( ملحوظة المحرر: هذا منشور مميز في سلسلتنا المستمرة 30 يومًا مع ... ، والتي تحدد استخدام أداة أو خدمة أو منتج إنتاجي استخدمناه خلال الثلاثين يومًا الماضية. نريد أن نوفر لقرائنا عرضًا متعمقًا للأدوات والمنتجات التي يهتمون بها ، ونوفر لهم أفكارنا التي توفر طرقًا لاستخدام هذه المنتجات بشكل أسرع وأفضل. استمتع.)

عندما كنت أعمل بشكل مستقل ، لم أكن في الحقيقة بحاجة ماسة إلى مدير مهام يمكنه التعامل مع التواصل والتعاون عبر الأميال. ومع ذلك ، منذ أن بدأت في المشاركة في العديد من أنشطة الفريق - لدرجة أنني أميل إلى قضاء المزيد من الوقت في بيئة الفريق أكثر من ذلك - وجدت أن مدير المهام الذي كنت أستخدمه (OmniFocus) كان يترك بعضًا من الكثير المهام المطلوبة على الطاولة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الكثير من الأشخاص الذين أعمل معهم ليسوا على جهاز Mac أو iOS ، مما جعل استخدام OmniFocus نقطة خلافية.

لقد جربت حلولًا أخرى لإدارة المهام ، مثل Flow وخوضتُ في Wunderkit قليلاً. لكن لا شيء أفضل من كل ما احتاجه في حل أسانا ، من بنات أفكار المؤسس المشارك السابق لـ Facebook Dustin Moskovitz والموظف السابق في Facebook ، Justin Rosenstein.

كان هناك الكثير لاستكشافه خلال الثلاثين يومًا التي قضيتها مع Asana. وبينما كنت أغوص في أعماق كبيرة ، لا أريد أن أربكك بكل النقاط الدقيقة. بدلاً من ذلك ، ستحصل على العديد من النقاط البارزة التي اكتشفتها أثناء استخدامي لـ Asana خلال الثلاثين يومًا الماضية ، وسأترك مجالًا للتنفس لمزيد من الاستكشاف مع تطور المنتج.

هيا بنا نبدأ…

مساحات العمل

يتيح لك Asana إنشاء مساحات عمل - وهي في الحقيقة أكثر من مجرد مشاريع. في الواقع ، يمكنك وضع المشاريع داخل مساحات العمل. أفضل طريقة يمكنني من خلالها وصف مساحات العمل هي أنها حقًا مناطق تركيز تحتاج إلى الاحتفاظ بعلامات تبويب عليها - ولديها عدة طبقات لها حتى تتمكن من إدارة المهام والمشاريع داخلها. لقد أنشأت العديد من مساحات العمل:

• الشخصية: تحتوي على المشاريع والمهام الشخصية
• محترف: يحتوي على المشاريع الفردية والمهام المتعلقة بالعمل
• العائلة: تحتوي على مشاريع ومهام عائلية
• مساحات عمل متعددة تعتمد على الفريق: تحتوي كل منها على مشاريع ومهام مرتبطة بالفريق الذي أعمل معه في مساحة العمل هذه

في هذه النقطة الأخيرة ، تمتلك Lifehack مساحة العمل الخاصة بها ، والبودكاست الخاص بي الذي اشتركت في استضافته مع مضيفين آخرين لديهم مساحات عمل خاصة بهم ، وما إلى ذلك. في الأساس ، أي مجال تركيز مهني يتطلب المشاركة (ككل) يحصل على مساحة العمل الخاصة به. لقد ارتكبت خطأ وضعهم تحت الفئة الفنية في البداية ، ولكن بعد ذلك اضطررت إلى جعل جميع مشاريعي ومهامي المهنية خاصة بي كنتيجة لذلك. لذلك إذا كنت ستستخدم Asana كحل لإدارة المهام الجماعية والفردية ، فاحتفظ بمساحة العمل الخاصة بك منفردة وأضف مساحات العمل للعملاء / الشراكات المختلفة التي تحتاج إلى التعاون فيها وإضافة المشاركين إلى مساحات العمل هذه.دعاية

لدي أيضًا برنامج Family منفصل حتى أتمكن من مشاركة ذلك مع زوجتي ولا يتعين عليها رؤية جميع أشيائي الأخرى التي لا تؤثر عليها بشكل مباشر. بالتأكيد ، يمكنني مشاركة المهام والمشاريع الفردية معها ضمن مساحة العمل هذه ، ولكن وجود عائلة واحدة يجعلها وزملائي في مجال التركيز بدلاً من ذلك.

