كيفية استخدام مصفوفة تحديد الأولويات عندما تكون كل مهمة هي رقم 1

كيفية استخدام مصفوفة تحديد الأولويات عندما تكون كل مهمة هي رقم 1

يتطلب الأمر أن تكون منتجًا لإنجاز الأمور بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. إذن كيف تعرف المهام الأساسية وأيها يمكن أن تنتظر؟ الإجابة موجودة في مصفوفة الأولويات ، والمعروفة أيضًا بمصفوفة أيزنهاور.

أخذت المصفوفة اسمها بعد دوايت ديفيد أيزنهاور.



كان أيزنهاور جنرالًا في الجيش الأمريكي والرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة من عام 1953 إلى عام 1961. بصفته جنرالًا من فئة الخمس نجوم وقائدًا أعلى في الجيش الأمريكي ، فقد وضع استراتيجية لغزو الحلفاء لأوروبا.[1]

كان على أيزنهاور اتخاذ قرارات صعبة في كل مرة حول المهام التي يجب تحديد أولوياتها من بين العديد من المهام التي يحتاج إلى التركيز عليها يوميًا. لذلك ، ابتكر مصفوفة أيزنهاور الشهيرة ، أو مصفوفة الأولويات.



جدول المحتويات

  1. ما هي مصفوفة الأولويات؟
  2. كيفية استخدام مصفوفة الأولويات
  3. استنتاج
  4. مزيد من النصائح حول تحديد الأولويات

ما هي مصفوفة الأولويات؟

مصفوفة الأولويات هي أداة لتصنيف مهامك على أساس الاستعجال. يساعدك على معرفة الأنشطة الهامة وتلك المهام التي يجب عليك تجاوزها ويمكن أن تكون مفيدة في إدارة المشاريع أو الأعمال التجارية الصغيرة أو المهام الشخصية.

اشتهر أيزنهاور بقوله عن المصفوفة:



معظم المهام العاجلة ليست مهمة ، ومعظم المهام المهمة ليست عاجلة.

أصبح هذا الاقتباس هو القول المأثور لأيزنهاور في إدارة وقته.

هناك أربعة أرباع في مصفوفة الأولويات ، والتي تساعد في مقارنة اختيارات ما يجب القيام به أولاً وأخيراً ، مما يسمح لك بتحديد أولويات المشاريع وإنشاء خطة إستراتيجية[2].



دعاية

قالب مصفوفة أيزنهاور

الأرباع هي:

  • يفعل
  • جدول
  • مندوب
  • القضاء

يفعل

Do هو الربع الأول في مصفوفة الأولويات ، ويتضمن أنشطة مهمة. أي تلك المهام التي تحتاج إلى تنفيذها بشكل عاجل - الأزمات والمواعيد النهائية والقضايا التي تحتاج إلى اهتمامك العاجل وذات صلة وثيقة بمهمة حياتك.

كيف تعرف أي مهمة تقع في هذا الربع؟

ابدأ بتحليل أولوياتك ، ثم حدد ما إذا كانت تندرج ضمن معايير 'افعلها الآن'. إذا كانت المهمة قابلة للتحقيق في غضون يوم واحد ، أو في غضون 24 إلى 48 ساعة ، فهي عاجلة.

نهج آخر يمكنك اتباعه في تحديد أولويات المهام في هذه الفئة هو تبني مبدأ أكل الضفدع لمارك توين. يوصيك هذا المبدأ بالقيام بأكثر الأنشطة إلحاحًا بمجرد استيقاظك.

إليك مثال عملي.

اريد ان اترك الحياة

لنفترض أنك بحاجة إلى صياغة إستراتيجية محتوى وإرسال تقرير إلى مديرك. إنه يوم السبت ، والموعد النهائي للتقديم هو يوم الإثنين. هل يمكننا القول أن النشاط عاجل؟ قطعا!

جدول

الربع الثاني من مصفوفة الأولويات هو الجدول. تصنف مصفوفة الأولويات المهام في هذه الفئة على أنها مهمة ولكنها ليست عاجلة.

إنها أهداف ومهام طويلة الأجل بدون موعد نهائي فوري. يمكن أن تشمل هذه المهام التأمل ، والمذكرات ، والدراسة ، ووقت الأسرة ، وممارسة الرياضة.

