كتابة خطابات الأعمال أمر يتعين علينا جميعًا القيام به من وقت لآخر ، لكننا لا نحصل عادةً على أي تدريب في المدرسة حول كيفية القيام بذلك بالفعل. قد يجعلك الخطأ في تنسيق رسالتك تبدو مهملاً وغير احترافي ، ولكن بمجرد أن تتخلص من الأساسيات ولديك بعض الأمثلة للعمل من خلالها ، فإن ذلك يجعل كتابة خطاب العمل أسهل بكثير.

ما هو أكبر حظر عند كتابة رسالة؟

ربما تكون المشكلة الأكثر شيوعًا التي يواجهها الأشخاص عند كتابة خطابات العمل هي استخدام تنسيق أحرف غير لائق.^[1]يوجد ضمن هذا التنسيق عدد قليل من الخيارات ، ولكن بالنسبة للجزء الأكبر ، هذه هي الطريقة التي يتم بها ذلك.

يجب أن تكون معلومات الاتصال الخاصة بك في أعلى رسالتك: الاسم والشركة (إن أمكن) والعنوان ورقم الهاتف. يضع بعض الأشخاص أيضًا عنوان بريدهم الإلكتروني هنا.

يأتي بعد ذلك التاريخ ومعلومات الاتصال الخاصة بالشخص الذي تكتبه: الاسم والشركة والعنوان.

ثم سيكون هناك تحية - عادة ما تكون على غرار عزيزي السيد / السيدة. جونز. يتبع نص الرسالة ، ثم خاتمة (مع خالص التقدير ، أفضل ، ما تريد) وبعض الأسطر الفارغة متبوعة بتوقيعك المكتوب. عند طباعة الرسالة ، يمكنك توقيعها بالحبر.

بمجرد الانتهاء من التنسيق ، سيظل المحتوى صعبًا بعض الشيء. سواء كنت تكتب خطاب استقالة أو خطاب توصية ، فهناك بعض القواعد الأساسية التي يمكنك اتباعها. إليك نظرة على 10 أنواع مختلفة من خطابات العمل التي قد تحتاج إلى كتابتها ،^[2]تنسيق الخطاب لكل منها ومثال يمكنك استخدامه كقالب.

خطاب الشكوى: التعبير عن خيبة الأمل

طريقة للتعبير رسميًا عن خيبة أملك في تجربة ما ، أو الإبلاغ عن خدمة عملاء سيئة أو إعلام الشركة بأن منتجاتها لا تلبي التوقعات.

بعض النصائح: دعاية

• لا تغضب أو تغضب. فقط اذكر الحقائق.
• كن ودودًا ومهنيًا ومختصرًا. دعهم يعرفون ما حدث وما تريد منهم أن يفعلوه لتصحيح الأمر.
• أغلق بإعطائهم موعدًا نهائيًا للرد قبل إشراك وسيط أو محام من طرف ثالث.

نموذج رسالة شكوى | لجنة التجارة الفيدرالية

خطاب التعديل: اشرح واعتذر

إذا وجدت نفسك في الجانب التجاري لخطاب شكوى ، فستحتاج إلى الرد برسالة خاصة بك. يمكن أن يساعدك خطاب التعديل الجيد في الحفاظ على عميل مخلص ؛ قد ينتشر أحد العناصر السيئة كالنار في الهشيم على الإنترنت.

بعض النصائح:

• في معظم الحالات ، سترغب في الاعتذار فعليًا لأن شركتك لم تفِ بالتوقعات.
• أخبرهم بما تفعله لتصحيح الأمر ، أو اشرح سبب عدم قيامك بما يطلبه العميل إذا لزم الأمر.
• كن محترفًا وموجزًا ​​وودودًا واعتذرًا.

نماذج خطابات التعديل | OfficeWriting.com

رسائل المبيعات: رفع الوعي والترويج للمنتجات

لا تزال الرسائل المكتوبة لطلب الأعمال مهمة لزيادة الوعي بشركتك أو منتجاتك / خدماتك بين العملاء المحتملين.

بعض النصائح:

• مختصرا.
• اجعل الأمر يتعلق بهم ، ولكن ليس عنك أو بشركتك.
• دعوة للعمل ، أخبرهم بما يجب عليهم فعله وكيفية القيام بذلك.
• إذا رغبت في ذلك ، يمكنك أيضًا تضمين خطواتك التالية أو إجراءات المتابعة.

قوالب رسائل المبيعات | Letters.org

دعاية

خطاب الاستفسار: اطلب المعلومات

اكتب هذا النوع من الرسائل عند البحث عن معلومات ، مثل طلب مقابلة أو طلب كتالوج أو طلب مستند عام.

بعض النصائح:

• كن محددًا ومختصرًا ؛ اجعل الأمر أسهل على الشخص الذي يمكنه تتبع كل ما تحتاجه من أجلك.
• قد يكون تقديم بعض السياق والخلفية مفيدًا ، ولكن ليس القصة الكاملة لسبب حاجتك إلى المستند.
• كن مهذبًا وأظهر امتنانك.
• إذا كنت تسأل عن إمكانية العمل ، فاستخدم تنسيق خطاب الغلاف .

