11 نصيحة بسيطة لإدارة فعالة للبريد الإلكتروني

11 نصيحة بسيطة لإدارة فعالة للبريد الإلكتروني

كم من الوقت تقضيه في إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كل يوم؟ ساعة؟ 30 دقيقة؟ بضعة ساعات؟ ربما نصف يوم؟

بينما يهدف البريد الإلكتروني إلى تسهيل الاتصال ، أظن أنه يصبح أحيانًا أداة ذات نتائج عكسية لأننا نقضي الكثير من الوقت في إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك! على سبيل المثال ، فكر في هذه الحالات:



  • هل تستمر أحيانًا في النقر على صندوق الوارد الخاص بك ، على الرغم من أنك قمت بفحصه منذ 5 دقائق فقط؟
  • هل تقضي الكثير من الوقت في إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كل يوم ، مثل البحث في البريد القديم ، والفرز ، والتنظيم ، وحذف البريد القديم؟
  • هل غالبًا ما تجعل رسائل البريد الإلكتروني أولويتك الأولى بدلاً من إنجاز الأمور فعلاً؟
  • هل هناك أيام تقضي فيها وقتًا أطول في بريدك الوارد أكثر من القيام بالعمل المناسب؟

في نهاية اليوم ، يعد البريد الإلكتروني مجرد أداة لك لإنجاز مهامك. فيما يلي 11 نصيحة لتحسين إدارة بريدك الإلكتروني:

1. معالجة البريد الخاص بك مرة واحدة في اليوم

على الرغم من أنني أتحقق من بريدي عدة مرات في اليوم فقط لأكون في الحلقة (في حالة حدوث شيء غريب مثل تعطل موقع الويب الخاص بي ، أو إذا كان هناك طلب عاجل) ، فأنا لا أعالجها على الفور. أفعل ذلك مرة واحدة فقط في اليوم ، إما في بداية اليوم أو في المساء.





خصص فترة زمنية يومية لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا لم تنتهِ في خانة الوقت ، فتابع اليوم التالي. رتب الأولويات الأكثر أهمية واترك الباقي. (انظر # 2).

عندما يترك شخص ما تتركه يذهب

إذا كنت في وظيفة على مستوى العمل حيث تتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الحساسة للوقت ، فلا يزال بإمكانك وضع ذلك موضع التنفيذ. الهدف هو عدم السماح للبريد الإلكتروني بالمرور على حياتك. تذكر ، إنها أداة لمساعدتك على أداء عملك وليس العمل نفسه.دعاية



2. إعطاء الأولوية 20٪ رسائل البريد الإلكتروني ؛ تأجيل 80٪ منها

ليست كل رسائل البريد الإلكتروني هي نفسها. احب ال 80/20 القاعدة لأنه ينطبق على كل مجال من مجالات حياتنا. بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني. قاعدة 80/20 هي فكرة أن 20٪ من المدخلات مسؤولة عن 80٪ من المخرجات في أي موقف. ومن ثم ، لكي نكون فعالين ، يجب أن نركز على 20٪ من المدخلات التي تؤدي إلى 80٪ من المخرجات. وبالمثل ، يجب أن نركز على 20٪ من رسائل البريد الإلكتروني عالية القيمة التي تؤدي إلى أقصى قدر من الإنتاج.

20٪ من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي هي التي تمنحني الاختراق التالي في عملي. يمكن أن تكون طلبات إعلامية ومواقع للمقابلات وفرص للتواصل وقيادة أعمال وفرص للتحدث وأشياء أخرى تؤدي إلى تحقيق أهداف عملي بنسبة 20٪. تتضمن رسائل البريد الإلكتروني التي تبلغ 20٪ أيضًا الأشخاص الذين استثمروا في عملي ، مثل 1-1 تدريب العملاء والمشاركة في التحدث والقراء الذين اشتروا دوراتي ومنتجاتي. أخيرًا وليس آخرًا ، تقع المراسلات مع أصدقائي المقربين هنا أيضًا. كل شيء آخر يذهب إلى 80٪ بريد.

بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تبلغ 20٪ ، فأنا أعطيها أولوية كبيرة. عادةً ما أرد عليهم فورًا (خاصةً إذا استوفوا قاعدة الدقيقة الواحدة في رقم 9) ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسأصل إليهم في غضون 1-3 أيام. بالنسبة للبريد بنسبة 80٪ ، أستغرق وقتًا أطول للرد ، وأحيانًا لا أرد أيضًا (انظر النقطة رقم 4).



