كيف تكتب محاضر الاجتماع بفاعلية (مع أمثلة)

كيف تكتب محاضر الاجتماع بفاعلية (مع أمثلة)

برجك ليوم غد

المحاضر هي سجل مكتوب لمجلس إدارة أو شركة أو اجتماع تنظيمي. تعتبر محاضر الاجتماعات وثيقة قانونية ، لذلك عند كتابتها ، احرص على توضيح واتساق النبرة.

نظرًا لأن المحاضر هي سجل دائم للاجتماع ، تأكد من تدقيقها جيدًا قبل الإرسال. إنها لفكرة جيدة أن يديرها مشرف أو حاضر متمرس للتأكد من التقاط البيانات والمعلومات بدقة.



أفضل مدوني محضر الاجتماع هم مستمعين حذرين ، وكتاب سريع ، وعلى دراية كافية بموضوعات الاجتماع والحضور. يجب أن يكون لدى مدون الملاحظات فهم قوي بما فيه الكفاية للموضوع حتى يتمكن من فصل النقاط المهمة عن الضوضاء في مناقشات يمكن أن تكون طويلة وممتدة. أيضًا ، من المهم أيضًا ألا يقود مدون الملاحظات وتدوين الملاحظات في نفس الوقت. (إذا طُلب منك ذلك ، ارفض.)



فيما يلي بعض التلميحات خطوة بخطوة لكتابة محاضر الاجتماع بفعالية.

1. وضع جدول أعمال

العمل مع رئيس مجلس الإدارة أو رئيس مجلس الإدارة لوضع جدول أعمال مفصل.

الاجتماعات تحدث لسبب ما ، والقضايا التي يجب معالجتها واتخاذ قرار بشأنها يجب أن يتم سردها لتنبيه الحضور. اعمل مع منظم الاجتماع لصياغة جدول أعمال يخصص أوقاتًا لكل موضوع للحفاظ على سير الاجتماع وللتأكد من أن المجموعة لديها وقت كافٍ للنظر في جميع البنود.



سيكون جدول الأعمال بمثابة مخططك لمحضر الاجتماع. اجعل عناوين المحاضر متسقة مع موضوعات جدول الأعمال من أجل الاستمرارية.

2. اتبع نموذجًا من الدقائق السابقة التي تم التقاطها

إذا كنت جديدًا في مجلس إدارة أو مؤسسة وتكتب محاضرًا لأول مرة ، فاطلب رؤية محضر الاجتماع السابق حتى تتمكن من الحفاظ على نفس التنسيق[1].



بشكل عام ، يظهر اسم المؤسسة أو اسم المجموعة التي ستجتمع في الأعلى: اجتماع مجلس إدارة شركة XYZ ، مع التاريخ في السطر التالي. بعد التاريخ ، قم بتضمين كل من وقت عقد الاجتماع ووقت انتهاء الاجتماع. فمثلا:

مجلس إدارة شركة Super Company، Inc.دعاية

محضر الاجتماع

التاريخ: 20 مايو 2019

الوقت: من الساعة 10 صباحًا حتى 12:30 ظهرًا

تجتمع معظم المجموعات بانتظام ، مع بنود جدول أعمال محددة في كل اجتماع. تتضمن بعض المجموعات عنوان 'الخطوات التالية' في نهاية المحضر الذي يسرد المشاريع التي يجب متابعتها وتعيين المسؤولية.

سيساعد نموذج من اجتماع سابق أيضًا في تحديد ما إذا كانت سجلات المجموعة في حالة استيفاء النصاب القانوني أم لا ، وعناصر أخرى خاصة بمحضر اجتماع المنظمة.

3. سجل الحضور

في معظم المجالس ، يكون سكرتير مجلس الإدارة هو الشخص المسؤول عن تدوين محاضر الاجتماع. في الاجتماعات التنظيمية ، قد يكون محرر المحاضر منسق مشروع أو مساعد مدير أو مدير تنفيذي. يجب أن يصل هو أو هي قبل بضع دقائق من بدء الاجتماع ويمرر ورقة حضور تحتوي على جميع أسماء الأعضاء ومعلومات الاتصال.

سيحتاج الحاضرون في الاجتماع إلى التحقق من أسمائهم وإجراء تعديلات على أي تغييرات في معلوماتهم. سيساعد هذا كوثيقة احتياطية للحضور ويضمن وصول المعلومات إلى عناوين البريد الإلكتروني الأحدث.