يمكنك التخطيط للأنشطة في هذا الربع لفترة أخرى. على سبيل المثال ، يجب أن تمارس الرياضة من أجل صحة جيدة ، ولكن يمكنك تخصيص الوقت للقيام بذلك.دعاية

قم بجدولة هذه الأنشطة بحيث لا يتم نقلها إلى الربع 'المهام' أو 'المستعجل'. تأكد من أن لديك الوقت الكافي لتنفيذها.

مندوب

الربع الثالث من مصفوفة الأولويات هو المندوب.

هذه المهام ليست مهمة بالنسبة لك ولكنها ملحة للغاية بالنسبة للآخرين. هذا هو المكان الذي يلعب فيه العمل الجماعي.

أغنية تدفعك للأمام

يمكنك أداء المهام تقنيًا في هذه الفئة ، ولكن من المنطقي القيام بذلك تفويضهم . سيضمن تفويض المهام أن يكون لديك المزيد من الوقت لمتابعة الأنشطة في الربعين الأولين.

يجب عليك أيضًا مراقبة المهام التي قمت بتفويضها. لن يكون الأمر بمثابة إهدار للوقت إلا إذا لم يكن لديك نظام تتبع للمهام المفوضة.

القضاء

يسلط الربع الأخير الضوء على عوامل قتلك الإنتاجية. إنها مهام ليست مهمة لأهدافك وليست عاجلة. الطريقة الوحيدة لزيادة إنتاجيتك هي التخلص منها.

تقوم بعض الأمثلة بفحص هاتفك باستمرار أو مشاهدة الأفلام أو ممارسة ألعاب الفيديو.

قد تكون أيضًا عادات سيئة تحتاج إلى تحديدها وحذفها من جدولك اليومي والأسبوعي.

لقد تعلم الناجحون كيفية تحديد الأولويات والالتزام بما هو مهم. لقد تعلموا العثور على شخص أفضل لمهمة ما أو التخلص من المهام الأقل أهمية.

دعونا نفكر في شخصيتين ملهمتين صممتا نظام تحديد الأولويات الخاص بهما.دعاية

طور وارن بافيت نموذجًا لتحديد الأولويات من قائمتين لتحديد المهمة التي تستحق اهتمامه الأكبر. خلاصة القول هي تجاوز الأشياء المهمة والمفيدة ولكن ليس على رأس الأولويات.

وضع مارك فورد ، مستشار أعمال ومسوق ومليونير عصامي ومؤلف استراتيجيته:

ابدأ العمل على الأولوية الأكثر أهمية ، وخذ قسطًا من الراحة ، واعمل على ثاني أهم مهمة ، وخذ قسطًا من الراحة ، ثم رتب الأنشطة الأقل أهمية وأي مهام تلقاها من الأفراد الآخرين بحلول فترة ما بعد الظهر.[3]

كيفية استخدام مصفوفة الأولويات

قد يكون استخدام مصفوفة الأولويات أمرًا صعبًا إذا كنت جديدًا فيه ، ولكن باتباع بعض الخطوات البسيطة ، يمكنك تعلم كيفية استخدامها بأفضل طريقة ممكنة.

1. قائمة وترتيب أولوياتك

قم بتمييز جميع المهام التي تحتاج إلى القيام بها في يوم واحد. ثم صنفهمبمعايير مرجحةعلى أساس الإلحاح والأهمية.

حدد أي نشاط يتطلب اتخاذ إجراء سريع. أنا أشير إلى مهمة إذا لم تكملها في ذلك اليوم ، فقد ينتج عنها عواقب وخيمة. على سبيل المثال ، إذا لم ترسل إستراتيجية المحتوى الخاصة بك ، فلن يتمكن كتاب المحتوى الآخرون من العمل. هذا يعني أنك بحاجة إلى التحقق من التبعيات ذات الأولوية العالية.

2. تحديد القيمة

الخطوة التالية هي فحص الأهمية وتقييم أي منها يؤثر على عملك أو مؤسستك أكثر من غيرها. كقاعدة عامة ، يمكنك التحقق من المهام التي لها أولوية أعلى على غيرها. على سبيل المثال ، تحتاج إلى تلبية متطلبات العميل قبل أن تعتني بأي عمل داخلي.

