خلال أربعين عامًا من العمل ، كنت دائمًا أشتكي من الاجتماعات الطويلة والمملة وغير المثمرة ، لذا انضم إلى النادي! نعم ، اجتماعات النمط القديم لها آثار سلبية على الروح المعنوية والإنتاجية والتحفيز.^[1]

هو (وارن بافيت) لا يدع تقويمه يمتلئ بالاجتماعات غير المجدية. - بيل جيتس

لذا ، لماذا لا يمكن أن تكون الاجتماعات أقصر وأكثر إنتاجية وحتى ، أجرؤ على قول ذلك ، إنها ممتعة؟

الخبر السار هو أن العديد من الشركات تقود الطريق الآن في إدارة اجتماعاتها.

فيما يلي 12 سرًا لاجتماع مثمر. إذا كنت مديرًا أو قائد فريق ، فقد ترغب في تنفيذها. إذا كنت عضوًا في فريق ، فيمكنك دائمًا تقديم اقتراحات حتى تصبح الاجتماعات حقًا مثمرة للغاية.

1. الوقت ليس هو القضية الحقيقية

يشتكي معظم الناس من عدم توفر الوقت الكافي لديهم ، ويمكن للاجتماعات أن تسلبهم هذه السلعة الثمينة. هناك طريقة أخرى للنظر إليها وهي ببساطة التركيز على مستويات الطاقة لديك.

خطط في فترات الراحة بحيث يتم الحفاظ على مستويات الإنتاجية عند الحد الأقصى.دعاية

تحكم في طاقتك وليس وقتك. - توني شوارتز

2. اجعل الاجتماعات أقصر

يمكن أن يساعد تحديد مدة زمنية قدرها 10 أو 15 دقيقة حقًا. يحصل بعض المديرين في الواقع على مؤقت بحيث ينطلق عند انتهاء الاجتماع. ليس من قبيل المصادفة أن الحد الأقصى لمحادثات TED هو 18 دقيقة.

والسبب هو أن جميع الأبحاث تظهر أن مدى انتباهنا يتراجع بشكل تدريجي ، إذا استمرت الاجتماعات أو المحادثات لفترة أطول. تظهر الدراسات التي أجريت في جامعة تكساس كريستيان أن الطلاب يتذكرون المزيد من المعلومات بعد فصول أقصر.^[اثنين]

3. اجتماعات التخطيط فقط عند الحاجة

معظم الشركات لديها وقت ويوم محددان للاجتماعات. هذا يعني أن الإنتاجية تتباطأ ، فقط بسبب الجدول الزمني المحدد.

من الأفضل كثيرًا أن نلتقي عندما تكون هناك حاجة لإنجاز الأمور واتخاذ القرارات ووضع اللمسات الأخيرة على نقاط العمل.

4. لقاء الوقوف أو في مكان آخر

لبحث مثير جدا للاهتماميدل على أن الجلوس يزيد من القضايا الإقليمية.^[3]

يشعر الناس بالراحة ويريدون أيضًا تأكيد مناصبهم أو سلطتهم.لا يتم القيام بذلك بسهولة عند الوقوف. دعاية

يشعر المشاركون براحة أقل ويريدون إنجاز الأمور بسرعة أكبر. هناك طرق مبتكرة أخرى لعقد الاجتماعات.

ولكن أينما كنت ، كن مبتكرًا في مساحتك. جرب لقاء الوقوف أو غادر المكاتب وتوجه إلى الحديقة. اخرج من بيئتك اليومية. - ريتشارد برانسون

5. خطة جدول الأعمال مقدما

لا يزال الاجتماع القصير بحاجة إلى جدول أعمال ويجب توزيعه قبل الاجتماع إن أمكن. يساعد الناس على الاستعداد والتركيز على القضايا التي يجب مناقشتها.

هنا كيفية بناء جدول أعمال قاتل بسيط وفعال .

