أهم 10 نصائح حول الإنتاجية لتحقيق المزيد وخلق راحة البال

هل تعرف أي شخص غير مشغول؟

يستيقظ معظمنا كل صباح في مواجهة التقويمات المكتظة وقوائم المهام الممتدة لمسافة ميل. بصفتي محامية / زوجة / أم / كاتبة ، أعلم أنني أفعل ذلك بالتأكيد.

من منطلق الانبهار الذي يملؤه الهوس وغريزة البقاء المطلقة ، أجريت دراسة مدى الحياة للإنتاجية وإدارة الوقت. فيما يلي أهم 10 نصائح متعلقة بالإنتاجية تساعدني في إنجاز الأشياء التي يجب أن أفعلها أو أرغب في القيام بها دون أن أفقد عقلي:

1. اكتبها

يجب تدوين كل مهمة ، كل التزام. هذا يحرر عقلك من مهمة امتصاص الطاقة والانتباه لمحاولة التذكر.

في كتابه الأساسي عن الإنتاجية ، إنجاز الأمور ، يشير David Allen إلى كيف أن الالتزامات غير المكتملة تستهلك الطاقة الروحية ، كل واحدة تجعلك أصغر قليلاً وأكثر تشتيتًا ، وبالتالي أقل إنتاجية.

ويؤكد أن الخطوة الأولى لإدارة حياتك ووقتك هي الحصول على كل التزام ، كبير وصغير ، من رأسك إلى نظام موثوق به.

أنا أستعمل OmniFocus للحصول على هذه الالتزامات ، ولكن يمكنك البدء باستخدام ورقة وقلم بسيط.

2. احصل على السبق

أفضل طريقة للركض هي أن تبدأ الليلة السابقة.

قبل مغادرة مكان عملك ، أو قبل الذهاب إلى الفراش ، خصص 10 دقائق لتفقد التزامات اليوم التالي.

ما المواعيد التي لا يمكن تفويتها؟ ما الذي تحتاجه معك في تلك المواعيد؟ (تأكد من أنك جمعت هذه المواد واجعلها جاهزة للانطلاق.) ما المهام من ثلاث إلى خمس مهام يجب إنجازها؟

قرر ما ستفعله أولاً. انظر إلى قائمة المهام هذه وحدد ما إذا كان يمكن تفويض أي مهام بها إلى شخص آخر (انظر الرقم 9 أدناه) أو ، والأفضل من ذلك ، شطبها تمامًا (انظر الرقم 10 أدناه).دعاية

كلما كان يومك أكثر انشغالًا ، زادت أهمية إجراء هذا الاستبيان السريع في اليوم أو المساء السابق. هذا يعني أنك لن تضيع وقتًا في الصباح في تحديد من أين تبدأ ، أو جمع المواد (وربما لا يكون اكتشاف عنصر مهم متاحًا عند الحاجة إليه).

3. قم بالمهمة الأكثر رعبا أولا

كل منا لديه مهمة واحدة أو أكثر في قائمة المهام لدينا والتي نخشى القيام بها. ربما تكون تلك المكالمة الهاتفية غير السارة التي لا تريد إجراؤها ، أو منشور المدونة الذي تؤجل كتابته لأنك لا تعرف كيف تبدأ ، أو هذا المشروع الذي يربكك لأنه ضخم جدًا.

مهما كان الأمر ، فإنه يعلق فوق رأسك ، ويشتت انتباهك بالذنب لأنه يستمر في الدفع إلى اليوم التالي واليوم التالي. حان الوقت لإنهاء تلك الدورة.

افعلها أول شيء. يتحدث الكاتب مايكل حياة عن ذبح تنانينك قبل الإفطار - لا يوجد شيء أكثر تحفيزًا لبقية يومك من شطب هذا الوحش من قائمتك أول شيء في الصباح.^[1]

لكن العديد من الأشخاص بدلاً من القيام بالمهام الصعبة أولاً ، يقومون بالمهام السهلة. إذا كنت تريد حقًا أن تكون منتجًا ، فهناك بعض المهام التي لا يجب عليك القيام بها أولاً في الصباح: لكي تكون أكثر إنتاجية ، لا تفعل هذا أبدًا لتبدأ صباحك

لذا قم بإجراء تلك المكالمة. اسحب قطعة من الورق وطرح الأفكار لنشر هذه المدونة.

