20 نصيحة لإدارة الوقت لزيادة إنتاجيتك بشكل فائق

هل عادة ما تكون دقيقًا أم متأخرًا؟ هل تنتهي من الأشياء في الوقت الذي تحدده؟ هل تسلم تقاريرك / تعمل في الوقت المحدد؟ هل أنت قادر على إنجاز ما تريد القيام به قبل المواعيد النهائية؟ هل أنت مدير وقت جيد؟

إذا كانت إجابتك لا على أي من الأسئلة أعلاه ، فهذا يعني أنك لا تدير وقتك كما تريد. إليك 20 نصيحة لإدارة الوقت لمساعدتك على إدارة الوقت بشكل أفضل:

1. إنشاء خطة يومية

خطط ليومك قبل أن يبدأ. افعلها في الصباح أو حتى أفضل ، في الليلة السابقة للنوم. تمنحك الخطة نظرة عامة جيدة على كيفية انتهاء اليوم. بهذه الطريقة ، لا تندهش. عملك لهذا اليوم هو الالتزام بالخطة على أفضل وجه ممكن.

هنا كيفية إنشاء قائمة مهام تعزز إنتاجيتك بشكل كبير .

2. ربط مهلة زمنية لكل مهمة

كن واضحًا أنك بحاجة إلى إنهاء مهمة X بحلول الساعة 10 صباحًا ، والمهمة Y بحلول الساعة 3 مساءً ، والعنصر Z بحلول الساعة 5:30 مساءً. هذا يمنع عملك من التباطؤ وتناول الطعام في الوقت المخصص للأنشطة الأخرى.

3. استخدم التقويم

يعد وجود التقويم هو الخطوة الأساسية لإدارة أنشطتك اليومية. إذا كنت تستخدم ملاحظات Outlook أو Lotus ، فإن التقويم يأتي كجزء من برنامج البريد الخاص بك.

أنا استخدامها. بل إنه من الأفضل أن تتمكن من مزامنة التقويم الخاص بك مع هاتفك المحمول والأجهزة الأخرى التي تستخدمها - وبهذه الطريقة ، يمكنك الوصول إلى جدولك الزمني بغض النظر عن مكان وجودك. ها هي أفضل 10 تطبيقات تقويم للبقاء على المسار الصحيح .

اكتشف المزيد من النصائح حول كيفية استخدام التقويم لتحسين إدارة الوقت هنا: كيفية استخدام التقويم لإنشاء الوقت والمساحة

4. استخدم المنظم

يساعدك المنظم على أن تكون على رأس كل شيء في حياتك. إنها أداتك المركزية لتنظيم المعلومات وقوائم المهام والمشاريع والعناصر المتنوعة الأخرى.دعاية

هؤلاء أفضل 15 من تطبيقات وأدوات إدارة الوقت يمكن أن تساعدك على التنظيم بشكل أفضل ، اختر واحدًا يناسب احتياجاتك.

5. تعرف على المواعيد النهائية الخاصة بك

متى تحتاج لإنهاء مهامك؟ حدد المواعيد النهائية بوضوح في التقويم والمنظم حتى تعرف متى تحتاج إلى إنهائها.

ولكن تأكد من عدم ارتكاب هذه الأخطاء العشرة الشائعة عند تحديد المواعيد النهائية.

6. تعلم أن تقول لا

لا تأخذ أكثر مما يمكنك تحمله. بالنسبة إلى مصادر الإلهاء التي تأتي عند القيام بأشياء أخرى ، لا تقبل ذلك. أو تأجيلها إلى فترة لاحقة.

لدى Leo Babauta ، مؤسس Zen Habits بعض الأفكار الرائعة حول كيفية قول لا: الفن اللطيف لقول لا

7. الهدف أن تكون مبكرا

عندما تريد أن تكون في الوقت المحدد ، فستكون إما في الوقت المحدد أو متأخرًا. في معظم الأوقات ستتأخر. ومع ذلك ، إذا كنت تستهدف أن تكون مبكرًا ، فمن المرجح أن تكون في الوقت المحدد.

للتعيينات ، احرص على أن تكون مبكرًا. بالنسبة للمواعيد النهائية الخاصة بك ، قم بإرسالها في وقت أبكر من المطلوب.

تعلم من هذه النصائح حول كيف تعد نفسك لتكون مبكرا ، بدلاً من الوقت المناسب.

8. مربع الوقت الأنشطة الخاصة بك

هذا يعني قصر عملك على مقدار X من الوقت. لماذا وقت الملاكمة مفيد لك؟ فيما يلي 10 أسباب تدفعك لبدء ممارسة الملاكمة الزمنية.دعاية

يمكنك أيضًا قراءة المزيد حول كيفية القيام بملاكمة الوقت هنا: احصل على ما تم إنجازه عن طريق جدولة الكتل الزمنية

9. ضع ساعة بشكل مرئي أمامك

في بعض الأحيان ننخرط في عملنا لدرجة أننا نفقد مسار الوقت. وجود ساعة ضخمة أمامك سيبقيك على دراية بالوقت في الوقت الحالي.

10. تعيين تذكير قبل 15 دقيقة

معظم التقاويم لها وظيفة تذكير. إذا كان لديك اجتماع مهم يجب أن تحضره ، فاضبط هذا المنبه قبل 15 دقيقة.

