كيف جيدا تدير وقتك؟ إذا كنت مثل الكثيرين منا ، فقد لا تكون إجابتك جيدة. قد تشعر غالبًا أنه لا يوجد وقت كافٍ في اليوم. ربما تجد أنك مضطر للعمل باستمرار لساعات متأخرة حتى تصل إلى مواعيدك النهائية. ربما تشعر أنك مشغول جدًا لدرجة أنك تفوت وجبات الطعام والنوم . هذه كلها علامات كلاسيكية على أنك قد لا تدير وقتك بشكل فعال.

قال بنجامين فرانكلين ذات مرة أن الوقت هو المال. تمامًا مثل المال ، يجب إدارة الوقت بشكل صحيح. إذا كنت تدير الوقت بشكل صحيح ، فستجد التوازن الصحيح بين عملك ، ووقت فراغك ، ووقت الراحة. أنت تنجز بفعالية الأشياء الأكثر أهمية في حياتك. علاوة على ذلك ، فإنك تقلل من مستوى التوتر لديك وتشعر بسعادة أكبر. لمساعدتك على إدارة الوقت بشكل أكثر فاعلية ، إليك عشر مهارات مثبتة في إدارة الوقت يجب أن تتعلم اليوم.

1. تحديد الأهداف

تمنحك الأهداف رؤية وتركيزًا ووجهة للعمل من أجلها. إنهم يساعدونك في الحصول على تفكير واضح حول المكان الذي تريد الذهاب إليه وأفضل طريقة لإدارة وقتك ومواردك للوصول إلى هناك. من خلال تحديد الأهداف ، ستكون قادرًا على تحديد ما يستحق قضاء وقتك فيه وما هو مصدر الإلهاء الذي يجب تجنبه.

ابدأ بسؤال نفسك أين تريد أن تكون في غضون ستة أشهر. يمكنك الذهاب أبعد من ذلك وإلقاء نظرة على المكان الذي تريد أن تكون فيه في العام المقبل أو حتى العقد من الآن. ضع أهدافًا شخصية ومهنية واقعية وقابلة للتحقيق. هذه خطوة حاسمة لضمان إدارة وقتك بشكل أفضل.دعاية

2. تحديد الأولويات

لا يمكن المبالغة في تحديد الأولويات عندما يتعلق الأمر بالإدارة الفعالة للوقت. قد يكون من الصعب معرفة المهام التي يجب معالجتها أولاً ، خاصةً عندما تبدو جميع المهام عاجلة. ومع ذلك ، فمن السهل نسبيًا تحديد أولويات الأنشطة إذا كانت لديك أهداف واضحة محددة بالفعل. اطرح على نفسك ثلاثة أسئلة أساسية لمعرفة المهام التي يجب أن تأخذ الأولوية الأولى:

• لماذا أقوم بهذه المهمة أو النشاط؟
• كيف تساعدني هذه المهمة في تحقيق أهدافي؟
• إلى أي مدى تساعدني هذه المهمة التي أقوم بها في تحقيق أهدافي؟

افعل الأشياء الأكثر أهمية أولاً.

3. احتفظ بقائمة مهام

قائمة المهام (أو عمل قائمة ) هو نظام تذكير يخبرك عندما تحتاج إلى القيام بما تريده. يساعدك الاحتفاظ بقائمة المهام على البقاء منظمًا وعلى رأس الأشياء. فهو يساعد على تقسيم الأشياء إلى مهام أو خطوات صغيرة يمكن إدارتها حتى لا تنسى أبدًا القيام بالأشياء المهمة. لا تحاول تذكر كل ما عليك القيام به في رأسك. في معظم الحالات ، لن تنجح محاولة تذكر كل شيء. بدلاً من ذلك ، احتفظ بقائمة مهام. يمكن لمخطط يومي أو أسبوعي أو شهري بسيط على دفتر ملاحظات أو مذكرات القيام بذلك.

