كيفية تقديم ملاحظات بناءة في مكان العمل
كلنا نتوق إلى ردود الفعل البناءة. لا نريد أن نعرف فقط ما نقوم به بشكل جيد ولكن أيضًا ما يمكن أن نكون عليه القيام على نحو أفضل .
ومع ذلك ، فإن إعطاء الملاحظات البناءة والحصول عليها ليس مجرد تمرين جيد. في مكان العمل ، يعد ذلك جزءًا لا يتجزأ من كيفية نمو الشركات.
دعونا نلقي نظرة فاحصة.
جدول المحتويات
- لماذا التعليقات البناءة أمر بالغ الأهمية
- كيفية تقديم ملاحظات بناءة
- افكار اخيرة
- المزيد عن التعليقات البناءة
لماذا التعليقات البناءة أمر بالغ الأهمية
تفيد ثقافة التغذية الراجعة الأفراد في الفريق والفريق نفسه. الملاحظات البناءة لها التأثيرات التالية:
تبني مهارات العاملين
فكر في آخر مرة قمت فيها ارتكبت خطأ . هل ابتعدت عنها وشعرت بالهجوم - علامة رئيسية على ردود الفعل المدمرة - أو هل شعرت أنك تعلمت شيئًا جديدًا؟
في كل مرة يتعلم فيها أحد أعضاء الفريق شيئًا ما ، يصبح أكثر قيمة للعمل. يزداد نطاق المهام التي يمكنهم معالجتها. بمرور الوقت ، يرتكبون أخطاء أقل ويتطلبون إشرافًا أقل ويصبحون أكثر استعدادًا لطلب المساعدة.
يعزز ولاء الموظفين
ردود الفعل البناءة هي طريق ذو اتجاهين. يريد الموظفون تلقيها ، لكنهم يريدون أيضًا أن تؤخذ الملاحظات التي يقدمونها على محمل الجد.
إذا رأى الموظفون أن تعليقاتهم البناءة تم تجاهلها ، فقد يعتبرونها تعني أنهم ليسوا جزءًا مهمًا من الفريق. يقول تسعة من كل عشرة موظفين إنهم سيكونون أكثر ميلًا للالتزام بشركة تأخذ تعليقاتهم وتتصرف بناءً عليها.[1]
يقوي روابط الفريق
بدون الثقة ، لا يمكن للفرق العمل. تبني التعليقات البناءة الثقة لأنها تظهر أن مقدم الملاحظات يهتم بنجاح المتلقي.
ومع ذلك ، لكي تعمل الملاحظات البناءة في سحرها ، يتعين على كلا الجانبين افتراض النوايا الحسنة. يجب أن يرغب أولئك الذين يقدمون التعليقات حقًا في المساعدة ، ويجب على أولئك الذين يحصلون عليها أن يفترضوا أن الهدف هو بناءهم بدلاً من هدمهم.
يعزز الإرشاد
لا حرج في جولة واحدة من التعليقات البناءة. ولكن عندما يحدث فرقًا حقًا ، فإنه عندما يتكرر - التعليقات البناءة المستمرة هي الخبز والزبدة للإرشاد.دعاية
كن أنت التغيير الذي تريد أن تراه في فريقك. قدم ملاحظات بناءة بشكل متكرر وصادق ، وسيبدأ الآخرون بشكل طبيعي في رؤيتك كموجه.
من الواضح أن التعليقات البناءة هي شيء يمكن أن تستخدمه معظم الفرق بشكل أكبر. لكن كيف تعطيه في الواقع؟
كيفية تقديم ملاحظات بناءة
إن إعطاء ملاحظات بناءة أمر صعب. إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ ، فقد لا تجد رسالتك آذانًا صاغية. إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ حقًا ، فقد تزرع عدم الثقة أو تخلق توترًا بين الفريق بأكمله.
فيما يلي طرق لتقديم ملاحظات بناءة بشكل صحيح:
1. استمع أولاً
في كثير من الأحيان ، ما تعتبره خطأ هو قرار يتخذه شخص ما لسبب وجيه. الاستماع هو مفتاح التواصل الفعال.
حاول أن تفهم: كيف توصل الشخص الآخر إلى اختياره أو فعله؟
بامكانك أن تقول:
- ساعدني في فهم عملية تفكيرك.
