لا تبدو خطة الطوارئ مثل ما ستناقشه مع الأصدقاء حول الكعك والقهوة ، لكنها جزء أساسي من أي خطط فعلية تضعها. قد تحتاج إلى واحد (أو أكثر) لعملك ، أو مشروع مدرستك ، أو حتى إجازة عائلية. أكبر مشكلة في وضع خطة للطوارئ هي أن الناس غالبًا ما يكونون غير متأكدين مما يجب تضمينه فيها. إليك دليل مفيد لك لعمل دليل شامل.

جدول المحتويات

1. ما هي خطة الطوارئ؟
2. ماذا يحدث إذا لم يكن لديك خطة طوارئ؟
3. ماذا لو كانت خطة الطوارئ سيئة؟
4. كيف يمكن أن تفيدك خطة الطوارئ؟
5. كيف تكتب خطة طوارئ جيدة؟
   • 1. تحديد
   • 2. تحديد الأولويات
   • 3. الخطة
   • 4. تنفيذ
   • 5. المراجعة
   • بعض الأمثلة الملموسة لوضع الأمور في نصابها:

ما هي خطة الطوارئ؟

خطة الطوارئ هي مجموعة من الإجراءات التي ستتخذها عندما يحدث شيء غير متوقع. فكر في الأمر كخطة احتياطية ، أو خطة ب. يجب أن تحتوي على إرشادات يمكنك اتباعها عندما لا تنجح خطتك الأصلية بسبب التغييرات في الموقف.

تعدك خطة الطوارئ للتعامل مع أي مشاكل مستقبلية قد تواجهها ، وتمنحك نوعًا من طريق الهروب من أي حادث.^[1]

ماذا يحدث إذا لم يكن لديك خطة طوارئ؟

إذا حدث خطأ ما في خطتك أ بشكل غير متوقع ، أو إذا أجبرتك الحوادث على تغيير خطتك الحالية ، فمن المحتمل أن تصاب بالذعر. خاصة إذا لم تكن مستعدًا جيدًا للتعامل مع حالات الطوارئ ، فربما لا يمكنك التفكير بشكل مباشر بما يكفي للتوصل إلى الحل الذي تحتاجه في تلك اللحظة. لن تعرف ماذا تفعل.

ما هو أسوأ ، حتى تتمكن من السيطرة على الوضع ، لا يمكن للأعمال التجارية العودة إلى طبيعتها. سيكون عليك إصلاح المشكلة ووضع خطط جديدة.دعاية

ماذا لو كانت خطة الطوارئ سيئة؟

لا تعتقد أن وضع خطة للطوارئ هو مهمة بسيطة. يجب أن تكون خطة الطوارئ شاملة ، الأمر الذي يتطلب الكثير من الدراسة المتأنية. خلاف ذلك ، فإنه ليس من المفيد.

على سبيل المثال ، قد تكون مستعدًا لأنواع الحوادث الخاطئة. وعندما لا تعمل خطتك بالشكل المتوقع ، فلن تكون منظمًا بما يكفي للتعامل مع الأزمة. وهذا يعني أنك ستصاب بالذعر.

كيف يمكن أن تفيدك خطة الطوارئ؟

على سبيل المثال ، تسمح لك خطة الطوارئ بالتعامل مع الحوادث بسرعة وفعالية.^[2]في سيناريو العمل ، يمكن أن يساعدك في توفير الوقت والتكلفة في إصلاح الموقف.

أيضًا ، تساعد خطة الطوارئ في تقليل العواقب السلبية أو الخسائر الناجمة عن الحدث غير المتوقع. يرشدك إلى البدء في التعامل مع الموقف بمجرد حدوث خطأ ما ويحافظ على سلامتك.

بعد كل شيء ، يعد وجود خطة طوارئ جاهزة أمرًا مطمئنًا ، لأنه لا داعي للقلق بشأن وضع خطط جديدة على عجل.دعاية

قد تعتقد أن الحوادث غير محتملة. قد تعتقد أن خطتك أ مثالية. ومع ذلك ، يجب أن تضع في اعتبارك أن المستقبل غير مؤكد حتى يصبح حاضرًا ، وأننا كبشر لا يمكننا التحكم بنسبة 100٪ مما يحدث. أنت لا تريد أن تندم على عدم وجود خطة طوارئ عندما يكون الوقت قد فات!

