إن العثور على مدير فعال وناجح لا يعرف كيفية إدارة وقته وموظفيه بشكل صحيح يشبه إلى حد ما العثور على وحيد القرن. لن تكونوا ، لأنهم غير موجودين. يُمنح كل شخص عددًا متساويًا من الساعات في اليوم لإنجاز المهام التي تحتاج إلى اهتمامهم ، وستحدد كيفية استغلالك لوقتك في النهاية ما إذا كنت ناجحًا في إكمال هذه المهام أم لا.

سواء كنت مديرًا لأول مرة أو كنت بحاجة إلى القليل من دورة تنشيطية ، فإن تعلم وتطبيق مهارات إدارة الوقت المناسبة سيقطع شوطًا طويلاً في نجاح حياتك المهنية.

قبل أن ننتقل إلى مهارات إدارة الوقت الفعالة للمديرين ، دعنا نناقش لماذا وماذا يتعلق بإدارة الوقت. إدارة الوقت هي ببساطة طريقة لتنظيم أفضل طريقة لاستخدام 24 ساعة في اليوم لإنجاز المهام الشخصية والمهنية.

قسمت مصفوفة أيزنهاور ، التي طورها الرئيس الأمريكي دوايت أيزنهاور ، إدارة الوقت إلى أربع مجموعات:^[1]

افعل أولاً ، حدد الجدول ، وفوض ، ولا تفعل.

تقع جميع مهارات إدارة الوقت في مكان ما ضمن هذه المصفوفة. سيسمح لك تعلم تقسيم وقتك ومهامك بفعالية بتحقيق الأهداف وقيادة فريقك بنجاح - دون أن تفقد عقلك.

1. تعرف على كيفية التخطيط الصحيح للأهداف

قال بنجامين فرانكلين ذات مرة ،

إذا فشلت في التخطيط ، فأنت تخطط للفشل.

لقد أصاب الأب المؤسس المسمار حقًا ، وتعلم كيفية التخطيط الصحيح لأهداف فريقك أمر أساسي. بالنسبة للأهداف ، يجب عليك تحديد أهداف يومية وأسبوعية وشهرية وحتى سنوية يمكن تقسيمها إلى مهام يمكن التحكم فيها.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك هدف يتمثل في زيادة عدد الزيارات إلى موقع الشركة على الويب بنسبة 10 في المائة على مدار عام ، فستحتاج إلى تحديد معالم قابلة للقياس أسبوعيًا وشهريًا وعند علامة الستة أشهر للحفاظ على الهدف على المسار الصحيح .

ألق نظرة على هذه الأدلة حول تحديد الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى:

• كيفية تحديد أهداف قصيرة المدى لحياة ناجحة ومرضية للغاية
• طريقة Surefire لتحديد الأهداف طويلة المدى والوصول إلى النجاح

2. التواصل الجيد سيجعل العالم من الاختلاف

يمكن أن يؤدي التواصل الجيد إلى إنشاء أو إنهاء أي علاقة - شخصية أو تجارية - وعندما يواجه المدير صعوبة في إدارة وقته ، غالبًا ما يعاني التواصل. ومع ذلك ، إذا استغرق المدير وقتًا للاستماع والتواصل بوضوح مع فريقه وعملائه ، فيمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في نجاح الشركة.

تأكد من التواصل بانتظام مع أعضاء فريقك للتأكد من أنهم يعملون على تحقيق المعالم التي تم وضعها بوضوح. المدير الذي يتواصل بشكل واضح ومنتظم مع العملاء من المرجح أيضًا أن ينمو أعمالهم. تأكد من تحقيق أقصى استفادة من وقتك من خلال التواصل المدروس.

تعلم 7 طرق لضمان التواصل الفعال في العمل .

3. التنظيم الجيد هو المفتاح

التنظيم القوي الذي يتضمن كلا من الواجبات المفوضة ومساحة العمل الفعلية الخاصة بك أمران حاسمان لإدارة الوقت بشكل فعال للمديرين. إذا كان فريقك غير منظم ولم يكن الأشخاص واضحين بشأن المهام التي يجب أن يتكلفوا بها أو من يجب أن يلجأوا إليه للحصول على المساعدة ، فإن أي أهداف محددة ستعاني.