- ما الذي دفعك لاتخاذ هذه الخطوة؟
- ما هي وجهة نظرك؟
2. الرصاص مع المجاملة
في المدرسة ، ربما سمعت أنها تسمى طريقة الشطيرة: قبل (والأفضل ، بعد) إعطاء ملاحظات صعبة ، شارك مجاملة. هذا يشير إلى المستلم أنك تقدر عملهم.
بامكانك أن تقول:
- تصميم عظيم. هل يمكننا رؤيته بخط مختلف؟
- تفكير جيد. ماذا لو جربنا هذا؟
3. خاطب الفريق الأوسع
في بعض الأحيان ، من الأفضل إعطاء الملاحظات البناءة بشكل غير مباشر. إذا كان تعليقك يمكن أن يفيد الآخرين في الفريق ، أو إذا كان الشخص الذي تتحدث معه حقًا قد يأخذ الأمر بطريقة خاطئة ، فحاول توصيل تعليقاتك في إطار مجموعة.
بامكانك أن تقول:دعاية
- دعونا نفكر في هذا معًا.
- اريد ان يرى الجميع . .
4. اسأل كيف يمكنك المساعدة
عندما تكون في فريق ، تكون جميعًا فيه معًا. عندما يحدث خطأ ، عليك أن تدرك أن كل شخص - وليس فقط الشخص الذي ارتكب الخطأ - له دور في إصلاحه. قدم ملاحظات بناءة بطريقة تدرك هذه الديناميكية.
بامكانك أن تقول:
- ماذا يمكنني أن أفعل لدعمك؟
- كيف اجعل حياتك أسهل؟
- هل هناك شيء يمكنني القيام به بشكل أفضل؟
5. أعط أمثلة
لكي تكون التعليقات البناءة مفيدة ، يجب أن تكون ملموسة. وضّح نصيحتك بالإشارة إلى المثل الأعلى.
كيف يجب أن تبدو النتيجة النهائية؟ من قام بهذه العملية بات؟
بامكانك أن تقول:
- أردت أن أريك. . .
- هذا ما أود أن يبدو لك.
- هذا نموذج مثالي.
- المثالي هو. . .
6. كن متعاطفا
حتى عندما تكون هناك ثقة في فريق ، يمكن أن تكون الأخطاء محرجة. قد يكون من الصعب ابتلاع الدروس. من المرجح أن تؤخذ الملاحظات البناءة على محمل الجد عندما تكون مصحوبة العطف .
بامكانك أن تقول:
- أعلم أنه من الصعب سماع ذلك.
- أفهم.
- أنا اسف.
7. ابتسم
تعلم الاستشارات الإدارية مثل Credera أن الاتصال هو مزيج من المحتوى والتسليم والعرض التقديمي.[2]عند تقديم ملاحظات بناءة ، تأكد من أن لغة جسدك إيجابية مثل رسالتك. ابتسامتك هي واحدة من أفضل أدواتك للحصول على ردود فعل بناءة للتواصل.
8. كن ممتنا
عندما تشعر بالإحباط بسبب خطأ ما ، قد يكون من الصعب رؤية الجانب المشرق. لكن ليس عليك أن تنظر بجدية. كل جلسة ملاحظات بناءة هي فرصة للفريق لكي يتحسن ويقترب.
بامكانك أن تقول:
- أنا سعيد لأنك طرحت هذا الأمر.
- لقد تعلمنا جميعًا درسًا مهمًا.
- أنا أحب التحسن كفريق.
9. تجنب الاتهامات
يعد تقديم ملاحظات قاسية دون فقدان أعصابك أحد أصعب أجزاء العمل مع الآخرين. ينزعج القادة العظماء ومديرو المشاريع من الخطأ ، وليس الشخص الذي ارتكبها.[3] دعاية
بامكانك أن تقول:
- كلنا نرتكب الأخطاء.
- أنا أعلم أنك فعلت ما بوسعك
- أنا لا أحملها ضدك.
10. تحمل المسؤولية
في كثير من الأحيان ، تقع الأخطاء بسبب سوء الفهم. اعرف دورك فيها.
هل يمكن أن تكون أوضح في اتجاهاتك؟ هل أعددت الشخص الآخر للنجاح؟
بامكانك أن تقول:
- يجب ان احصل . . .
- في المرة القادمة ، سأفعل. . .
11. الوقت المناسب
يجب ألا تفاجئ التعليقات البناءة الناس. لا تعطِها بينما يستعد الجميع لمغادرة العمل. لا تقاطع محادثة غداء جيدة.