يمكنك معرفة المزيد حول كيف تساعدك التذكيرات على تذكر كل شيء في هذه المقالة: أهمية التذكيرات (وكيفية عمل تذكير فعال)

11. التركيز

هل تقوم بمهام متعددة لدرجة أنك لا تنجز أي شيء؟ إذا كان الأمر كذلك ، فركز على مهمة رئيسية واحدة فقط في وقت واحد. تعدد المهام سيء بالنسبة لك .

أغلق جميع التطبيقات التي لا تستخدمها. أغلق علامات التبويب في متصفحك والتي تجذب انتباهك. ركز فقط على ما تفعله. ستكون أكثر كفاءة بهذه الطريقة.

كتب الرئيس التنفيذي لشركة Lifehack دليلاً محددًا حول كيفية التركيز ، وتعلم النصائح: كيفية التركيز وزيادة إنتاجيتك (الدليل النهائي)

12. منع الإلهاءات

ما الذي يشتت انتباهك في عملك؟ رسائل فورية؟ رنين الهاتف؟ ظهرت الرسائل النصية؟

أنا نادرا ما استخدم الدردشة في الوقت الحاضر. الأوقات الوحيدة التي أقوم فيها بتسجيل الدخول هي عندما لا أنوي القيام بأي عمل. وإلا فإنه يصبح مشتتا للغاية.دعاية

عندما أقوم بعمل مهم ، أقوم أيضًا بإيقاف تشغيل هاتفي. يتم تسجيل المكالمات خلال هذا الوقت واتصل بهم بعد ذلك إذا كان هناك شيء مهم. هذا يساعدني على التركيز بشكل أفضل.

يمكنك العثور على مزيد من النصائح حول كيفية تقليل عوامل التشتيت لتحقيق المزيد في كيفية تقليل الإلهاء لإنجاز الأشياء

13. تتبع الوقت الذي تقضيه

عندما تبدأ في تتبع وقتك ، تكون أكثر وعياً بالطريقة التي تقضي بها وقتك. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين مؤقت عد تنازلي بسيط للتأكد من إنهاء مهمة خلال فترة زمنية ، على سبيل المثال 30 دقيقة أو ساعة واحدة. يمكن أن يدفعك ضغط الوقت إلى الاستمرار في التركيز والعمل بكفاءة أكبر.

يمكنك العثور على المزيد تطبيقات تتبع الوقت هنا واختر واحدًا يناسبك.

14. لا تقلق بشأن التفاصيل غير المهمة

لن تنجز كل شيء بالطريقة التي تريدها أبدًا. محاولة القيام بذلك غير فعالة.

محاولة أن تكون مثاليًا تضر أكثر مما تنفع ، تعرف هنا على كيفية القيام بذلك الكمالية تقتل إنتاجيتك وكيفية التخلص من عقلية الكمال.

15. تحديد الأولويات

نظرًا لأنه لا يمكنك فعل كل شيء ، فتعلم إعطاء الأولوية للأمور المهمة وترك الباقي.

تطبيق مبدأ 80/20 وهو مبدأ أساسي في تحديد الأولويات. يمكنك أيضًا اتباع هذه التقنية لإعطاء الأولوية لكل شيء على طبقك: كيفية تحديد الأولويات في 10 دقائق والعمل بشكل أسرع 10 مرات

16. مندوب

إذا كانت هناك أشياء يمكن للآخرين القيام بها بشكل أفضل أو أشياء ليست مهمة جدًا ، ففكر في التفويض. هذا يزيل العبء ويمكنك التركيز على المهام الهامة.دعاية

عندما تفوض بعض عملك ، فإنك توفر وقتك وتحقق المزيد. تعرف على كيفية تفويض الأعمال بشكل فعال في هذا الدليل: كيفية تفويض العمل (الدليل النهائي للقادة الناجحين)

17. مهام مماثلة دفعة واحدة معا

للأعمال ذات الصلة ، اجمعها معًا.

على سبيل المثال ، يمكن تصنيف عملي في هذه المجموعات الأساسية:

كتابة (مقالات ، كتابي القادم)
التدريب
تطوير ورشة العمل
تطوير الاعمال
إداري

أقوم بتجميع جميع المهام ذات الصلة معًا حتى يكون هناك تآزر. إذا كنت بحاجة إلى إجراء مكالمات ، فأنا أخصص فترة زمنية لإجراء جميع مكالماتي. إنه يبسط العملية حقًا.

18. القضاء على ما يهدر وقتك

ما الذي يأخذ وقتك بعيدا عن عملك؟ موقع التواصل الاجتماعي الفيسبوك؟ تويتر؟ التحقق من البريد الإلكتروني؟ توقف عن فحصهم كثيرًا.

هناك شيء واحد يمكنك القيام به وهو أن تجعل من الصعب التحقق منها - قم بإزالتها من الروابط / الإشارات المرجعية السريعة في متصفحك وقم بحشوها في مجلد الإشارات المرجعية الذي يصعب الوصول إليه. استبدل إشارات المتصفح المرجعية بالمواقع المهمة المتعلقة بالعمل.

بينما ستستمر في التحقق من FB / Twitter بلا شك ، ستجد أنه أقل تكرارًا من ذي قبل.