يسير التواصل الجيد والتنظيم الجيد جنبًا إلى جنب عندما يتعلق الأمر بالاستفادة القصوى من وقت الفرد.دعاية

بالنسبة إلى تنظيم مساحة عملك ، حسنًا ، إذا كنت ترغب في إبقاء غرفة نومك فوضوية في المنزل ، فهذا هو عملك ، لكن الفوضى لا مكان لها في العمل. كل دقيقة تبحث فيها عن ملف في غير محله هي دقيقة ضائعة كان من الأفضل إنفاقها.

لماذا لا تلقي نظرة على هؤلاء أفضل 15 نصيحة تنظيمية لتنظيم المكتب وإنجاز المزيد ؟

4. التفويض الفعال هو كل شيء

سيساعد التفويض الفعال في إعداد أعضاء فريقك للعمل بثقة وفعالية. بصفتك مديرًا ، تقع على عاتقك مسؤولية تقييم من هم في فريقك هو الأنسب لأية مهمة وتعيين المسؤوليات المصاحبة لها. إن الفشل في تولي القيادة وتفويض المهام لن يؤدي إلا إلى إضاعة وقتك ووقت أعضاء فريقك.

من خلال تفويض المهام المختلفة بعناية والتأكد من حصول موظفيك على كل ما يحتاجون إليه لإكمال تلك الواجبات ، سيكون أعضاء الفريق أقل احتياجًا منك عندما يتعلق الأمر بإنجاز المهمة.

تعرف على فن التفويض في هذا الدليل: كيفية تفويض العمل بفاعلية (الدليل النهائي للقادة)

5. جدولة المهام المناسبة في الوقت المناسب

إذا كنت تبني سيارة ، فلن تبدأ بمحاولة تثبيت نظام الصوت قبل أن يكون الإطار في مكانه ، أليس كذلك؟

الكتلة الأولى من Eisenhower Matrix هي Do First ، مما يعني تحديد المهام الأساسية التي تحتاج إلى التخلص منها قبل الانتقال إلى الشيء التالي. قد تكون هذه أشياء صغيرة مثل الرد على استفسار من رئيسك في العمل أو قد تكون أكبر ، مثل وضع اللمسات الأخيرة على الخطط الخاصة بإستراتيجية وسائط اجتماعية جديدة.

النقطة المهمة هي التأكد من أنك تتعلم ترتيب أولويات المهام الأكثر أهمية في كل يوم ، والمدة التي ستحتاجها لإكمالها ومتى يجب معالجتها.دعاية

إليك أسلوب لمساعدتك في تحديد أولويات المهام: كيفية تحديد الأولويات في 10 دقائق والعمل بشكل أسرع 10 مرات

6. تعلم كيفية التعرف على الفخاخ متعددة المهام

كل شخص لديه العديد من الأشياء التي يحتاج إلى القيام بها ، ولكن عندما نحاول التوفيق بين كل هذه الأشياء في وقت واحد ، لا بد أن يصطدم بعضها بالأرض. من السهل جدًا بدء العمل في مهمة واحدة ثم الانتقال إلى بريدك الإلكتروني لأنك حصلت على اختبار ping على هاتفك. هذا أمر مروع لكسر تركيزك ويجبر عقلك على لعب اللحاق بالركب.

بدلاً من ذلك ، ضع جانباً فترات زمنية محددة في اليوم للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. من خلال التركيز على مهمة واحدة في كل مرة ، ستنهي المهمة في وقت أقرب وستعطيها انتباه عقلك الكامل.

جرب هذه النصائح التسعة حول إدارة المهام المتعددة التي من شأنها تحسين إنتاجيتك.

7. تعلم كيفية إعطاء الأولوية ليس فقط لوقتك ، ولكن ساعد الموظفين في تحديد أولوياتهم

قد نعتقد أننا نخصص ثماني ساعات يوميًا للمهام الأساسية لوظائفنا ، لكن الأبحاث تظهر أن هذا ليس هو الحال عادةً.^[2]يمكنك مساعدة فريقك على تحقيق أقصى استفادة من وقتهم (ووقتك) عن طريق إجراء تدقيق للوقت من حين لآخر. خصص يومًا واحدًا حيث يكون لديك موظفوك يتتبعون ما يفعلونه والمدة التي يقضونها في القيام بذلك.

تأكد من أنك واضح أن هذا التمرين يهدف إلى مساعدة الموظفين على المدى الطويل وليس وسيلة لاستبعاد العمال الفقراء. نأمل أن تتمكن أنت وفريقك من تحديد ما يعمل بشكل أفضل وكيفية تجنب أي تأخير أو انقطاعات في العمل باستخدام بيانات كافية.