يمكنك أيضًا تقدير القيمة من خلال فحص كيفية تأثير المهمة على الأشخاص والعملاء في المؤسسة. باختصار ، كلما زاد تأثير المهمة على الأشخاص أو المنظمة ، زادت الأولوية.

3. خذ المهمة الأكثر تحديا

التسويف ليس من أعراض الكسل ، ولكن التجنب هو. الحقيقة هي أنك ستتجنب عادةً المهام التي لا تريد القيام بها. قال الرئيس التنفيذي السابق لـ Goldman Sachs ، لويد بلانكفين ، ذات مرة إنه سيتولى المهمة الأكثر رعبا عندما يصل إلى المكتب.

أطلق بريان تريسي على هذه المهام اسم الضفادع التي تحتاج إلى تناولها. سيؤدي ذلك إلى إزالة الرهبة المزعجة التي تضغط عليك عندما تؤجل المهام الضرورية[4]. هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه مصفوفة الأولويات ؛ أكل الضفادع على الفور.دعاية

إذا كنت بحاجة للمساعدة في التغلب على التسويف ، تحقق من ذلك هذه المقالة .

4. اعرف ما هو مهم بالنسبة لك

طالما أنك في هذا الكون ، فستواجه دائمًا خيارات مختلفة قد تتعارض مع أهدافك. على سبيل المثال ، الترويج الرائع الذي يتطلب السفر المفرط سيعزلك عن العلاقات المهمة. إذا لم تكن واعياً بالأولوية ، يمكنك قبول ذلك ، على الرغم من أن عائلتك هي من أولوياتك.

لذلك ، من المنطقي تحديد ما هو مهم بالنسبة لك وإعداد نفسك لعدم المساومة على تلك الأشياء المهمة من أجل المتعة أو الكسب الفوري.

وصفها يوغي بيرا بهذه الطريقة:

إذا كنت لا تعرف وجهتك ، فقد ينتهي بك الأمر في مكان آخر.

5. تحديد وقت العمل العادي

وضعت سوزان وجسيكي ، الرئيس التنفيذي لشركة YouTube ، قاعدة بعدم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بها بين الساعة 6 مساءً و 9 مساءً. وفقًا لتقرير CNN Business ، كانت أول امرأة تطلب إجازة أمومة عندما بدأت Google للتو. إنها تعطي الأولوية لوقت العشاء مع عائلتها على الرغم من كونها الرئيس التنفيذي لموقع YouTube[5].

هل من الممكن قطع الوقت لعلاقاتنا واهتماماتنا خارج العمل؟

بالطبع ، ولهذا السبب تحتاج إلى تحديد وقت فراغك في العمل. سيمكنك هذا النهج من تجديد مستويات الطاقة الخاصة بك للمهمة التالية. أيضًا ، ستكون في أفضل وضع للاستبطان لأنك لست في منطقة عملك المعتادة.

الأشياء التي يجب القيام بها في العلاقات طويلة المدى

6. تعرف متى تتوقف

يمكنك تحقيق كل شيء في قائمتك في بعض الأحيان. بعد تحديد أولويات عبء العمل وتقييم تقديراتك ، قم بإزالة المهام المتبقية من قائمة أولوياتك وركز على المهام الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية.

استنتاج

لا يكفي أن تكون ناجحًا في العمل. تأكد من تخصيص وقت لعائلتك وإقامة علاقة مهمة في حياتك.دعاية

قد يكون البدء وإيجاد الوقت أمرًا صعبًا ، ولكن مع بعض الممارسة باستخدام مصفوفة الأولويات ، ستجد أنك أكثر إنتاجية وقدرة بشكل أفضل على تقسيم وقتك بين الأشياء التي تهمك.

مزيد من النصائح حول تحديد الأولويات

رصيد الصورة المميز: وليام آيفن عبر unplash.com

المرجعي

[1] ^ تاريخ: دوايت دي أيزنهاور
[2] ^ النموذج المرئي: مثال على مصفوفة أيزنهاور: قالب مصفوفة أيزنهاور
[3] ^ مارك فورد: دليل الإنتاجية النهائي للعام الجديد
[4] ^ Entrepreneur.com: الأشياء الأولى أولاً: الأسرار الخمسة لتحديد الأولويات
[5] ^ CNN الأعمال: لماذا يريد رئيس YouTube من الوالدين قضاء المزيد من الوقت في الراحة