خلال الأسبوعين الأولين لي مع Asana ، لم أتمكن من التنقل في مساحات العمل على الشريط الجانبي ؛ بقوا في الترتيب الذي خُلقوا به. ولكن قبل أن أنهي وقتي الأولي مع Asana ، قاموا بإعادة ترتيب مساحات العمل (من بين أشياء أخرى). هذا هو مدى تطور Asana بنشاط.

سيتلقى كل شخص تضيفه إلى مساحة العمل دعوة عبر البريد الإلكتروني ، وستتمكن من معرفة ما إذا كان قد قبلها عن طريق التحقق من علامة تبويب الأعضاء في إعدادات مساحة العمل الخاصة بك. في حين يمكن لشخص ما أن يكون عضوًا في أكثر من مساحة عمل واحدة ، فإن المهام ومشاريع كل منها مستقلة - لذلك يمكنهم رؤيتها فقط داخل مساحة العمل هذه وليس في جميع أنحاء Asana ككل. أجد أنه - على الرغم من عدم البحث في الحصول على الكثير من البريد الإلكتروني - يساعد بريد إلكتروني للتحديث المنتظم من Asana on Workspaces في هذا الأمر إذا لم تكن معتادًا على العمل في مجالات تركيز متعددة. يمكنك تشغيل أو إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني في إعدادات حساب Asana الخاص بك ضمن علامة التبويب إشعارات البريد الإلكتروني.

تلميح: إن الشيء العظيم في إشعارات البريد الإلكتروني من Asana هو أنه يمكنك إرسالها إلى أي بريد إلكتروني تريده لمساحات العمل التي تختارها. تأتي جميع إشعارات Lifehack الخاصة بي من حساب البريد الإلكتروني الخاص بي في Lifehack وتذهب إليه ، مما يجعل إدارة مجال التركيز هذا أسهل بكثير.

المشاريع

تعد المشاريع أساسًا العمود الفقري لـ Asana ، على عكس المهام الموجودة في أنظمة الملاحظات الأخرى. يمكنك عرض المشاريع بعدة طرق مختلفة: حسب الأولوية ، أو حسب المسؤول ، أو عن طريق العلامات المرتبطة. تسمح التصفية التي تم دمجها في Asana بقدر كبير من التخصيص بحيث يمكنك النظر إلى ما تريد والطريقة التي تريدها.

بمجرد معرفة كيفية عمل مساحات العمل ، يصبح من السهل استيعاب المشاريع في فترات زمنية محددة. يمكنك إنشاء مشاريع عامة وخاصة داخل مساحة عمل معينة ، حيث يمكن لجميع أعضاء مساحة العمل عرض الأولى منها. يمكنك أيضًا إنشاء مشروع عن طريق نسخ مشروع موجود - وهو أمر رائع لتكرار المشاريع (مثل إدارة بودكاست أو جدول نشر مدونة أسبوعي ، على سبيل المثال). ما عليك سوى النقر على السهم المنسدل أعلى المشروع الذي تريد نسخه وتحديد تكرار المشروع. ستحصل بعد ذلك على قائمة بالعناصر التي تريد تكرارها ، بالإضافة إلى فرصة تغيير اسم المشروع الذي تم إنشاؤه حديثًا.دعاية

تلميح: إنشاء قوالب المشروع باستخدام طريقة الازدواجية أعلاه ؛ من المفيد للغاية امتلاكها ويمكنك الاحتفاظ بالعديد من السمات من المشروع الأصلي حتى تتمكن من العمل بكفاءة أكبر مع تلك المشاريع التي تدور بانتظام. أوه ، ولا يمكنك إضافة تواريخ الاستحقاق إلى المشاريع ، لذا دع المهام داخل المشاريع تقوم بذلك نيابة عنك. ما عليك سوى أرشفة المشروع عند الانتهاء من جميع المهام.

مهام

المهام هي لبنة البناء لأي نظام من نوع الإنتاجية ، ولا يختلف هذا مع Asana. المهام هي في الأساس واجبة ويمكنك إرفاق مجموعة متنوعة من الأشياء بها لجعلها مليئة بالمعلومات. الملاحظات والتعليقات هي جوانب رائعة من Asana ، حيث تسمح التعليقات لزملائك في الفريق بالتواصل مع بعضهم البعض في مهمة خارج البريد الإلكتروني ، وتتيح لك الملاحظات وضع ارتباطات تشعبية وغير ذلك الكثير في جانب المهمة حتى تتمكن من تقديم كل ما يريده أي شخص على الإطلاق بحاجة لمهمة داخل Asana.

