7 طرق لضمان التواصل الفعال في العمل

7 طرق لضمان التواصل الفعال في العمل

برجك ليوم غد

في بعض الأحيان يكون اكتشاف العوائق التي تحول دون التواصل في العمل أمرًا سهلاً إلى حد ما. عندما يتم ترك سوء التواصل دون معالجة ، فقد تراه في شكل نزاع في مكان العمل أو انخفاض الإنتاجية. هناك ميل لحدوث سوء الفهم عندما يكون هناك القليل من الشفافية. وأحيانًا قد يكون هذا غير مقصود.

التميز هو القيام بالأشياء العادية بشكل جيد للغاية. - جون دبليو جاردنر



يعتقد الكثير من الناس أنهم متواصلون فعالون لأنهم ذهبوا إلى المدرسة أو لديهم قدر معين من الخبرة العملية ، لكنهم في الواقع ما زالوا يكافحون للتأثير على الآخرين برسالتهم. نتيجة التواصل غير الفعال هي الفرص الضائعة والوقت الضائع والموارد الضائعة - كل ذلك بسبب عدم وجود محادثات ذات تأثير كبير.[1]



قد تلاحظ عددًا من العوامل التي تؤثر على التواصل الواضح والفعال والشفاف في العمل: الخصائص الشخصية ، والمسافة المادية ، والرسالة نفسها ، والسياق ، والمصطلحات المستخدمة ، والثقافة. فيما يلي 7 طرق لضمان التواصل الفعال في العمل حتى تتمكن من إنشاء بيئة عمل فعالة ومنتجة وشاملة.

1. اعرف جمهورك جيدًا

يعد فهم جمهورك أمرًا ضروريًا للتواصل الفعال في العمل. ينطبق هذا على الاتصالات الشفوية والمكتوبة ، والعروض التقديمية ، ورسائل البريد الإلكتروني اليومية ، والإعلانات على مستوى الشركة أو تقديم تحديثات الحالة الخاصة بالمشاريع.

ما إذا كان سيتم توصيل رسالتك بشكل فعال أم لا أو يتم تلقيها بشكل جيد ينبع من فهم ما يهتم به جمهورك.



  • من الذي تستهدفه باتصالاتك؟
  • ما هو القصد من رسالتك؟
  • ما الذي تحتاج إلى معرفته؟
  • ماذا تريد منهم أن يفعلوا؟
  • ما هي أفضل طريقة لإيصال الرسالة إلى جمهورك؟
  • كيف سيرى جمهورك الرسالة أو يفسرها؟
  • كيف سيشعر جمهورك ويفكر ويتفاعل عندما يتلقون رسالتك؟

للإجابة على هذه الأسئلة ، ستحتاج إلى التخطيط المسبق والبحث وملاحظة سلوكيات جمهورك. على سبيل المثال ، من المحتمل أن يكون أسلوبك في التواصل مع فريقك أو زملائك مختلفًا عن الطريقة التي تتواصل بها مع قائدك لأن هذه المجموعات لها اهتمامات مختلفة.

2. اسع لفهم الموقف وتوضيحه

خذ وقتًا لتكون مدروسًا ومتعمدًا. قبل التواصل في العمل ، من الضروري التوقف وفهم الموقف والتوضيح والتعاطف. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على التواصل بشكل فعال في العمل:دعاية



يكون فضولي . اطرح أسئلة مفتوحة تبدأ بـ 'ماذا' و 'كيف' لجمع المعلومات. يميل الناس إلى أن يكونوا أكثر وصفية في ردودهم. يمكنك بعد ذلك طرح أسئلة استقصائية مفتوحة للحصول على مزيد من السياق. كلما فهمت أكثر ، زادت احتمالية قدرتك على تصميم رسالة مناسبة تلقى صدى لدى جمهورك.

تعلم كطفل. في العادة ، ليس لدى الأطفال معرفة مسبقة بما هم على وشك تعلمه. هناك شعور بالتواضع في نهج التعلم الخاص بهم. اتبع نفس النهج عندما تضع نفسك مكان جمهورك بينما تسعى لفهم موقفهم. كن منفتحًا وجاهزًا وراغبًا في رؤية وجهة نظر جمهورك.