إذا كنت في شك ، فاطلب من الشخص الذي تقدم ملاحظاتك له أن يقوم بجدولة الجلسة بنفسه. شجعهم على اختيار وقت يمكنهم فيه التركيز على المحادثة بدلاً من مهمتهم التالية.
12. استخدم أسمائهم
عندما تسمع اسمك ، تنبض أذنيك بشكل طبيعي. استخدم ذلك عند إعطاء ملاحظات بناءة. فقط تذكر أن التعليقات البناءة يجب أن تكون شخصية وليست شخصية.
بامكانك أن تقول:
- بوب ، كنت أرغب في الدردشة. . .
- هل هذا منطقي يا جيسي؟
13. اقترح ، لا تطلب
عندما تقدم ملاحظات بناءة ، من المهم ألا تكون عدائيًا. يدرك فعل تقديم التعليقات أن الشخص الذي ارتكب الخطأ كان لديه خيار - وعندما يأتي الموقف مرة أخرى ، سيكون قادرًا على الاختيار بشكل مختلف.
بامكانك أن تقول:
- في المرة القادمة ، أقترح. . .
- جربها بهذه الطريقة.
- هل انت على متن مع ذلك؟
14. كن موجزاً
حتى عندما يتم تقديم الملاحظات البناءة بطريقة تعاطفية ، قد يكون تلقي الملاحظات البناءة غير مريح. قم بتوصيل رسالتك ، وتأكد من عدم وجود مشاعر قاسية ، وامض قدمًا.دعاية
استثناء واحد؟ إذا كانت التعليقات غير مفهومة ، فوضح أن لديك متسعًا من الوقت للأسئلة. الاستعجال في ما هو واضح محادثة مفتوحة أمر غير محترم ومثبط للعزيمة.
15. المتابعة
لم يتم تعلم كل الدروس على الفور. بعد إعطاء ملاحظات بناءة لأحد أعضاء فريقك ، متابعة هذا الامر مع بريد إلكتروني. تأكد من أنك محترم ومفيد في ملاحظاتك المكتوبة كما هو الحال في تواصلك الشفوي.
بامكانك أن تقول:
- أردت أن أختصر. . .
- شكرا للدردشة معي حول. . .
- هل ذلك منطقي؟
16. توقع التحسن
على الرغم من أنه يجب عليك دائمًا تقديم ملاحظات بناءة بطريقة داعمة ، إلا أنه يجب عليك أيضًا توقع تنفيذها. إذا كانت مشكلة طويلة الأمد ، ضع معالم .
في أي تاريخ تريد أن ترى أي نوع من التحسين؟ كيف ستقيس هذا التحسن؟
بامكانك أن تقول:
- أود أن أراك . . .
- دعونا نتحقق مرة أخرى بعد. . .
- أنا أتوقع منك. . .
- دعونا نتدخل في ذلك من خلال. . .
17. أعط فرصة ثانية
يعد تقديم التعليقات ، بغض النظر عن مدى كونها بناءة ، مضيعة للوقت إذا لم توفر فرصة لتطبيقها. لا تقم بإعداد لحظة مسكتك ، ولكن انقر على مستلم تعليقاتك في المرة القادمة التي تظهر فيها مهمة مماثلة.
بامكانك أن تقول:
- أعلم أنك سوف تهزها في المرة القادمة.
- يسعدني أن أراك تحاول مرة أخرى.
- دعونا نجربها مرة أخرى.
افكار اخيرة
ردود الفعل البناءة ليست من السهل كسرها. إذا كنت لا تعطيها جيدًا ، فربما حان الوقت للحصول على بعض. لا تخف من السؤال.
المزيد عن التعليقات البناءة
- 8 طرق لإعطاء ملاحظات بناءة من شأنها التأثير
- كيف يعطي القادة الناجحون ملاحظات صادقة تلهم الناس ولا تؤذي الأنا
رصيد الصورة المميز: كريستينا @ wocintechchat.com عبر unsplash.com
المرجعي
| [1] | ^ | المنجزون: 2020 تقرير المشاركة والاحتفاظ |
| [2] | ^ | يعتقد: 3 نصائح لمساعدة القادة على التواصل من خلال التغيير |
| [3] | ^ | العمل بروح الفريق الواحد: مهارات إدارة المشاريع الست التي تحتاجها |