يجب إدراج أسماء جميع الحاضرين مباشرة أسفل اسم الاجتماع وتاريخه ، تحت عنوان فرعي يقول 'الحاضر'. سرد الأسماء الأولى والأخيرة لجميع الحاضرين ، جنبًا إلى جنب مع المسمى الوظيفي أو الانتماء ، مفصولة بفاصلة أو فاصلة منقوطة. فمثلا:

الحاضر: جون دو ، الرئيس ؛ جين سميث ، نائب الرئيس ؛ جاك ويليامز ، سكرتيردعاية

إذا لم يتمكن أحد أعضاء مجلس الإدارة من حضور الاجتماع ، فاذكر اسمه أو اسمها بعد العبارة: تم النسخ إلى: قد تكون هناك تسميات أخرى في قائمة المشاركين. على سبيل المثال ، إذا كان العديد من الحاضرين في الاجتماع من أعضاء فريق العمل ، بينما كان الآخرون متطوعين ، فقد ترغب في كتابة (طاقم العمل) بعد كل موظف.

كقاعدة عامة ، يتم سرد الحضور أبجديًا حسب أسمائهم الأخيرة. ومع ذلك ، فمن الأفضل في بعض المؤسسات إدراج قيادة المجلس أولاً. في هذه الحالة ، سيتم إدراج الرئيس أو الرؤساء المشاركين أولاً ، يليه نائب الرئيس ، ثم السكرتير ، ثم أمين الخزانة. بعد ذلك ، سيتم ترتيب جميع أسماء الحضور الأخرى أبجديًا حسب الاسم الأخير.

من الممارسات الشائعة أيضًا ملاحظة ما إذا كان أحد المشاركين قد انضم إلى الاجتماع عبر مكالمة جماعية. يمكن الإشارة إلى ذلك عن طريق الكتابة عن طريق الهاتف وإدراج المشاركين الذين اتصلوا.

4. اصطلاح التسمية

بشكل عام ، تتضمن المرة الأولى التي يتحدث فيها شخص ما في الاجتماع اسمه أو اسمها وغالبًا العنوان.

على سبيل المثال ، دعا روجر ماكجوان ، رئيس مجلس إدارة XYZ ، إلى عقد الاجتماع. في المرة التالية التي يتحدث فيها روجر ماكجوان ، يمكنك ببساطة الإشارة إليه باسم روجر. إذا كان هناك اثنان من روجرز في الاجتماع ، فاستخدم الحرف الأول لأسمائهم الأخيرة للفصل بين الاثنين: دعا روجر م إلى التصويت. امتنع روجر ت.

5. ما (وما لا) لتضمينه

اعتمادًا على طبيعة الاجتماع ، يمكن أن يستمر من ساعة إلى عدة ساعات. سيُطلب من الحاضرين مراجعة محضر الاجتماع ثم الموافقة عليه. لذلك ، لا تريد أن تمتد الدقائق إلى مستند طويل.

إن التقاط كل ما يقوله الناس حرفيًا ليس فقط غير ضروري ولكنه مزعج للمراجعين.

بالنسبة لكل بند من بنود جدول الأعمال ، فأنت تريد في النهاية تلخيص فقط النقاط ذات الصلة بالمناقشة جنبًا إلى جنب مع أي قرارات يتم اتخاذها. بعد الاجتماع ، قم بإخراج ملاحظاتك ، وتأكد من تحرير أي حجج دائرية أو متكررة ، وترك النقاط ذات الصلة فقط.

6. الحفاظ على نغمة محايدة

الدقائق هي وثيقة قانونية. يتم استخدامها لإنشاء السجل التاريخي لنشاط المنظمة. من الضروري الحفاظ على لهجة احترافية . لا تضع أبدًا لغة تحريضية في المحضر ، حتى لو اشتدت لغة الاجتماع.

تريد تسجيل جوهر المناقشة بموضوعية ، مما يعني ذكر النقاط الرئيسية التي تمت تغطيتها دون توجيه اللوم. على سبيل المثال ، تناول الموظفون أسئلة أعضاء مجلس الإدارة فيما يتعلق بمهنية البائع.دعاية

تخيل محامٍ بعد مرور عشر سنوات على الطريق وهو يقرأ المحضر للعثور على دليل على ارتكاب مخالفة محتملة. لن ترغب في زخرفة على شكل ظرف ملون أو مزحة لتغيم أي حساب لما حدث.