اكتب الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها ، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد والمواعيد النهائية. رتب العناصر حسب الأولوية في قائمتك عن طريق سرد العناصر حسب الأهمية من الأولوية العالية إلى العناصر ذات الأولوية المنخفضة أو تسليط الضوء على المهام العاجلة أو المهمة في قائمتك بعلامة النجمة. اشطب المهام المكتملة بقدر ما تضيف مهام جديدة في قائمة المهام الخاصة بك لضمان استمرار المضي قدمًا. دعاية

4. جدولة المهام

تقول الكاتبة آني ديلارد إن الجدول الزمني يدافع عن الفوضى والأهواء. إذا كنت شخصًا صباحيًا ووجدت أنك أكثر إبداعًا وإنتاجية في الصباح الباكر ، فقم بجدولة المهام عالية القيمة في الصباح في ذروة وقت الإبداع / الإنتاج. إذا زاد إبداعك وطاقتك عند غروب الشمس ، فقم بجدولة المهام ذات الأولوية العالية بعد ذلك. يمكن جدولة وقت التوقف عن العمل لمهام أقل أهمية مثل فحص البريد الإلكتروني أو إعادة المكالمات الهاتفية.

افهم إيقاع أوقات الذروة والأوقات الميتة وجدول المهام بشكل مناسب لتحقيق أقصى استفادة من أوقات الذروة. تذكر أنك لا تجد وقتًا لأشياء مهمة ؛ أنت تخصص وقتًا لأشياء مهمة بشكل أفضل من خلال الجدولة.

5. التركيز على مهمة واحدة في كل مرة

يمكنك إنجاز المزيد في أقل وقت ممكن عندما تقوم بالتبديل بين التحدث على هاتفك الخلوي وتصفح الإنترنت وتدوين الملاحظات ، أليس كذلك؟ خاطئ! وفقا ل دراسة التي نشرتها الجمعية الأمريكية لعلم النفس ، فأنت تقضي ما بين 20 و 40 في المائة من الوقت الإضافي عندما تقوم بمهام متعددة إلى جانب تكلفتك الوقت والكفاءة و يمكن أن يؤدي تعدد المهام أيضًا إلى تقليل جودة عملك.

ننسى تعدد المهام. لا تتغلب على عبء العمل من خلال تعدد المهام. ركز أكثر على إكمال مهمة واحدة في كل مرة. يقول باحثو الدراسة إن إكمال المهام بالتسلسل واحدًا تلو الآخر يؤدي إلى استخدام أفضل للوقت. التحول من مهمة إلى أخرى لا يفسح المجال للاستغلال الجيد للوقت.دعاية

6. التقليل من الإلهاءات

سواء كانت تنبيهات البريد الإلكتروني للعميل أو المكالمات الهاتفية من الأصدقاء أو محادثات المراسلة الفورية مع العملاء المحتملين أثناء العمل ، فإن عوامل التشتيت تشكل عائقًا أمام الاستخدام الفعال للوقت. تؤدي عوامل التشتيت إلى كسر تركيزك ، وتقليل إنتاجيتك ، وغالبًا ما تمنعك من إكمال المهام المهمة في الوقت المحدد. يمكن أن تسبب التوتر أيضًا.

حدد ما الذي يشتت انتباهك عن أداء المهام الأساسية ووقف ذلك. اقتل هذا التلفاز وأوقف اتصالك بالإنترنت ودردشة الرسائل الفورية. ضع علامة ممنوع الإزعاج أو ما شابه ذلك عند مدخل مساحة عملك المخصصة لمنع الانقطاعات. فقط افعل كل ما يتطلبه الأمر لتقليل الانحرافات. هذا يضمن لك التحكم في أيامك وزيادة إنتاجيتك.

7. التغلب على التسويف

إدوارد يونغ ، الشاعر الإنجليزي أفضل ما يتذكره خواطر ليلية ، قال ذات مرة أن التسويف هو سارق الوقت. لا تؤجل المهام التي يجب أن تركز عليها الآن ودع التسويف يسرق وقتك. ذكر نفسك أن أفضل وقت لفعل شيء ما هو عادة الآن. ادفع نفسك بقوة أكبر قليلاً للتغلب على التسويف وإنجاز ما يجب القيام به.