تحقق من افتراضاتك. قد يؤدي اتساع خبرتك إلى حجب تصوراتك وأحكامك. تحدى الأفكار المسبقة عن جمهورك. حدد من تريد التحدث معه أو البحث الذي تحتاج إلى إجرائه للتحقق مما إذا كانت افتراضاتك صحيحة. تأكد من أنك تخلق مساحة للفهم قبل القفز إلى العمل.

كن شاملا. يريد الناس الانتماء والشعور بالاندماج والتقدير في مكان العمل. كن مدروسًا لضمان استيعاب أفكار الجميع. على سبيل المثال ، إذا كنت في اجتماع وتطلب مدخلات ، فتأكد من وجود وقت كافٍ للجميع لمشاركة ردودهم. إذا نفد الوقت ، فذكر في الاجتماع أنك ستتواصل معهم لاحقًا.

3. الاستماع على مستويات متعددة

معظم الناس لا يستمعون بقصد الفهم ؛ يستمعون بنية الرد - ستيفن آر كوفي

من المحتمل أن تكون على دراية بهذه الأمور نصائح أساسية حول الاستماع النشط . ومع ذلك ، عندما نشعر بالإرهاق في الوفاء بالمواعيد النهائية أو تحديد الأولويات أو الإنشاء ، فمن السهل أن تكون في وضع الطيار الآلي وتفوتك الرسائل الرئيسية التي يمكن أن تساعدك على التواصل بفعالية في العمل. فيما يلي تذكيرات لمواصلة الممارسة:

شرح النص. تأكد من فهمك للرسالة بتكرارها أو إعادة صياغتها بكلماتك الخاصة. إذا كان هناك تناقضات بين الأطراف ، فهذا هو الوقت المناسب للتوضيح.

مسبار. اطرح أسئلة إذا شعرت أن هناك معلومات مفقودة قد تحتاجها.دعاية

يوضح. إذا كنت لا تفهم شيئًا تمامًا ، فاسأل.

يتذكر. حاول تذكر النقاط المهمة لجمهورك. يمكن استخدام هذه المعلومات في المستقبل وتظهر لجمهورك أنك اهتممت وأنك كنت تستمع بنشاط.

كونك متواصلا فعالا في العمل يعني أنك بحاجة إلى أن تكون منسجمًا مع مهارات الاستماع النشطة لديك. تذكر أن:

  • تحلى بالتعاطف.
  • افهم تصورات الآخرين ، وليس تصوراتك فقط.
  • قم بقياس عواطفك وردود أفعالك وتلك الخاصة بالآخرين.
  • تعرف على قيمك ومعتقداتك ومعتقدات الآخرين.
  • لاحظ علامات التواصل غير اللفظية مثل لغة الجسد.

4. راجع كيفية تلقي التعليقات

تؤثر طريقة تلقي التعليقات على كيفية رد فعلك ، وتؤثر على مدى فعالية تواصلك مع الأطراف الأخرى. إن الانفتاح على التعليقات والنقد أسهل في القول من الفعل.[2]نحن بشر. عندما يتم تشتيت انتباهك عن أحداث الحياة أو إذا كنت تشعر بالضغط في العمل ، فقد تتخذ موقفًا دفاعيًا عند أدنى التعليقات التي تأتي في طريقك.

يقدم كل من Sheila Heen و Douglas Stone طرقًا لتحسين قدرتك على استيعاب التعليقات ، واتخاذ ما هو مفيد ومعرفة كيفية التخلص مما هو غير مفيد بالنسبة لك للتعلم والمضي قدمًا.[3]

تتضمن بعض هذه الاستراتيجيات ما يلي:

  • تعرف على المحفزات والردود على التعليقات وفهمها وقم بإدارتها.
  • افصل الرسالة عن 'من' أتت.
  • استمع إلى النصيحة بدلاً من الحكم.
  • قسّم التغذية الراجعة إلى أجزاء قابلة للهضم.
  • عندما تسعى للحصول على ردود فعل استباقية ، كن محددًا واطلب شيئًا واحدًا.
  • اتخذ خطوات صغيرة لاختبار ما تم اقتراحه لك.

لديك القدرة على التعلم من الملاحظات والنمو منها. يمكن أن يساعدك تقسيم التعليقات إلى أجزاء صغيرة في معالجة الرسالة بشكل أفضل ويكون أقل تفاعلًا في ردك.