كيف تكتب خطة طوارئ جيدة؟

هناك 5 خطوات أساسية:^[3]

سنراجعها الآن واحدًا تلو الآخر:

1. تحديد

نظرًا لأن خطة الطوارئ تتعلق بما هو غير متوقع ، عليك أولاً محاولة توقع المخاطر:^[4] دعاية

• ما الذي يمكن أن يحدث بشكل خاطئ؟
• ما مدى احتمال حدوث خطأ؟
• ما هو تأثير وعواقب الطوارئ؟
• ماذا يجب أن يكون رد فعلك أو الحل؟
• كيف يمكنك الاستعداد لها مقدمًا؟

2. تحديد الأولويات

باستخدام ما كتبته في الخطوة 1 ، رتب المخاطر التي تتعرض لها حسب تأثيرها المحتمل واحتمالية حدوثها. كلما زادت احتمالية حدوث الخطر وكلما كان التأثير أكثر خطورة ، يجب أن يكون مرتبًا أعلى.

عليك أن تقرر مقدار الوزن الذي ستضعه على كل خطر وفقًا لموقفك.

3. الخطة

الخطوة التالية هي كتابة خطة الطوارئ الخاصة بك. ضع في اعتبارك الموارد المتاحة لك ، صمم حلولًا للمخاطر التي تريد تغطيتها في الخطة. كن واقعيًا بشأن احتياجاتك: ربما يجب التعامل مع بعض القضايا قبل البعض الآخر ، أو ربما يتعين عليك اتخاذ إجراءات في إطار زمني معين ، وما إلى ذلك.

من المهم أيضًا تقديم تعليمات واضحة وبسيطة ، حتى لا تنسى ما كتبته بعد أشهر ، أو أن يسيء أحد فهمها.^[5]

4. تنفيذ

إذا كانت خطة الطوارئ الخاصة بك تتضمن أشخاصًا آخرين ، على سبيل المثال ، زملائك أو أفراد عائلتك ، فتحدث معهم. دعهم يعرفون ما يفترض أن يفعلوه عند حدوث أشياء معينة.^[6]جهزهم.دعاية

بعد ذلك ، إذا كانت خطتك تتضمن إجراءات للاستعداد للحوادث المستقبلية ، فقم بتنفيذها. يمكن أن يساعدك هذا في تقليل المخاطر التي قد تتعرض لها أثناء تحديد الهدف.

5. المراجعة

التغييرات تحدث في كل وقت. لكي تكون خطة الطوارئ الخاصة بك عملية ، يجب عليك مراجعتها وإجراء التعديلات بانتظام. قم بتقييم العناصر في خطتك. بمرور الوقت ، قد تصبح بعض المخاطر أكثر أو أقل احتمالا ، أو قد تؤدي إلى نتائج مختلفة. تعرف على موقفك جيدًا ، وقم بتحديث الحلول الخاصة بك وفقًا لذلك.

إذا كانت خطتك تتعلق بمخاطر واسعة النطاق مثل الكوارث الطبيعية أو فشل الخادم ، فإن إجراء التدريبات مفيد جدًا لتحديد أي نقاط ضعف في الخطة ، بالإضافة إلى التأكد من أن الأشخاص المعنيين سيكونون مستعدين للتصرف وفقًا للخطة عندما يكون لديهم ل.

بعض الأمثلة الملموسة لوضع الأمور في نصابها:

مثال 1: خطة طوارئ لمعرض خارجي

• المخاطر المحتملة: المطر
• من سيتأثر: العارضون والزوار والمنظمون وأعضاء الطاقم
• إجراء 1: تأمين عناصر المعرض
  • من سيتخذ الإجراء: أعضاء الطاقم في الموقع
  • التحضير: أغطية واقية من المطر لأكشاك العارضين ، والبريد الإلكتروني للعارضين مع توقعات الطقس قبل 3 أيام
• إجراء 2: توجيه الزوار إلى المناطق المحمية
  • من سيتخذ الإجراء: أفراد الطاقم في الموقع ، وحراس الأمن
  • الإعداد: ضع علامة على المناطق المخصصة كمناطق ممنوع وقوف السيارات ، وسترات مقاومة للماء للطاقم

مثال 2: خطة طوارئ لإلقاء خطاب لمجموعة كبيرة من الجمهور (زملاء العمل) دعاية

• المخاطر المحتملة: جهاز العرض أو الكمبيوتر لا يعمل
• من سيتأثر: أنا
• الإجراء: اكتب الخطوط العريضة والنقاط الرئيسية على السبورة البيضاء أثناء حديثي
  • من سيتخذ إجراءً: أنا
  • الإعداد: ملاحظات في نسخة ورقية ، 3 علامات ملونة ، نشرات مطبوعة

رصيد الصورة المميز: Flaticon عبر flaticon.com

المرجعي