7. تسجيل الأصوات

الغرض الأساسي من المحاضر هو تسجيل أي تصويتات يأخذها مجلس الإدارة أو المنظمة. يتطلب حفظ السجلات بشكل ثابت ذكر أي مشارك يقوم بحركة ، وما تنص عليه الحركة حرفيًا ، وأي مشارك يقوم بثواني الحركة.

على سبيل المثال ، قدمت نائبة الرئيس سيندي جاكوبسن اقتراحًا بتخصيص 50 بالمائة ، أو 50000 دولار ، من عائدات هدية مؤسسة ZZZ لصندوق المنح الدراسية CCC. وأيد الرئيس روجر ماكجوان الاقتراح.

يجب التعبير عن جدولة التصويت هذه بلغة محايدة أيضًا: صوت المجلس بالإجماع لتعديل الميثاق بالطريقة التالية ، أو تم تمرير قرار تقديم 1000 دولار لجهود غرس الأشجار بنسبة 4 إلى 1 ، مع معارضة رئيس مجلس الإدارة ماكجوان.

تحاول معظم المجالس الحصول على تصويت بالإجماع. في بعض الأحيان لمساعدة المجلس على تحقيق نتيجة أكثر تماسكًا ، قد يمتنع عضو مجلس الإدارة عن التصويت: تم تمرير الاقتراح 17 إلى 1 مع امتناع واحد عن التصويت.

8. تقليص الملاحظات بعد الاجتماع

بعد الاجتماع ، اقرأ ملاحظاتك بينما تظل جميع المناقشات جديدة في ذهنك وقم بإجراء أي تنقيحات مطلوبة. بعد ذلك ، قم بتقسيم محضر الاجتماع إلى أساسياتهم ، مع تقديم وصف موجز للمناقشة التي تلخص الحجج المقدمة ضد القرار.

غالبًا ما يتحدث الناس بالعامية أو بالتعابير الاصطلاحية ، كما هو الحال في: هذا ليس حتى في الملعب أو أنك بدأت تبدو كسجل مكسور. بينما قد تميل إلى الاحتفاظ باللغة الدقيقة في الدقائق لإضافة اللون ، قاوم.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت أي عروض تقديمية جزءًا من الاجتماع ، فلا تقم بتضمين معلومات من Powerpoint في الدقائق. ومع ذلك ، سوف ترغب في تسجيل النقاط الرئيسية من مناقشة ما بعد العرض التقديمي.

9. التدقيق اللغوي بعناية

تأكد من كتابة جميع الأسماء بشكل صحيح ، وإدخال التاريخ الصحيح للاجتماع ، ومن قراءة محضر الاجتماع بوضوح.

تهجى الاختصارات في المرة الأولى التي يتم استخدامها فيها. تذكر أن الملاحظات قد تتم مراجعتها من قبل أشخاص آخرين لا تعرفهم الاختصارات. ابق متسقًا في العناوين وعلامات الترقيم والتنسيق. يجب أن تكون الدقائق مصقولة واحترافية.دعاية

10. التوزيع على نطاق واسع

بمجرد الموافقة ، أرسل دقائق بالبريد الإلكتروني إلى مجلس الإدارة بالكامل - وليس الحضور فقط - للمراجعة. ستساعد محاضرك في إبقاء أولئك الذين تغيبوا على علم بالإجراءات والقرارات المهمة.

في بداية الاجتماع التالي ، اطلب الموافقة على المحضر. لاحظ أي مراجعات. حاول إجراء التغييرات المتفق عليها في الاجتماع حتى لا تقضي وقتًا طويلاً في المراجعات.

اطلب اقتراحًا للموافقة على المحضر بالتغييرات المتفق عليها. بمجرد أن يقدم أحد الحاضرين اقتراحًا ، اطلب من شخص آخر في الاجتماع أن يؤيد الاقتراح. يقولون ، وافق الجميع. اسأل دائمًا عما إذا كان هناك أي شخص لا يوافق. بافتراض عدم ذلك ، قل: تمت الموافقة على محضر اجتماعنا الأخير بمجرد إجراء التغييرات المتفق عليها.

