بينما تنجز المزيد.

يوفر لك هذا النهج الوقت أثناء قيامك بالتخطيط عندما تكون في حالة ذهنية مركزة وأنت تخطط لما هو مهم بالنسبة لك. خلال الأسبوع ، ستكون أقل إغراءًا للقيام بشيء آخر خلال إحدى تلك الخانات المخططة مسبقًا ، كما يمكنك تذكير نفسك بأنني خططت لهذا لسبب ما.

لذا خطط لأسبوعك واحفظ تلك الوعود التي قطعتها لنفسك لترى نتائج حقيقية توفر الوقت.

2. خطط ليوم العمل التالي لأمسية مريحة

إذا كنت تعاني من الإغلاق بعد يوم العمل ، فإن هذا النهج يساعد على استرخاء عقلك ويتيح لك الاستمتاع بأمسيتك دون قلق من العمل.

كل ما تحتاجه هو 5-10 دقائق كل يوم ولوحة ملاحظات. إنه سريع وله فوائد كبيرة في كيفية إدارة وقتك.

في نهاية كل يوم ، اكتب حوالي عشر مهام تريد إكمالها في اليوم التالي.

بعد ذلك ، حدد إحدى تلك المهام التي يتعين عليك إكمالها بغض النظر عن أي شيء وقم بتمييزها بعلامة H للارتفاع .

ثم أضف M's للمتوسط إلى خمس مهام أو نحو ذلك. هذه هي المهام التي تحتاج إلى إكمالها ، ولكن إذا لم تتمكن من إكمالها جميعًا ، فسيكون من السهل إدارتها.

يتم وضع علامة على المهام المتبقية بامتداد 'L' للأقل . من الجيد امتلاكها ، بالإضافة إلى أنها يجب أن تكون مهام سهلة.

مع تخطيط مهام اليوم التالي الخاصة بك ، يمكنك ترك العمل مع كل تلك المهام المزعجة في رأسك مكتوبة وجاهزة لك للتعامل معها في اليوم التالي.دعاية

3. تحكم في يومك حتى لا يتحكم فيك

التخطيط ليومك هو النصيحة الأكثر تأثيرًا لإدارة الوقت التي يمكنك القيام بها. يسمح لك بالتحكم في يومك بدلاً من تركه يسيطر عليك.

هذا النهج واضح ومباشر ، بالإضافة إلى أنه يتمتع بالمرونة عندما لا يسير يوم عملك كما هو مخطط له.

احصل على قلم رصاص ومفكرة!

في المفكرة الخاصة بك ، قسّم اليوم إلى مقاطع مدتها 30 دقيقة ، 09:30 ، 10:00 وما إلى ذلك. أضفها سطراً بسطر مع سطر أو سطرين بينهما.

انظر الآن إلى يوميات عملك وأضف أي شيء تم إصلاحه مثل الاجتماعات.

بعد ذلك ، خذ مهامك النهائية ذات الأولوية العالية وأضفها إلى شرائح مدتها 30 دقيقة.

إذا كان لا يزال لديك خانات وقت فراغ ، فلا تتركها فارغة.

إذا كنت تكافح من أجل التحفيز ذات صباح ، فجرّب ما يلي:

اختر بعض المهام السهلة والسريعة وقم بإنجازها أولاً ، لا تقلق إذا كنت تؤجل المهام الصعبة. يمنحك القيام بالمهام السهلة أولاً الزخم والعقلية الصحيحة للتعامل مع الأشياء الصعبة.

4. إدارة تشتت انتباه زملاء العمل بحكمة

لا يهم كيف تخطط جيدًا لأسبوعك أو يومك أو حتى الساعة التالية إذا كنت مشتتًا باستمرار. إلتهاء تؤدي إلى فقدان التركيز وهي المدخل إلى التسويف.

تدور نصيحة إدارة الوقت هذه حول إنشاء بيئة العمل المناسبة ، بحيث يمكنك زيادة الوقت الذي يجب أن تكون فيه منتجًا قدر الإمكان.

كتاب نير إيال لا يشتت يوضح أنه إذا كنت تريد أن تصبح منتجًا حقًا ، فيجب أن تصبح غير قابل للتشتت. غالبًا ما يكون أحد أكبر عوامل الإلهاء في مكان العمل هو زملائنا في العمل.

بالنسبة للزملاء الذين يصرفونك أكثر ، اسألهم ببساطة في بداية كل يوم ، هل هناك أي شيء يحتاجون إليه منك؟ من خلال القيام بذلك ، فإنك تجعلهم يخططون دون أن يدركوا ذلك ، ولكن وفقًا لشروطك. هذا يقلل من فرص الطلب العشوائي في وقت لاحق من اليوم.

5. تعامل مع رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لشروطك

في بعض الأحيان ، قد تبدو إدارة البريد الوارد وكأنها وظيفة بدوام كامل. يمكنك أيضًا الوقوع في فخ الشعور بأنك قد أنجزت الكثير لأنك أرسلت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، أو وصلت إلى صندوق الوارد الصوفي صفر!