يفعل شيئا ما حول هذه المهمة الشاقة - ربما لا يمكنك الانتهاء منها في يوم واحد ، ولكن يمكنك البدء على الأقل. مهما كان ، فقط افعلها.

بعد ذلك ، دع الرضا من شطبها من قائمتك ينقلك إلى بقية يومك المزدحم.

4. إيقاف الإلهاءات

أحد أهم العوامل القاتلة للإنتاجية هو تشتيت الانقطاعات المستمرة: رسائل البريد الإلكتروني ، والمكالمات الهاتفية ، وظهور الأشخاص عند باب منزلك ...

يمكن للتكنولوجيا التي يمكنها (ويجب) أن تجعل حياتنا أسهل وأفضل أيضًا تجعل من المستحيل تقريبًا الحفاظ على نوع الاهتمام المركّز الضروري للعمل بكفاءة وفعالية.

ولكن هذا هو الشيء: يمكنك التحكم في هذه التكنولوجيا.دعاية

عندما يكون لديك مهمة مهمة تتطلب الانتباه والتركيز ، فخلق المساحة لمنحها أفضل ما لديك.

سواء كان ذلك اجتماعًا مع عميل أو زميل ، أو رسالة مهمة تحتاج إلى كتابتها ، أو قطعة فنية تريد إنشاءها ، حدد جزءًا من الوقت للتركيز على هذا الالتزام ، ثم أوقف كل مصادر التشتيت. قم بإغلاق هاتفك (أو على الأقل قم بإيقاف تشغيل الجرس). إسكات تنبيهات البريد الإلكتروني الخاص بك. افصل الإنترنت (أو على الأقل Facebook و Twitter). أغلق باب مكتبك.

فقط لتلك الساعة (أو ثلاثين دقيقة ، أو نصف يوم) ، قم بإيقاف تشغيل جميع الاتصالات الخارجية وامنح نفسك الرفاهية اللازمة لوقت هادئ للتركيز حقًا على الأمر المطروح. اكتشف هنا المزيد حول كيفية تقليل الإلهاء لإنجاز الأمور.

5. خذ فترات راحة

هناك حد للمدة التي يمكن لأي شخص أن يكرس فيها تركيزًا عميقًا لمهمة ما.

بغض النظر عن مدى انشغالك ، بعد فترة زمنية معينة ، يبدأ قانون تناقص الغلة ، ويبدأ التعب - الجسدي و / أو العقلي - في إضعاف فعاليتك.

جدول فترات الراحة بشكل دوري حتى خلال الأيام الأكثر ازدحامًا. خذ عشر دقائق للوقوف ، والتمدد ، وشرب الماء ، والمشي حول المبنى.

ستعود إلى عملك منتعشًا ، عقليًا وجسديًا ، ومستعدًا لتكون أكثر إنتاجية.

إذا لم تكن مقتنعًا بعد ، فاقرأ هذه المقالة حول أهمية جدولة وقت التوقف عن العمل.

6. عملية الدُفعات

إذا كانت متطلبات يومك تتضمن مهامًا روتينية ، فحاول تجميع المهام المتشابهة وتحديد أوقات معينة خلال اليوم للتخلص منها.

الرد على رسائل البريد الإلكتروني؟ عودة المكالمات الهاتفية؟ إدخال النفقات في جدول بيانات؟ بدلاً من مقاطعة مهامك الأخرى للقيام بهذه الأشياء بشكل مجزأ ، قم بتجميعها.

حدد مرتين أو ثلاث أو خمس مرات في اليوم للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. قم بإعادة المكالمات الهاتفية في الساعة 11:45 صباحًا و 4:45 مساءً (أو ، إذا كنت ترغب في تجنب الانغماس في محادثات هاتفية طويلة ، فأعدها في الساعة 12:15 مساءً أثناء تناول الناس الغداء ، و 5:15 مساءً بعد تناولهم غادر لليوم ، واترك رسالة فقط!)دعاية

من خلال تجميع المهام المتشابهة في مجموعات ، يمكنك توفير الوقت الضائع لتكثيف المهام عدة مرات في اليوم وجني فوائد الزخم.