11. ملف بدقة

نظرًا لأن الدقائق عبارة عن مستند قانوني ، فاحذر عند حفظها. تأكد من توافق اسم ملف المستند مع أسماء ملفات المحاضر التي تم حفظها مسبقًا.

من حين لآخر ، قد يرغب أعضاء المنظمة في مراجعة الدقائق الماضية. تعرف على مكان إيداع المحضر!

تحذير واحد

في عصر التكنولوجيا المتقدمة هذا ، قد تسأل نفسك: أليس من الأسهل تسجيل الاجتماع؟ هذا يعتمد على بروتوكولات المنظمة ، ولكن ربما لا.

تأكد من أن تسأل عن القواعد المعمول بها في المنظمة التي تأخذ فيها دقائق. تذكر أن المحضر هو سجل لما تم في الاجتماع ، وليس ما قيل في الاجتماع.

تعكس المحاضر القرارات وليس المناقشات. على الرغم من اسمها ، فإن الدقائق ليست نسخة دقيقة بدقيقة.

الحد الأدنى

يتطلب أن تصبح محاضرًا خبيرًا أذنًا حادة ورغبة في التعلم وبعض الممارسة ، ولكن باتباع هذه النصائح ستصبح ماهرًا قريبًا.

مزيد من النصائح حول الاجتماعات المثمرة

رصيد الصورة المميز: Christina@wocintechchat.com عبر unsplash.com دعاية

المرجعي

[1] ^ نصائح تقنية عبر الإنترنت: أفضل 15 قالب محضر للاجتماع لتوفير الوقت

حاسبة السعرات الحرارية

من نحن

nordicislandsar.com - مصدر للمعرفة العملية والتكييف المكرسة لتحسين الصحة والسعادة والإنتاجية والعلاقات وأكثر من ذلك بكثير.

موصى به
قصة طلاق
قصة طلاق
11 نصائح اليوغا للأشخاص ذوي الحجم الزائد
11 نصائح اليوغا للأشخاص ذوي الحجم الزائد
كيفية التعامل مع غثيان الصباح أثناء الحمل
كيفية التعامل مع غثيان الصباح أثناء الحمل
10 طرق يمكن للتكنولوجيا أن تجعل حياتك أسهل وأكثر أمانًا
10 طرق يمكن للتكنولوجيا أن تجعل حياتك أسهل وأكثر أمانًا
قوة التأمل الذاتي: 10 أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك
قوة التأمل الذاتي: 10 أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك
أشعر بالوحدة: ماذا تفعل عندما تشعر بالوحدة
أشعر بالوحدة: ماذا تفعل عندما تشعر بالوحدة
يستغرق المضي قدمًا بعض الوقت ولكن يمكنك القيام بذلك بشكل أسرع من الآخرين
يستغرق المضي قدمًا بعض الوقت ولكن يمكنك القيام بذلك بشكل أسرع من الآخرين
قتال الكونج فو! 30 اقتباسات تحفيزية من بروس لي
قتال الكونج فو! 30 اقتباسات تحفيزية من بروس لي
كيفية كسر دائرة إساءة معاملة الأطفال
كيفية كسر دائرة إساءة معاملة الأطفال
حيل المطبخ: 31 طريقة ذكية لتنظيم وتنظيف مطبخك
حيل المطبخ: 31 طريقة ذكية لتنظيم وتنظيف مطبخك
كيف تحافظ على استمرار المحادثة مع شخص قابلته للتو
كيف تحافظ على استمرار المحادثة مع شخص قابلته للتو
كيفية الحصول على الكتب الصوتية على جهاز Zune الخاص بك - وإيقاف تشغيله مرة أخرى
كيفية الحصول على الكتب الصوتية على جهاز Zune الخاص بك - وإيقاف تشغيله مرة أخرى
15 فائدة صحية لأوراق الجوافة لا يجب أن تفوتها
15 فائدة صحية لأوراق الجوافة لا يجب أن تفوتها
13 شيئًا يجب القيام به عندما تشعر بأنك غير ملهم وأنك عالق
13 شيئًا يجب القيام به عندما تشعر بأنك غير ملهم وأنك عالق
أستخدم هذه الأسئلة السبعة لتذكر كل ما قرأته ، هل لديك 5 دقائق؟
أستخدم هذه الأسئلة السبعة لتذكر كل ما قرأته ، هل لديك 5 دقائق؟