على الرغم من أن إرسال بعض رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يكون مرضيًا ، إلا أن المشكلة تكمن في استخدام رسائل البريد الإلكتروني أيضًا كشكل من أشكال التسويف ، حيث إنها مهمة احتياطية سهلة عندما لا ترغب في العمل بجد على شيء ما.

إذن ماذا تفعل لوقف هذه الانحرافات وتقليل التوتر الناجم عن البريد الإلكتروني؟دعاية

أنت تخطط عندما تريد قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، حتى تكون متحكمًا.

كشفت دراسة في جامعة كولومبيا البريطانية أنه يجب عليك فقط التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ثلاث مرات في اليوم ، وبذلك يقلل من التوتر.^[1]

لذلك في بداية كل يوم ، خطط لموعد فحص بريدك الإلكتروني. يعتمد عدد المرات التي تتحقق فيها من بريدك الإلكتروني على وظيفتك ، ولكن أقل من ذلك هو أكثر ، والأفضل ألا يزيد عن ثلاثة.

لا يزال هذا الأسلوب يجعلك تتحكم في بريدك الوارد ، ولكنك تفعل ذلك في الوقت الذي يناسبك.

6. أزل المشتتات الإلكترونية وكن حاضرًا

كم مرة في العمل ترى شخصًا يشتت انتباهه بواسطة إشعار على هاتفه المحمول أو الكمبيوتر المحمول؟

إشعارات الهاتف المحمول والكمبيوتر المحمول تشتت انتباهنا كل يوم ، لكنها أصبحت أيضًا مصدر إلهاء مقبول.

في معظم الوظائف ، لا يتعين عليك الرد فورًا على إشعار حتى عندما نشعر أننا بحاجة إلى ذلك. إنها عادة أوجدتها التكنولوجيا.

لا يجب أن تكون الأمور على هذا النحو.

تصفح جميع إعدادات الإشعارات على هاتفك المحمول والكمبيوتر المحمول واترك فقط الإعدادات المهمة قيد التشغيل. في معظم الحالات ، يجب أن تكون هذه مكالمات هاتفية فقط.

من خلال إيقاف تشغيل هذه الإشعارات ، يمكنك بعد ذلك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والمراسلة وما إلى ذلك في الأوقات التي تناسبك ، وليس عند وصولهم.

يمكنك أيضًا إيقاف تشغيل حساب الأرقام الذي يظهر على تطبيقات الجوال وسطح المكتب. لست بحاجة إلى معرفة عدد رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في بريدك الوارد في أي وقت ، خاصة إذا كنت قد خططت للخروج عند التحقق من رسائلك الإلكترونية.

إذا تركت هذه الشارة قيد التشغيل ، فإنها تخلق تشتتًا مزعجًا سيأخذك بعيدًا عن عملك ويؤثر على وقتك.

جربه لبضعة أيام وشاهد التأثير الإيجابي الذي سيكون له على إدارة وقتك. سيشهد المحيطون أيضًا التغيير حيث ستكون أكثر حضوراً في المنزل والعمل.

7. اضغط على المؤقت وتعمق في تركيزك

عادةً ما يحدث إيقاف المهمة عند الانتهاء منها أو فقدان الاهتمام أو تشتت انتباهك. يستغرق الأمر في المتوسط ​​23 دقيقة لإعادة التركيز عندما يتشتت انتباهك ، لذا عليك أن تفعل كل ما بوسعك للبقاء في حالة التركيز تلك.^[اثنين]

لسوء الحظ ، يعد فقدان الاهتمام والإلهاء من أكثر النتائج المحتملة لصعوبات إدارة الوقت ، ولهذا السبب يمكن أن يحدث ضبط مؤقت فرقًا كبيرًا.

من خلال ضبط عداد الوقت ، فإنك تعد لنفسك بأنك لن تشتت انتباهك أو تعمل على أي شيء آخر حتى ينتهي هذا المؤقت. يمكن أن يكون لهذا الوعد الصغير تأثير كبير على إدارة وقتك.دعاية

يمكنك تجربة فترات زمنية مختلفة لمعرفة ما يناسبك ، على سبيل المثال ، 25 دقيقة إذا كنت تستخدم ملف تقنية الطماطم . قد لا يبدو أن 25 دقيقة طويلة ، ولكن من خلال التركيز الكامل لمدة 25 دقيقة ، ستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه.^[3]

8. اكتشف ما لا يجب أن تقضي وقتك فيه

كل يوم ، نقضي بعض الوقت في الأشياء التي تبعدنا عن القيام بما يجب أن نفعله - سواء كان ذلك من وسائل الإلهاء مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني أو المهام التي نفضل عدم القيام بها ، مثل المتجر الأسبوعي أو الكي.