يمكنك عرض المهام حسب المشروع أو العلامة أو الشخص ، باستخدام علامات التبويب الموجودة في الجزء الأيمن. يمكنك التأكد من أنك ترى المهام المعينة لك فقط من خلال فتح المهام الخاصة بك ، والتي ستجدها أيضًا موجودة في الجزء الأيمن. أثناء وجودك في قائمة المهام الخاصة بك ، انقر فوق النقطة الموجودة على يسار اسم المهمة (أو استخدم الرموز الموجودة في تفاصيل المهمة - الموجودة في الجزء الأيمن) لتنظيم مهامك حسب النية - كما هو الحال في ، عندما تكون ذاهب للعمل عليها. عند الانتهاء من مهمة ما ، انقر على القائمة المنسدلة 'الأرشفة' في الجزء العلوي من المشروع لإخفائها من العرض.

هناك شيء يجب أن تضعه في اعتبارك عند إنشاء المهام وهو أن أي مهام تضيفها داخل مهامك (أو ضمن مشروع خاص) تكون خاصة بشكل افتراضي. ولكن بمجرد إضافة علامات عامة أو إضافة مهمة إلى مشروع عام ، ستجعل المهمة عامة - ويمكن لجميع أعضاء مساحة العمل رؤيتها. أضفت علامة x إلى العلامات المخصصة للاستخدام الخاص (مثل كتابة xwriting مقابل الكتابة) حتى لا أشارك عن طريق الخطأ شيئًا من المفترض أن يظل طي الكتمان. تأكد من وضع x في مقدمة العلامة حتى لا تكتمل تلقائيًا إلى علامة عامة عن طريق الخطأ.

لإضافة تاريخ استحقاق لمهمة ما ، ما عليك سوى النقر فوق حقل تفاصيل المهمة (أو استخدام Tab + D على لوحة المفاتيح). يمكنك تعيين المهمة لتكرارها بانتظام - أو ضبطها على فاصل زمني رائع يعرف باسم دوري. يسمح لك ذلك بشكل أساسي بتعيين عدد معين من الأيام بعد وضع علامة اكتمال عليه للتكرار مرة أخرى. إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بعلامات تبويب على الآخرين ، فما عليك سوى التحقق من حالة المهمة في سير عمل الشخص المسؤول عن طريق النظر إلى الرمز الموجود على يمين اسمه في تفاصيل المهمة.

تلميح: عندما تقوم بإعداد قائمة بالمهام (بالنسبة لي ، يكون ذلك مع Simplenote على جهاز iPhone الخاص بي - على الرغم من أنه يمكنك استخدام أي محرر نصوص يتزامن مرة أخرى مع جهاز الكمبيوتر الخاص بك) وسحبه إلى Asana ، فإنه ينشئ مهمة منفصلة لكل عنصر. وإذا كان لديك مسافة بين كل قائمة - باستخدام النقاط النقطية على سبيل المثال مع عنوان ، فإنه يجعل النقطة غير النقطية عنوانًا ذا أولوية. على الرغم من أن هذا لا يعمل في تطبيق iPhone ، إلا أنه يسمح لك بإنشاء قوائم بسيطة باستخدام محرر نصوص ثم إحضارها إلى Asana للمعالجة عندما تكون جاهزًا.

العلامات

أنظر إلى العلامات كما لو كانت سياقات بمعنى إنهاء الأشياء. إليك ما تقوله أسانا عن العلامات:دعاية

توفر العلامات مستوى إضافيًا من التصنيف للمهام - فهي تحدد الخصائص المهمة التي تشترك فيها المهام.

أستخدم المواقع (أو الأنشطة ، مثل الكتابة) كعلامات. ولكن على عكس السياقات في تطبيقات GTD مثل OmniFocus ، يمكنني تعيين علامات متعددة لمهمة ما من خلال النظر إليها بهذه الطريقة. هذه ميزة رائعة ، خاصة عندما تفكر في أنه يمكنك تغيير علامة إلى مشروع إذا شعرت بالحاجة إلى القيام بذلك. لم أفعل هذا بعد ، ولكن إذا انتهيت من استخدام تويتر كعلامة لعدة مهام لدرجة أنه تجاوز فائدته على هذا النحو ، يمكنني تغييره إلى مشروع ثم مهاجمته من وجهة النظر تلك. يسمح لي ذلك بتكرارها مرارًا وتكرارًا ، إذا كنت بحاجة إلى قضاء الكثير من الوقت على Twitter (أو يصبح جانبًا أكبر من مساحة العمل الخاصة بي مما قد تشير إليه العلامة).