تتمثل الإستراتيجية الفعالة للتغلب على التسويف في أن تخبر نفسك أنك ستشرع في مشروع لبضع دقائق فقط ، على سبيل المثال عشر دقائق. بمجرد بدء المشروع ، ستبدأ عصائرك الإبداعية في التدفق. ستجد بعد ذلك أنك تريد متابعة المهمة ومن المحتمل جدًا أن تأخذها حتى النهاية. يمكن أن تكون الحيلة للتغلب على التسويف بسيطة مثل تخصيص قدر صغير من الوقت للبدء. هذا فقط!دعاية

8. خذ فترات راحة

ما لم تكن سوبرمان ، لا يمكنك الاستمرار في العمل لساعات طويلة دون بذل جهد كبير والتضحية بالجودة. على الرغم من أنه قد يكون من المغري العمل حتى موعد نهائي لمدة 8-10 ساعات متتالية ، خذ فترات راحة بين العمل. بهذه الطريقة تمنح عقلك وقتًا ثمينًا للراحة وإعادة الشحن. أخذ فترات راحة من العمل لا يضيع الوقت. إنها إدارة ذكية للوقت. أنت تنتج عملًا عالي الجودة عندما تكون مرتاحًا.

استراحة قصيرة بين العمل لوقت الراحة. من الناحية المثالية ، خذ استراحة لمدة خمس دقائق كل ساعة أو ساعتين للراحة والتفكير بشكل خلاق. يمكنك ضبط منبه لتذكيرك عندما يحين موعد الاستراحة. توقف عن العمل واجلس وتأمل في مكتبك أو اخرج لتناول فنجان من القهوة أو المشي لمسافة قصيرة. لا تنس أن تمنح نفسك متسعًا من الوقت لتناول الغداء أيضًا. لا يمكنك العمل بالشكل الأمثل على معدة فارغة.

9. قل لا

إحدى المهارات التي أتقنها العديد من المتفوقين مثل الرئيس أوباما وبيل جيتس وريتشارد برانسون هي فن اللطيف في قول لا للأشياء التي ليست ذات أولوية. يتيح لك قول لا للأشياء التي لا تمثل أولوية لك التركيز على تلك الأشياء المهمة حقًا. لديك فقط 24 ساعة في اليوم للقيام بالأشياء المهمة. إذا لم تتعلم أن تقول لا للأشياء غير المهمة ، فستسبق أولويات الشعوب الأخرى أولوياتك وستغرق في الكثير من المشاريع والالتزامات.

قل لا بطريقة ودية لكل ما لا يدعم قيمك أو يساعدك في تحقيق أهدافك. لديك الحق في أن تقول بغض النظر عمن تتحدث إليه. عندما تتحسن في قول لا ، فإنك تضع وقتك في الاستخدام الجيد وتدافع عن نفسك من العمل المتسرع والأداء الضعيف وعبء العمل الزائد.دعاية

10. تفويض المهام

القول المأثور القديمالقرن ال 17يقول المؤلف جون دون أن لا أحد ما زال صحيحًا حتى اليوم. لا يمكنك إدارة كل شيء بنفسك. في بعض الأحيان يكون من الحكمة السماح للآخرين بمساعدتك في المهام ، خاصة عندما تكون غارقة في الماء. يمكنك توفير الوقت وتقليل التوتر وإنجاز الكثير عند تعيين المهام للأشخاص المناسبين.

التخلي عن الخاص بكالسيطرة علىالعجلة ومنح السلطة مع المسؤولية للأشخاص المؤهلين. التفويض ليس إغراقًا. أعط المهام مع العواقب. بهذه الطريقة تعزز المساءلة وتضمن الوفاء بالأهداف والمواعيد النهائية.