عندما طُلب منك كتابة خطاب مرجعي ، هل شعرت بدفء من الغموض أو هل شعرت بالقلق؟ ربما القليل منهما؟

في كلتا الحالتين ، فإن الاضطرار إلى كتابة خطاب مرجعي يأتي بمسؤولية كبيرة. وبينما قد تشعر بالحماس لمساعدة شخص ما في رحلته إلى مستقبل أفضل ، فإنك تدرك أيضًا أن هناك الكثير من الاعتماد على قدراتك الكتابية.

أولاً ، هل تعرف ما هو الخطاب المرجعي؟

هل تعرف ماذا تقول في خطاب مرجعي؟ كم من الوقت ينبغي أن يكون؟ كيف يمكنك بيع نقاط قوة الشخص وقدراته دون أن تبدو متحمسًا جدًا؟

من المهم أولاً فهم الغرض من الرسالة المرجعية. تريد الشركات والمؤسسات التي تطلب خطابات مرجعية أن تعرف لماذا يكون المرشح مناسبًا تمامًا لمنصب ما ، ولكن من المهم بنفس القدر بالنسبة لهم معرفة ما يؤهلك للتوصية بهم لمثل هذا المنصب.

قبل أن تبدأ الكتابة ، تأكد من فهمك لسياق الموقف. هل هذه الرسالة للقبول بالمدرسة؟ عمل جديد؟ الدخول في منظمة؟

إذا كنت لا تزال غير متأكد من المحتوى أو التنسيق أو ما يجب أن تقوله بالضبط ، فإليك بعض النصائح والحيل التي يمكنك تطبيقها عند صياغة خطابك المرجعي:دعاية

10 ميزات للرسائل المرجعية البارزة وما يجعلها مميزة للغاية

تحدث من منظور شخصي

يوضح هذا المثال من موقع Monster.com تجربة الكاتبة الشخصية مع شارون ، الشخص الذي تشير إليه.^[1]إنها تحرص على تضمين ملاحظاتها الخاصة عند العمل مع شارون ، إلى جانب حالة معينة حضرت فيها شارون ندوات اختيارية للتطوير المهني.

ومع ذلك ، تأكد من أن شهادتك الشخصية - شخصية. لا تقم بتزوير الأحداث أو تزيين الأحداث لأنك تعتقد أنها تبدو جيدة.

استخدم تنسيق خطاب العمل

إذا كنت ترسل رسالة ورقية ، فأنت تريد تقديم عرض تقديمي احترافي للقارئ. يمكن أن يؤدي استخدام تنسيق خطاب عمل قياسي ، مثل التنسيق أعلاه ، إلى إضفاء مظهر منغم ولامع على رسالتك دون تشتيت الانتباه عن المحتوى.^[اثنين]

اكتب رسالتك على أساس الوصف الوظيفي

دعاية

من المهم أن تعرف في أي سياق سيتم استخدام رسالتك. إذا كانت لوظيفة معينة ، فاطلب من الشخص نسخة من الوصف الوظيفي. يمكنك استخدام الوصف للبحث عن أدلة حول الصفات التي يتمتع بها المرشح المثالي ، ثم قم بتخصيص رسالتك لإثبات تلك الصفات نفسها ، إذا كانت تنطبق على الشخص الذي تشير إليه.

يوضح المثال أعلاه أن الكاتب يفهم الموقف الذي يتقدم إليه الشخص ، ويربط مهاراته بالمهارات التي ستفيد المنصب.

اجعلها إيجابية

الغرض من خطاب التوصية هو إظهار سبب استحقاق الشخص لاهتمام الشركة أو المؤسسة التي طلبت الخطاب ، كما هو موضح في المثال أعلاه.^[3]لدينا جميعًا أوجه قصور لدينا ، لكن الخطاب المرجعي ليس هو المكان المناسب للإشارة إلى ذلك.

إذا كنت لا تعتقد أنه يمكنك وصف الشخص بصدق بطريقة إيجابية ، فقد ترغب في التفكير في رفض طلب كتابة الرسالة.

لا تكتب خطابًا إلا إذا كنت تعرف الشخص جيدًا بما يكفي

دعاية

إذا كنت تكتب رسالة ، فيجب أن تكون على دراية كافية بالشخص للتحدث عن قدراته وإنجازاته ، تمامًا مثل المثال أعلاه.^[4]ستكون أكثر استعدادًا لكتابة رسالة لزميل عملت معه جنبًا إلى جنب لمدة عام ، بدلاً من شخص يعمل ببساطة في المبنى الخاص بك ويتحدث إليك أسبوعيًا على مدار السنوات الخمس الماضية.

اجعلها بسيطة ومباشرة.

لست بحاجة إلى كتابة قصة كاملة عن سبب استحقاق الشخص لتوصيتك. من ناحية أخرى ، لا تريد أيضًا أن تجعل رسالتك مختصرة جدًا. احتفظ بخطابك المرجعي في صفحة واحدة ، واستخدم أكبر قدر من هذه الصفحة حسب الضرورة لرسم صورة واضحة وموجزة للشخص الذي تشير إليه.

لا تقلق كثيرًا بشأن الإبداع ، وتجنب بالتأكيد الزغب. بدلاً من ذلك ، ركز على كيفية تقديم معظم المحتوى في أقصر عدد من الكلمات والمسافة ، مثل المثال أعلاه.^[5]

قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك

دع القارئ يعرف كيف يمكنه التواصل معك إذا كان لديه أي أسئلة إضافية. يمكنك مشاركة رقم هاتفك المباشر أو عنوان بريدك الإلكتروني ، كما هو موضح أعلاه.دعاية

اطلب السيرة الذاتية أو السيرة الذاتية للشخص.

يمكن أن يمنحك فهم الجوانب الأخرى حول الشخص الذي تكتب عنه أدلة مهمة لتضمينها في رسالتك.

شارك بأمثلة محددة عن عمل الشخص

كلما كنت أكثر تحديدًا بشأن القدرات الحقيقية للشخص ، كانت الفكرة الأفضل لدى القارئ عن كيفية أداء الشخص. في هذا المثال من Resumo ، يشارك الكاتب أن الشخص الذي يشير إليه ساعد بنجاح في إبرام عقود جديدة بقيمة عدة ملايين من الدولارات وطور خط أعمال جديد يركز على السلامة العامة.

بمجرد الانتهاء من المسودة الأولى ، ابحث عن الحالات التي يمكنك فيها التحدث بشكل أكثر تحديدًا عن إنجازات الشخص أو مهاراته. قد يأخذ هذا شكل أرقام وإحصاءات وتصنيفات ومقدار المال الذي وفره الشخص للشركة وما إلى ذلك.

أرسل رسالتك إلى الشخص المناسب

هل تحتاج إلى إعطاء الخطاب إلى الشخص الذي كتبته من أجله ، أم يجب أن يتم إرساله بالبريد مباشرة إلى الشخص الذي يطلب الخطاب؟ إذا لم تكن متأكدًا ، فاسأل.

ليس عليك أن تكون كاتبًا جيدًا لتكتب رسالة مرجعية رائعة!

استخدم النصائح والعينات المذكورة أعلاه للمساعدة في تخفيف قلقك من الكتابة. تذكر ، إذا لم يصل الشخص إلى هدفه النهائي ، فربما لا يرجع ذلك إلى أنك كتبت خطابًا سيئًا.دعاية

رصيد الصورة المميز: Flaticon عبر flaticon.com

المرجعي