تلميح: يأتي هذا مباشرة من Asana: بالنسبة للمهام الضرورية لاستكمال أكثر من مشروع واحد ، يمكنك الإشارة إلى ذلك بالنقر فوق زر علامة الجمع الموجود على يمين المشاريع في تفاصيل المهمة ، أو عن طريق كتابة Tab + P ، وكتابة الاسم من المشروع ذي الصلة.

البريد الوارد

إليك كيفية تحديد Asana لصندوق الوارد الخاص بها ، والذي يختلف نوعًا ما عن ما يعتقده معظم الأشخاص تقليديًا:

يعرض Inbox (Asana's) جميع المهام التي تم تعيينها لك من قبل شخص آخر ، أو من سياق آخر. يمكنك قبول المهام من قسم 'المهام الجديدة' بالنقر فوق رمز البريد الوارد واختيار أحد الخيارات.

أفضل شيء يمكنك القيام به بهذه الطريقة هو اتباع ممارسات إنهاء الأشياء البسيطة مثل القيام أو التفويض أو التأجيل أو الحذف. عمومًا ، أتصفح كل صندوق وارد لمساحة العمل كل صباح وأرفق المهام بمشاريع مختلفة (إذا لم يتم تنفيذ ذلك من قبل الشخص المسؤول). ثم أرفق تواريخ الاستحقاق والعلامات وما إلى ذلك بها وفقًا لذلك. هذا يخرجني من علبة الوارد وخطوة أخرى إلى مساحات العمل الخاصة بي - وهو المكان الذي أحتاج إليه بالضبط.

إن الشيء العظيم في Asana هو أن Inbox موجود فقط للقيام بالمهام ، وليس مكانًا صالحًا للاحتفاظ بها. في الواقع ، الاحتفاظ بها في Asana أكثر شفافية مما لو كنت ستفعل ذلك في صندوق بريد إلكتروني عادي. نظرًا لأنه يتم تحديث الملاحظات والتعليقات من قبل أعضاء الفريق بمجرد مغادرة مهمة ما ، فإن البريد الوارد يعد أمرًا رائعًا لأولئك الذين لا يستطيعون الالتفاف حول إخراج الأشياء من البريد الإلكتروني إلى مدير المهام. يقضي Asana على البريد الوارد السيئ من خلال تقديم صناديق بريد أفضل. هذا هو السبب في أنها تعمل بشكل جيد مع الأشخاص الذين لا يستخدمون GTD - ولماذا من غير البديهي بالنسبة للبعض الانتقال إليها بعد التواجد في شيء مثل OmniFocus ، على سبيل المثال ، الذي يتعامل مع البريد الوارد بشكل مختلف تمامًا.

اتصال سلس على ما يبدو

طالما يشتري الناس Asana ، فإن سير العمل الخاص بك سوف يتحسن بشكل كبير. كان لدي أحد زملائي في الفريق الذي شارك ويلعب معي - ونتيجة لذلك ، نحن متقدمون على المباراة. لقد كان لدي أشخاص آخرون لا يمكنهم الدخول في ذلك ، أو ينسون متابعة مهمة أو إعادة إرسال بريد إلكتروني إلي بدلاً من التحديث من خلال Asana ، مما يؤدي إلى التكرار. ولكن نظرًا لأنني أستخدمه دينياً ، فأنا قادر على إبقاء نفسي على المسار الصحيح وأقوم ببطء بتحويل ما كان غير قابل للتحويل سابقًا.دعاية

وتشمل تلك غير القابلة للتحويل أولئك الذين يستخدمون حلول إدارة مهام الفريق الأخرى ، وأولئك الذين يستخدمون مديري مهام فرديين ... وأولئك الذين لا يستخدمون أيًا منها على الإطلاق. ذلك لأن أي تغييرات أجريها ضمن علامات التبويب 'المشاريع' و 'العلامات' و 'الأشخاص' ستنتقل إلى أي شخص آخر في مساحة العمل. يصعب الحفاظ على هذا النوع من الاتصال ثابتًا عبر البريد الإلكتروني.

هذا مجرد أحد الأشياء التي تجعل حاجز Asana للدخول منخفضًا للغاية (على الأقل وفقًا لمعايير حلول الإنتاجية) ، وهذا لا يبشر بالخير إلا للشركة.