9. مواكبة المظاهر يمكن أن تقطع شوطا طويلا

تمامًا كما يتطلع البحارة إلى قبطانهم للحصول على التوجيه في العاصفة ، يحتاج موظفوك إلى الشعور بأنك تدير وقتك جيدًا. إذا اقترب منك موظفوك في كل مرة ، فأنت مرتبك وفي عجلة من أمرهم ، فمن المرجح أن يمتنعوا عن القدوم إليك بشأن القضايا المهمة.

قد يكون هناك يوم عرضي عندما تكافح من أجل الحفاظ على كل ذلك معًا ، ولكن الحفاظ على مظهر المدير الذي يتصدر لعبة إدارة الوقت يمكن أن يساعد حقًا في التأثير على الآخرين لإدارة وقتهم بشكل فعال أيضًا.دعاية

10. اعرف ماذا تفعل عندما يمتلئ طبقك أكثر من اللازم

القليل من الضغط والموعد النهائي يمكن أن يكون حافزًا قويًا عندما يتعلق الأمر بالتماسك وإنجاز الأشياء. إذا وجدت أن قائمة الوظائف التي يجب عليك القيام بها أصبحت طويلة جدًا ، فقد يكون ذلك مؤشرًا على شيئين:

أحد الاحتمالات هو أنك لا تدير وقتك بشكل فعال قدر الإمكان. إذا كان الأمر كذلك ، فارجع إلى الأعلى وقم بمراجعة.

حتى أفضل مدرب له حدوده وهناك الكثير من الدقائق في اليوم. لا يحاول المدير الجيد القيام بكل مهمة تأتي في طريقه بنفسه. إنهم يعرفون أفضل طريقة لاستخدام موظفيهم للمساعدة في ضمان تحقيق الأهداف وهم يعرفون متى يكون عبء العمل لديهم في أقصى طاقته.

11. افهم قاعدة 80/20

وفقًا لمبدأ باريتو أو المعروف باسم قاعدة 80/20 ، فإن 80 بالمائة من النتائج تأتي من 20 بالمائة فقط من الإجراءات. 20 في المائة الأخرى من النتائج تأتي من ... خمنت ذلك ، 80 في المائة من الإجراءات.

بالنسبة لكيفية تأثير كل هذا في إدارة الوقت لمدير فعال ، حسنًا ، ما يجب القيام به ، لا توجد أعذار قد تكون فقط 20 في المائة من وظيفتك ، لكنها ستحقق أكبر النتائج. من المحتمل أن يتم تفويض نسبة 80 بالمائة المتبقية من الواجبات بين الموظفين في فريقك.

12. لا تخف من أخذ قسط من الراحة عند الحاجة

إذا كنت تعمل مثل قطار الشحن كل ثانية من اليوم دون أخذ بضع دقائق للتراجع والتنفس ، فستواجه الإرهاق. الإرهاق هو ذلك القاتل المخادع لإدارة الوقت الذي يتسلل عندما تحاول التأكد من عدم تخصيص دقيقة واحدة للعمل. والنتيجة هي أنه سيكون لديك قريبًا طاقة وتركيز أقل ، وفي النهاية قد يؤثر عملك على صحتك العقلية.

من المهم جدولة وقت التوقف عن العمل لنفسك. لذا شجع موظفيك على أخذ فترات راحة ولا تنس أن تأخذهم بنفسك. يمكن لبعض فترات الراحة طوال يوم العمل أن تقطع شوطًا طويلاً في وضعك في العقلية الصحيحة لتحقيق أقصى استفادة من وقتك.

افكار اخيرة

من السهل أن تنشغل بيوم العمل التجاري وتجد نفسك تطور عادات غير صحية كمدير. ركز على بناء التوصيات الواردة في هذه المقالة ، واقضِ الوقت في تقوية فريقك. لن تتحسن الإنتاجية الإجمالية فحسب ، بل ستجد نفسك سريعًا تصبح قائدًا ممتازًا ومحترمًا.دعاية

المزيد عن إنتاجية العمل

• كيف تكون منتجًا في العمل: 9 قواعد أساسية
• 50 طريقة لزيادة الإنتاجية وتحقيق المزيد في وقت أقل
• كيف يمكن لصيغة الإنتاجية أن تحفز الموظفين على العمل بكفاءة

رصيد الصورة المميز: نظام إدارة الزوار Proxyclick عبر unsplash.com

المرجعي