5. تقديم ملاحظات موضوعية وملحوظة

يعد هذا من أصعب الأشياء التي يجب القيام بها لأنك قد لا ترغب في الإساءة للآخرين ، أو قد ترغب في تجنب الصراع ، أو لست متأكدًا تمامًا من كيفية القيام بذلك ، أو لست مستعدًا عاطفيًا ، أو تخيم افتراضاتك.دعاية

نموذج الموقف والسلوك والأثر (SBI)[4]يمكن أن تساعدك في تقديم ملاحظات واضحة ومحددة:

  • قارة. قدم السياق. اسأل نفسك ماذا حدث وأين ومتى.
  • سلوك. صف السلوك. هذا هو الجزء الأصعب لأنك تحتاج إلى التحقق من افتراضاتك. على سبيل المثال ، القول بأنك كنت وقحًا (شخصيًا) مقابل أنك قاطعتني (سلوك يمكن ملاحظته) يغير من نبرة التعليقات. يمكن أن يكون لكونك وقحًا تفسيرات متعددة بينما يمكنك أن ترى عندما يقاطعك شخص ما.
  • تأثير. استخدم عبارات I لوصف نتائج السلوك.
  • تقدم إلى الأمام. اجعل المحادثة تسعى إلى التفاهم من خلال مطالبتهم بالتفكير. ماذا كانت وجهة نظرهم؟ ماذا كان يحدث لهم؟ ماذا أدركوا؟ كيف يمكن أن تنمو من هنا؟

مثال 1: [5]

أثناء اجتماع الفريق صباح أمس ، عندما قدمت عرضك التقديمي (الحالة) ، لم تكن متأكدًا من شريحتين وكانت حسابات مبيعاتك غير صحيحة (السلوك). شعرت بالحرج لأن المجلس بأكمله كان هناك. أنا قلق من أن هذا قد أثر على سمعة فريقنا (Impact).

المثال 2:[6]

في اجتماع العميل بعد ظهر يوم الاثنين ، تأكدت من أن الاجتماع بدأ في الوقت المحدد وأن الجميع حصلوا على النشرات مقدمًا (الموقف). كانت جميع أبحاثك صحيحة ، وتمت الإجابة على كل سؤال من أسئلة العميل (السلوك). أنا فخور بأنك قمت بعمل ممتاز ووضعت المنظمة في صورة جيدة. أنا واثق من أننا سنحصل على الحساب ، بفضل عملك الجاد (التأثير).

تعد معرفة كيفية تقديم ملاحظات واضحة ومحددة ويمكن ملاحظتها مهارة أساسية لكونك متواصلاً فعالاً في العمل.

6. المتابعة والتأكيد وإنشاء المساءلة

التواصل الفعال في العمل ليس حدثًا لمرة واحدة. ستحتاج إلى مراقبة التقدم بشكل مستمر وتقديم الدعم المستمر. لا تنسى الاعتراف بالتقدم الذي أحرزه زملائك أو فرقك أو قادتك!

استخدم الأسئلة التالية لمساعدتك على تقييم فعالية التواصل المستمر في العمل:دعاية

  • ما هي الفرص التي تراها؟
  • كيف يمكنك التكيف؟
  • ما هي القرارات التي يجب اتخاذها؟
  • ما هو الدعم الذي يمكنك تقديمه؟
  • ما الذي يتعين عليك القيام به لضمان تلقي الرسالة بدقة؟

7. استخدم 7C's للاتصالات

لأي وسيلة اتصال في العمل ، ضع في اعتبارك 7C للتواصل لضبط رسالتك:[7]

  • صافي. ما هو الغرض؟ هل الرسالة سهلة الفهم؟
  • مختصرا. ما الذي يمكنك حذفه؟ هل هو في صلب الموضوع؟
  • الخرسانة. ما هي الحقائق؟
  • صيح. هل الرسالة خالية من الأخطاء؟ هل هي مناسبة لجمهورك؟
  • متماسك. هل هناك تدفق منطقي؟ هل الرسالة متسقة؟
  • اكتمال. هل تم توفير المعلومات ذات الصلة وهل هناك دعوة للعمل؟
  • مهذب. ما هي نبرة رسالتك؟

تعرف على المزيد حول 7Cs هنا: التواصل الفعال: كيف لا يساء فهمك

تلخيص لما سبق

تتطلب طرق ضمان التواصل الفعال في العمل الممارسة والوقت.