3. احصل على رد في مجلد XX يوم

ضع البريد الذي يحتاج إلى ردك في مجلد Reply by XX Day ، حيث XX هو يوم الأسبوع. خصص 3 أيام كل أسبوع للرد على رسائل البريد الإلكتروني - الثلاثاء والخميس والسبت. بهذه الطريقة لا أكون مضغوطًا للرد فورًا عندما أحصل على البريد. قرأته وأقره عقليًا وأفكر فيه حتى يحين وقت الرد (بمتوسط ​​3-8 أيام من استلام البريد).

4. أدرك أنك لست بحاجة إلى الرد على كل بريد

بغض النظر عن رأيك ، لست بحاجة إلى الرد على كل بريد. في بعض الأحيان ، لا يمكن اعتبار أي رد بعد فترة زمنية معينة ردًا في حد ذاته أيضًا.

لقد تلقيت عددًا كبيرًا من رسائل بريد القراء ، ولفترة من الوقت اعتدت الرد على كل بريد وارد. لم يفعل ذلك شيئًا من أجلي. سأقضي اليوم بأكمله في الرد على البريد ، وبحلول نهاية اليوم سأكون مستنزفًا وغير قادر على القيام بأي عمل حقيقي. ومن المثير للاهتمام ، إلى حد كبير ، أن كل البريد الذي أجب عليه إلى حد كبير لا أحصل على رد من أي نوع (ولا حتى إقرار أو شكر) ، حتى عندما أنشر أسئلة متابعة لمساعدتهم بشكل أكبر. أظن أن نصف رسائل البريد لا تتم قراءتها ، والنصف الآخر عبارة عن رسائل يرسلها الأشخاص باندفاع والردود لا تهم حقًا. في كلتا الحالتين ، أدركت أنه من الأكثر فاعلية استخدام الوقت في مهام أكثر قيمة ، مثل العمل على منتجات ذات قيمة عالية وغنية بالمحتوى ، ودعم عملاء التدريب 1-1 ، والمشاريع الجديدة وكتابة مقالات جديدة.دعاية

لا تشدد كثيرًا بشأن الرد على كل بريد. رد إذا كان ذلك مفيدًا ، ولكن إذا كانت تكاليف الرد لا تفوق الفوائد ، فربما لا يستحق الأمر القلق بشأن ذلك. فقط دعها تسير وستنتهي الأمور بمرور الوقت.

5. قم بإنشاء ردود نموذجية إذا كنت ترسل ردودًا مماثلة في كثير من الأحيان

إذا نظرت في مجلد المرسل ، ستجد على الأرجح اتجاهًا في الأشياء التي ترد عليها. يمكن عادةً تصنيف البريد الذي أتلقاه على موقعي في إحدى الفئات القليلة (1) التعليقات / شكرًا لك عبر البريد (2) 1-1 تدريب (3) طلبات مراجعة الكتب / المنتجات (4) استفسارات التحدث (5) أخرى . بالنسبة إلى (1) و (2) ، أستخدم القوالب التي كتبتها مسبقًا والتي أستخدمها في ردودي. أثناء الرد ، سأخصصها وفقًا لاحتياجات البريد الأصلي. لقد وفر هذا لي قدرًا كبيرًا من الوقت ، مقارنةً بالماضي عندما كنت أكتب رسائل البريد الإلكتروني من البداية.

6. اقرأ فقط رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة

أشترك في العديد من النشرات الإخبارية - مثل النشرات المتعلقة باللياقة البدنية والمساعدة الذاتية والتدوين والأعمال ، لكني لا أقرأ جميع رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها. أنا لا أحذفها أيضًا ، لأنني أعرف أن لديهم معلومات قيمة. بدلاً من ذلك ، قمت بتعيين gmail لأرشفتهم تلقائيًا في تصنيفات (مجلدات) مختلفة. يتم أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في مجلد التدوين ، ويتم أرشفة رسائل اللياقة البدنية في مجلد الصحة واللياقة البدنية ، وما إلى ذلك. اعتبارًا من الآن ، لدي حوالي 30 مجلدًا. أقرأها فقط عندما أريد الحصول على مزيد من المعلومات حول هذا الموضوع.

لست بحاجة إلى قراءة كل بريد وارد. اختر وحدد ما يناسبك.

7. نظم رسائلك الإلكترونية في فئات

المجلدات (أو الملصقات ، إذا كنت تستخدم gmail) موجودة لمساعدتك في تنظيم رسائل البريد الخاصة بك.