7. تناول وجبة فطور صحية

هل أحتاج إلى شرح هذا؟ هناك دراسات لا حصر لها تؤكد أهمية الإفطار للحفاظ على صحتنا.

الأشخاص الأصحاء أكثر إنتاجية. بغض النظر عن مدى انشغالك ، تناول وجبة فطور جيدة. ستوفر لك بداية رائعة ليومك.

لمزيد من أفكار الإفطار ، تحقق من هذا: 31 وصفة إفطار صحية ستعزز طاقتك بشكل كبير

8. الحصول على بعض التمارين

لا يجب أن تكون متكررًا جدًا ، ولكن الأشخاص الأصحاء أكثر إنتاجية.

ممارسة الرياضة تجعلك أكثر صحة ، لذا تأكد من ممارسة بعض التمارين كل يوم.

لست بحاجة إلى قضاء ساعات في صالة الألعاب الرياضية للاستفادة من ذلك ؛ تجول حول المبنى ، أو قم ببعض القياسات المتساوية على مكتبك.

جرب هذا 29 تمرين يمكنك القيام به في (أو بالقرب) مكتبك أو 15 تمارين مكتبية بسيطة وسريعة لزيادة كفاءة العمل .

فقط افعل شيئًا ما لجعل قلبك يضخ ويسرع الدم. سيعزز رفاهيتك العامة وكذلك قدرتك على التفكير بشكل أكثر وضوحًا.

9. مندوب

سأعترف: أنا نتن من هذا. أكره طلب المساعدة ، وغالبًا ما يبدو أن شرح مهمة لشخص آخر مشكلة أكبر من مجرد القيام بها بنفسي. ولكن ليس كل ما يجب القيام به في حياتك يجب أن تقوم به أنت.

قم بتقييم قائمة المهام بعناية. ما هي المهام التي يمكن لشخص آخر القيام بها ، وبالتالي تحرير لك للتركيز على الأشياء التي لا يمكنك القيام بها غيرك؟دعاية

انظر حولك: من هو المتاح للقيام ببعض هذه المهام؟ سكرتيرة؟ زميل دراسة؟ أحد أفراد الأسرة؟ مساعد بأجر؟

المفتاح المهم للإنتاجية هو القيام بالأشياء التي لا يستطيع أحد سواك القيام بها ، وإعطاء شخص آخر الفرصة للمساهمة من خلال القيام بهذه المهام الأخرى.

يمتلك الرئيس التنفيذي لشركة Lifehack طريقة فريدة لتفويض العمل بفاعلية ، ألق نظرة على دليله: كيفية تفويض العمل (الدليل النهائي للقادة الناجحين)

10. قل لا

كم عدد الالتزامات التي قطعتها والتي لا تحتاج حقًا إلى الاحتفاظ بها على الإطلاق؟

هل توليت مهام لا تهمك أو تهم أي شخص آخر؟

هل يزدحم تقويمك بالاجتماعات التي لا تحقق أي شيء للمؤسسات التي لم تعد تهتم بها؟

هل اختطفت أولويات شخص آخر يومك؟

إذا كان التقويم الخاص بك محشورًا ، وإذا كانت قائمة المهام الخاصة بك طويلة الأميال ، فاستغرق عشر دقائق أو نحو ذلك للنظر في كل عنصر بعناية. هل يمكن ببساطة شطب أي من هذه المواعيد أو المهام لإنشاء هامش معقول في حياتك؟

عندما يتصل بك شخص ما أو يظهر عند باب منزلك ويطلب منك مشاركتك في نشاط ما ، خذ نفسًا وفكر فيما إذا كان ذلك يناسب أولوياتك (ما هي الأولويات ، بالطبع ، قد تتضمن بشكل شرعي إبقاء رئيسك أو زوجك سعيدًا).

إذا كان الجواب لا ، فقط قل لا. تدرب عليه مسبقًا: شكرًا لك على دعوتي ، لكن لا. شكرا لسؤالك ولكن لا. شكرا لك على التفكير بي ، لكن لا.

كما قال شخص حكيم ، 'لا' جملة كاملة. لا يوجد تفسير ضروري. فقط لا.دعاية

قد ترغب في التعلم من Leo Babauta الفن اللطيف لقول لا حتى تتمكن من وضع حدود أفضل لنفسك.