ضع هذه الاستراتيجيات السبعة في الاعتبار لتحسين اتصالاتك في العمل حتى تكون رسائلك واضحة وشفافة.

  1. اعرف جمهورك جيدًا
  2. اسع لفهم الموقف وتوضيحه
  3. استمع على مستويات متعددة
  4. راجع كيف تتلقى التعليقات
  5. تقديم ملاحظات موضوعية وملحوظة
  6. المتابعة والتأكيد وإنشاء المساءلة
  7. استخدم النقاط السبع للتواصل

استمر في النمو وصقل مهاراتك!

ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنك العمل عليه هذا الشهر لتعزيز تواصلك في العمل؟

كن محددًا وتحدي نفسك من خلال تعيين ملف هدف SMART للتواصل في مكان العمل - محدد ، وقابل للقياس ، ويمكن تحقيقه ، وملائم ، ومقيد بزمن!

المزيد حول الاتصال في مكان العمل

رصيد الصورة المميز: Brooke Cagle عبر unplash.com دعاية

المرجعي

[1] ^ تمرين: عقد محادثات عالية التأثير
[2] ^ جامعة جزيرة فيكتوريا: نقد التعامل مع الصراع في مكان العمل
[3] ^ مراجعة أعمال هارفارد: ابحث عن التدريب في النقد
[4] ^ مركز القيادة الإبداعية: استخدم نموذج ملاحظات الهيئة الفرعية للتنفيذ لفهم النية
[5] ^ Mindtools: الموقف - السلوك - أداة التغذية الراجعة
[6] ^ Mindtools: الموقف - السلوك - أداة التغذية الراجعة
[7] ^ MindTools: 7Cs الاتصالات

حاسبة السعرات الحرارية

من نحن

nordicislandsar.com - مصدر للمعرفة العملية والتكييف المكرسة لتحسين الصحة والسعادة والإنتاجية والعلاقات وأكثر من ذلك بكثير.

موصى به
لا تلعب لعبة الضحية
لا تلعب لعبة الضحية
اترك وظيفتك إذا لم تعجبك ، لا يهم ماذا
اترك وظيفتك إذا لم تعجبك ، لا يهم ماذا
كيفية التعامل مع الزوج الغش
كيفية التعامل مع الزوج الغش
الجنس والصوت الداخلي الحرج
الجنس والصوت الداخلي الحرج
6 أشياء يجب مراعاتها قبل السفر
6 أشياء يجب مراعاتها قبل السفر
كيفية اكتساب العضلات بسرعة وبشكل طبيعي (دليل خطوة بخطوة)
كيفية اكتساب العضلات بسرعة وبشكل طبيعي (دليل خطوة بخطوة)
6 أشياء يجب عليك شراؤها على أمازون و 5 أشياء لا يجب عليك شراؤها
6 أشياء يجب عليك شراؤها على أمازون و 5 أشياء لا يجب عليك شراؤها
10 سمات للقادة البطوليين الناجحين
10 سمات للقادة البطوليين الناجحين
صديقي ، ما زلت أتمنى لك التوفيق ، لكني أريد أن أقول لك وداعًا
صديقي ، ما زلت أتمنى لك التوفيق ، لكني أريد أن أقول لك وداعًا
20 نصيحة ذكية لجعل التحرك نسيمًا
20 نصيحة ذكية لجعل التحرك نسيمًا
يقول العلم إن تناول الليمون الطازج يجعلك أقوى
يقول العلم إن تناول الليمون الطازج يجعلك أقوى
15 وعودًا يجب أن يكون جميع الأزواج قادرين على تقديمها لبعضهم البعض
15 وعودًا يجب أن يكون جميع الأزواج قادرين على تقديمها لبعضهم البعض
كيف تمشي على سطح القمر مثل مايكل جاكسون
كيف تمشي على سطح القمر مثل مايكل جاكسون
5 أسباب لانهيار علاقتكما
5 أسباب لانهيار علاقتكما
هل تشعر بالنعاس بعد الوجبات؟ تناول هذه الأطعمة الخمسة في المرة القادمة لتثبيت نسبة السكر في الدم
هل تشعر بالنعاس بعد الوجبات؟ تناول هذه الأطعمة الخمسة في المرة القادمة لتثبيت نسبة السكر في الدم