قائمة الأمنيات Asana

إذا كنت تستخدم Asana بالفعل ، فأنت تعلم أن هذا نشط (و نشط بشكل مطرد في ذلك) التنمية. ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي كنت أشعر بالفضول حيالها عندما يتعلق الأمر بالميزات التي قد تأتي أو لا تأتي إلى Asana. لذلك طلبت من كيني فان زانت من أسانا أن يخاطبهم:

أنا: هل يمكنك تحويل المهام إلى مشاريع؟
كيني: لقد كنا في الواقع نكرر التصميم للمهام الفرعية / التسلسل الهرمي لفترة طويلة. هناك الكثير من الفروق الدقيقة المثيرة للاهتمام ، ولا نعتقد أن أيًا من الخدمات الحالية تفهمها بشكل صحيح تمامًا. في هذه المرحلة ، مررنا بعدد من التصميمات والنماذج الأولية بحثًا عن التوازن المثالي للقوة وسهولة الاستخدام / صعوبة تعليق نفسك ، ونحن متحمسون حقًا للحل الذي نحن من أجله إعادة التقارب.

أنا: تصدير البيانات للوصول دون اتصال - أفكار حول ذلك؟
كيني: نحن نخطط لدعم هذا النوع من التصدير ، بما يتجاوز إمكانات الطباعة والتحديد والنسخ الحالية. ولكن الأمر الأكثر إثارة هو أننا نخطط لدعم الوصول في وضع عدم الاتصال ، وفي النهاية التعديل ، في المتصفح مباشرةً من خلال دعم HTML5 في وضع عدم الاتصال. تجعلنا مجموعة التكنولوجيا الخاصة بنا مناسبة تمامًا لتقديم ذلك ، حيث تعمل جميع وظائف Asana تقريبًا داخل المتصفح. (حتى اليوم ، إذا قطعت الاتصال بالإنترنت أثناء استخدام Asana ، فيمكنك الاستمرار في إجراء التغييرات ، وترك التعليقات ، وما إلى ذلك ، وسيتم حفظ التغييرات التي أجريتها عند إعادة الاتصال.)

أنا: بالنظر إلى سلسلة المنشورات الأخيرة حول أهمية تواريخ البدء مقابل تواريخ الاستحقاق (بشكل أساسي مع OmniFocus) ، هل لدى Asana أي خطط للتنفيذ على هذه الجبهة؟
كيني: خطتنا حول التقويم / الجدول الزمني هي واحدة من أكثر الأجزاء إثارة في رؤية منتجاتنا. لا أريد الكشف عن الكثير حتى الآن ، لكننا سنمنح الأفراد والفرق فهمًا مشتركًا للوقت والثقة في قدرتهم على التنبؤ بمستقبل مشاريعهم بمستوى كان مستحيلًا في السابق بدون مشروع مرهق ومفصل عملية الإدارة - تتجاوز بكثير تواريخ الاستحقاق مقابل تواريخ البدء.

أنا: الوقت من اليوم ... لماذا لم يكن هناك؟
كيني: في الواقع ، لا نرى عددًا كبيرًا جدًا من الطلبات لأوقات التسليم ، ولكننا نتفق على أنها ميزة مفقودة ، وستتم معالجتها من خلال عمل التقويم / المخطط الزمني المذكور أعلاه.

أنا: ما هو المستقبل بالنسبة لـ Asana من حيث iPad و iPhone و Android ...؟
كيني: يعد تطبيق الهاتف المحمول الحالي في المقام الأول رفيقًا لـ Asana على سطح المكتب الخاص بك ، حتى تتمكن من الوصول إلى مهامك أينما ذهبت. ولكن هذا كان الإصدار 1 فقط: سننشئ تجربة على iOS و Android تكون سريعة الاستجابة ومميزة مثل تطبيق سطح المكتب اليوم. نحن ملتزمون جدًا بتقديم تجربة رائعة على الجوّال والجهاز اللوحي.دعاية

ختاما

أنا حقا أحفر أسانا. إنه يتمتع بالانتشار والتماسك والقدرة على التكيف الذي كنت أبحث عنه في حل إدارة المهام. إنه يتطور لأعلى أو لأسفل ، مما يسمح بإدارة المهام الفردية والجماعية - وهو سريع للغاية في كل من المزامنة والاتصال (يأخذ صفحة من Google Wave ويسمح لك بمعرفة متى يكتب شخص آخر). ويتيح لأولئك الذين يرغبون في إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني القيام بذلك تمامًا دون إعاقة التقدم بالنسبة لأولئك الذين ليسوا بسبب التكامل المطبق.

بينما تنتهي 30 يومًا مع Asana ، فإن أيامي مع Asana بدأت للتو. أوصي بشدة أن تعطي أسانا نظرة. إنها لعبة تغيير حقيقية.