قد تبدو كل هذه الأنشطة التي تستغرق وقتًا طويلاً تافهة ، لكنها جميعها تتراكم عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت.

قد تفكر ، لا بد لي من القيام بذلك ، ولكن هناك تقنية تسمى قائمة عدم المهام التي يمكن أن تساعد.

لا يتعلق الأمر بإيقاف المهام غير المؤثرة تمامًا. يمكن أن يكون أيضًا حول التشغيل الآلي أو تفويض المهمة .

إذن كيف يمكنك إنشاء قائمة عدم المهام؟

أولاً ، اقض 10 دقائق في تدوين كل الأشياء التي لا تخدمك حقًا أو تساعدك في الوصول إلى المكان الذي تريده حقًا (مثل مشاهدة التلفزيون ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، وتسوق الطعام ، وتنظيف المنزل)

بعد ذلك ، ضع كل واحد تحت عنوان إما آلي أو مفوض أو حذف.

يمكن أن يكون التشغيل الآلي لمتجرك الأسبوعي ، فأنت الآن تستخدم شركة تقدم المكونات والوصفات إلى باب منزلك.

يمكن للمندوب الحصول على منظف لمنزلك كل أسبوع.

قد يكون برنامج Eliminate هو التوقف عن تشغيل التلفزيون بمجرد عودتك من العمل.

بمجرد إنشاء قائمة 'لا مهام' الخاصة بك ، تأكد من تكرار العملية مرة واحدة في الشهر.

كل شهر ستستعيد ساعات لم تكن تدرك أن لديك.

9. قم بتفكيك دماغك لزيادة تركيزك

يعالج دماغنا آلاف الأفكار كل يوم. محبط ، العديد منها إجراءات لا يمكننا إكمالها في تلك اللحظة.

يؤثر وجود عقل فوضوي على إدارة وقتنا حيث لا يمكننا التركيز مع هذه الإجراءات البارزة في رؤوسنا.

إليك طريقة مباشرة لتفكيك ذهنك:دعاية

احمل مفكرة صغيرة وقلمًا معك أينما ذهبت. يجب أن تكون صغيرة بما يكفي لتناسب جيبك أو حقيبتك ويجب أن يسهل الوصول إليها. في كل مرة تبرز فكرة أو فعل في رأسك عندما تكون بالخارج ، قم بتدوينه.

قد تكون هذه فكرة ، أو شيئًا ملهمًا ، أو فعلًا عندما تصل إلى المنزل ، أو أي شيء.

بعد ذلك ، كل ما عليك فعله هو تحديد موعد في الوقت المناسب للتأكد من قيامك بتنفيذ كل تلك الملاحظات. كل بضعة أيام يكفي.

من خلال تسجيل المهام على الورق بدلاً من تركها تتراكم في عقلك ، فأنت حر حينئذٍ للعمل على ما هو مهم في ذلك الوقت في حالة التركيز.

10. تقديم الوعود للآخرين

إذا كنت ستقطع وعدًا لنفسك أو لصديق ، فما الوعد الذي تعتقد أنك ستفي به على الأرجح؟

في معظم الحالات ، سيكون ذلك الوعد الذي قطعه على الصديق.

يمكنك استخدام هذا لصالحك من خلال مشاركة التزام لديك لإكمال مهمة أو مشروع مع صديق.

أخبر صديقك بما تريد تحقيقه ولماذا ومتى. ثم اطلب منهم تسجيل الوصول معك في نقاط مختلفة حتى تخبرهم أنك ستكمل المشروع.

أثناء العمل في المشروع ، سيكون لديك هذا الوعد الذي قطعته لصديقك في الجزء الخلفي من عقلك. هذا الوعد الذي قطعته سيكون هو الدافع للتركيز والاستفادة القصوى من الوقت الذي لديك لإنجاز هذا المشروع.

الخط السفلي

كل هذه النصائح لا تتطلب أكثر من القليل من وقتك كل يوم ، لكن الوقت الذي توفره عند استخدام هذه الأساليب سيكون مهمًا.

ضع تذكيرات في دفتر يومياتك للاحتفاظ بهذه النصائح في مقدمة ذهنك ، فبمجرد أن تبدأ في ممارستها بانتظام ، ستصبح بعد ذلك عادات.

يمكن استخدامها بشكل مستقل ، لكنها أقوى بكثير عند استخدامها معًا.

بمرور الوقت ، سوف يسأل من حولك كيف تجد الوقت لتحقيق الكثير في يوم واحد!

المزيد من نصائح إدارة الوقت

• 10 طرق عملية لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت
• كيف تكون منتجًا في العمل: 9 قواعد أساسية
• 50 طريقة لزيادة الإنتاجية وتحقيق المزيد في وقت أقل

رصيد الصورة المميز: فالنتين أنتونوتشي عبر unplash.com

المرجعي