قوالب خطاب الاستفسار | نماذج القوالب

خطاب شكر: الإشارة إلى الرسالة المستلمة

تشير خطابات الاستلام إلى أنك تلقيت شيئًا (مثل طلب وظيفة أو منحة دراسية أو مواد مبيعات) ولكنك لم تتخذ أي إجراء بالضرورة بعد.

بعض النصائح:

• كن قصيرًا.
• إذا كانت هناك معلومات يحتاج كل شخص أرسل المعلومات إلى معرفتها ، مثل موعد اتخاذ قرار بشأن التوظيف في وظيفة ، فقم بتضمين ذلك أيضًا.
• يمكن استخدامه لشكر شخص ما على التبرع من أجل السبب ، لذا قم بتضمينه في الرسالة مع أي مرفقات.

خطابات شكر وتقدير في كل مناسبة | Template.net

رسالة متابعة: التنبيه والتذكير

رسالة المتابعة هي نوع من التنبيه للأشخاص للتأكد من أنهم تلقوا رسالة أولية وتذكيرهم بما تريد منهم أن يفعلوه. غالبًا ما يتم إرسالها بعد خطاب مبيعات أو خطاب مقدمة أو خطاب يطلب معلومات.

بعض النصائح: دعاية

• كن قصيرًا لتذكير المستلم من أنت وماذا ومتى طلبت ذلك.
• قم بتضمين الموعد النهائي إذا لم تكن الملاحظة الأولية كذلك.
• قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء كتذكير.

قوالب المتابعة من كل الأنواع | اكتب اكسبرس

خطاب الطلب: ضع طلبًا

طريقة رسمية لتقديم طلب.

بعض النصائح:

• كن موجزًا ​​ودقيقًا.
• تأكد من تضمين جميع المعلومات التي قد يحتاجها الشخص لتقديم طلب لك.
• قم بتضمين جميع معلومات الشحن الخاصة بك وطريقة الدفع.
• أظهر امتنانك.
• تقديم معلومات الاتصال للمتابعة.

طلب عينات الرسالة | كيف تكتب رسالة

خطاب الغلاف: قدم نفسك لوظيفة

خطاب الغلاف هو وسيلة لتقديم نفسك ، خاصة عند التقدم لوظيفة.

بعض النصائح:

• اذكر الوظيفة التي تتقدم لها مقدمًا. ليس عليك أن تكون خياليًا.
• قم بتغطية بعض النقاط ذات الصلة فقط في سيرتك الذاتية ، خاصةً أي تجارب ذات صلة.
• تذكر أن تذكر مهاراتك الشخصية (مثل مهارات الاتصال ومهارات القيادة) أيضًا.
• قم بتضمين معلومات الاتصال وكن متاحًا للإجابة على أي أسئلة قد يطرحها مدير التوظيف.

تنسيق خطاب الغلاف | مسخ

دعاية

خطاب توصية: مساعدة أو إحالة شخص ما لتطبيقاتهم

غالبًا ما يكتب هذا النوع من الرسائل من قبل المعلم لمساعدة الطالب الذي يتقدم للحصول على منحة دراسية أو تدريب داخلي أو للقبول في مدرسة أو برنامج. يمكنك أيضًا كتابة واحدة للتوصية بشخص ما لوظيفة أو زمالة أو فرصة أخرى.

بعض النصائح:

• كن صريحًا بشأن الشخص الذي تكتب عنه.
• لا تتدفق أو توافق على كتابة خطاب لشخص لا تدعمه أو لا تعرفه جيدًا.
• استخدم أمثلة محددة لتسليط الضوء على مهارات وقدرات الشخص.
• اكتب شيئًا عن سبب منحك هذه الفرصة للشخص الذي تكتب عنه.
• اشكر القارئ على وقته وقم بتضمين معلومات الاتصال إذا كان لديه أسئلة.

نموذج رسالة توصية | موسى

خطاب الاستقالة: استقالة من منصب

لا تستسلم لأي حوافز قد تضطر إلى إرسال خطاب استقالة حارق ؛ أنت لا تعرف أبدًا متى قد تلتقي مع هؤلاء الأشخاص مرة أخرى.

• اجعله قصيرًا ومباشرًا: هذه الرسالة بمثابة إشعار بأنني أستقيل من منصبي كـ x فعال x. شكرا لك على الفرصة تقول كفى.
• ضع في اعتبارك كلماتك بعناية شديدة إذا كنت في منصب رفيع المستوى ومن المحتمل أن يتم نشر رسالتك علنًا.
• يمكنك تضمين سبب إذا أردت ، لكنه ليس ضروريًا.
• أشكر رئيسك في العمل و / أو الشركة على الفرص التي أتيحت لك هناك.

خطابات الاستقالة لأغراض / أسباب عديدة | التوازن

للعديد من الرسائل المحتملة الأخرى التي قد تحتاجها في حياتك المهنية ، تحقق هذه القائمة الشاملة من الميزان.

رصيد الصورة المميز: Flaticon عبر flaticon.com

المرجعي