6. إنشاء منطقة حرة للهواتف الذكية

اسأل الناس عن زملائهم الذين يستخدمون الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية أثناء الاجتماعات. الغالبية تستاء من هذا لأنه يظهر عدم احترام ويظهر أيضًا أن المشاركة الكاملة غير مكتملة أو غائبة.^[4]

من الأفضل بكثير جعل منطقة الاجتماعات منطقة خالية من الهواتف الذكية وتشجيع الناس على ترك الهواتف بالخارج في سلة ، مع إرفاقها بالبريد. البيت الأبيض يفعل ذلك بالفعل.

7. الحد من عدد الحاضرين

هذه إحدى التوصيات المذكورة في منشور كريستين جيل ، 'Start-Up Speed'.^[5]وهي نائب رئيس العمليات التجارية في Google.دعاية

إذا قمت بقصر الحاضرين على المشاركين بشكل مباشر في مشروع أو إجراء ، فإنه يترك للآخرين مزيدًا من الوقت لمتابعة عملهم.

8. قم بتشغيل الاجتماع مثل الساعة

إن رئاسة الاجتماع مهمة حاذقة حقًا. من الناحية المثالية ، عليك القيام ببعض أو كل ما يلي:

• اذكر الغرض من الاجتماع ، على سبيل المثال - نجتمع اليوم للانتهاء من زيارة المدققين.
• ابق التدخلات خارج الموضوع خارج جدول الأعمال. يمكن وضعهم في 'ساحة انتظار السيارات' إذا كان هناك وقت في النهاية.
• شجع الجميع على المشاركة.
• ثني المواجهات.
• التزم بالوقت المخصص.

9. تخذي نقاط العمل

يجب على الشخص الذي يدير الاجتماع أن يحافظ على كل شيء على المسار الصحيح ، في غضون فترة زمنية قصيرة.

من الناحية العملية ، هذا يعني أنه في النهاية ، يكون لدى الأشخاص قائمة بنقاط العمل ويتم وضع علامة عليها في DRI (الفرد المسؤول المباشر).^[6]

10. السماح بوقت العبور

تأكد من برمجة الوقت الكافي قبل الاجتماع حتى يتمكن الأشخاص بالفعل من الوصول في الوقت المحدد.

إن السماح بعشر دقائق قبل وبعد الارتباطات الأخرى يساعد الناس على تنظيم عملهم معًا والتخطيط لغيابهم ، على الرغم من أنه قصير جدًا.

يتم الاحتفاظ بسجل للقرارات ويمكن إرسالها بالبريد الإلكتروني كتذكير لجميع المشاركين.دعاية

11. حدد النتائج والخطة للاجتماع القادم

بافتراض أن نقاط العمل ستؤدي إلى النتائج الضرورية ، فمن الأفضل دائمًا تحديد الخطوط العريضة لما يجب أن يغطيه الاجتماع التالي.

لا يلزم وضع هذا في حجر ولكن يجب أن يتناسب مع خطط العمل والتسويق. كما أنه يساعد على إبراز الأهداف طويلة المدى.

12. تشجيع التدريب على مهارات الاجتماع

يعد تفويض بعض مهام الاجتماع قبل الاجتماع وأثناءه طريقة رائعة للتعامل مع التدريب على مهارات الاجتماع.

حدد من سيكون مسؤولاً عن تدوين نقاط العمل والتوقيت وجداول الأعمال. يمكن القيام بذلك بالتناوب بحيث تظل لديك المسؤولية الكاملة عن إدارة الاجتماع. لمساعدتك في كتابة محضر الاجتماع بشكل فعال ، ألق نظرة على هذه النصائح: كيف تكتب محاضر اجتماعات رائعة حتى لا يضيع أي شيء في الترجمة

المزيد عن الإنتاجية في العمل

• كيف تكون منتجًا في العمل: 9 قواعد أساسية
• 6 عادات بسيطة في العمل من شأنها أن تعزز إنتاجيتك على الفور
• تقنية بومودورو: هل من المناسب لك زيادة الإنتاجية؟
• كيف يمكن لصيغة الإنتاجية أن تحفز الموظفين على العمل بكفاءة

رصيد الصورة المميز: Unsplash عبر unsplash.com

المرجعي