أولاً ، استخدم نظام تسمية ملائم لما تفعله. إذا كانت أكبر أولوياتك الآن ، على سبيل المثال ، (1) كتابة كتاب و (2) فقدان الوزن ، فقم بتسمية مجلداتك على هذا النحو.دعاية

ثانيًا ، استخدم هيكل التسلسل الهرمي. مجلدات المستوى الأول مخصصة للفئات الكبيرة ، ومجلدات المستوى الثاني مخصصة للفئات الفرعية ، وهكذا. على سبيل المثال ، لدي Admin كمجلد المستوى الأول ، والنسخ الاحتياطي ، والمحاسبة ، والحسابات ، وما إلى ذلك كمجلدات المستوى الثاني. إذا لزم الأمر ، لدي مجلدات من المستوى الثالث لتقسيمها بشكل أكبر. يحتوي Gmail على وظيفة إضافية تتيح لك استخدام تصنيفات طبقات مختلفة (الإعدادات> الميزات الاختبارية> التصنيفات المتداخلة)

استخدام عوامل التصفية (# 8) لتنظيم البريد تلقائيًا في مجلدات يعمل على العجائب.

8. استخدم المرشحات

الفلاتر هي أدوات تساعدك على فرز البريد تلقائيًا عندما يصل إلى بريدك. هناك شيئان أساسيان مطلوبان لعامل التصفية - (1) المصطلح الذي يجب البحث عنه (2) الإجراء المطلوب تطبيقه في حالة مطابقة المصطلح. اعتبارًا من الآن ، يحتوي gmail الخاص بي على حوالي 20 مرشحًا مختلفًا تم إعدادها لعناوين بريد إلكتروني مختلفة وعناوين موضوعات ونص أساسي وغير ذلك. اعتمادًا على نوع المرشح ، سيتم فرز البريد تلقائيًا في مجلد / مؤرشف. هذا يقلل من مقدار الإجراءات الإدارية التي يتعين علي القيام بها.

كيف تنام في المطار

إليك الفيديو التعليمي الذي أشارك فيه كيف أقوم بإعداد عوامل تصفية البريد الإلكتروني الخاصة بي للوصول إلى البريد الوارد صفر: 3 نصائح بسيطة للوصول إلى Inbox Zero باستخدام عوامل تصفية البريد الإلكتروني [فيديو تعليمي]

9. استخدم قاعدة الدقيقة الواحدة عند الرد

إذا استغرق الرد خلال دقيقة واحدة ، فقم بالرد عليه فورًا وأرشفته. لا تدعه يجلس في صندوق البريد الخاص بك للأعمار. سيتطلب الأمر المزيد من الجهد لترك الأمر يحوم حول عقلك ويتم تذكيرك باستمرار بأنك بحاجة إلى الرد. فقط تأكد من الالتزام بالإطار الزمني المحدد بدقيقة واحدة عند الرد حتى لا يستغرق وقتًا أطول مما هو مطلوب. يساعدني هذا في مسح مجموعة كبيرة من البريد في فترة زمنية قصيرة.

10. تعيين حد للوقت الذي تقضيه في البريد الوارد

بعد قاعدة الدقيقة الواحدة ، حدد الوقت الإجمالي الذي تقضيه في بريدك الوارد. في المرة القادمة التي تتحقق فيها من بريدك ، وقت نفسك . تعرف على الوقت الذي تستغرقه في معالجة البريد وقراءته والرد عليه وفرزه. ثم اسأل نفسك عن مقدار الوقت الذي تم إنفاقه جيدًا. الاحتمالات هي أن معظم ذلك لم يخدم أي غرض على الإطلاق.دعاية

في بعض الأحيان ، ستتلقى رسائل بريد إلكتروني طويلة بشكل مثير للقلق. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني هذه ، افحصها وتحقق مما إذا كان هناك أي شيء ذي صلة بك ، ثم قم بمعالجتها وفقًا لذلك. قم بالرد إذا لزم الأمر (واستخدم قاعدة الدقيقة الواحدة) ؛ أرشفته إذا كنت لا تخطط للرد. إذا كنت سترد ، فلا تشعر بالحاجة إلى العودة برسالة بريد طويلة لمجرد أن الشخص كتب بريدًا طويلاً. آخر شيء تريده هو تبادل المقالات عبر البريد الإلكتروني ، والذي سيؤدي عن غير قصد إلى الوقوع في ثقب أسود للبريد الإلكتروني. قم بتسجيل الدخول إلى بريدك الوارد ، وافعل ما تريد القيام به ، ثم اخرج بعد ذلك مباشرة.

11. (بلا رحمة) إلغاء الاشتراك من الأشياء التي لا تقرأها

أثناء تجوالك حول الويب ، من المحتمل أن تقوم بالتسجيل للحصول على حصة عادلة من الرسائل الإخبارية وتتغذى على الاندفاع الذي تفقد الاهتمام به بعد ذلك. إذا وجدت نفسك تحذف البريد من اشتراكاتك بشكل متكرر ، فهذا دليل على أنه يجب عليك إلغاء الاشتراك على الفور.

احصل على نسخة البيان من هذه المقالة: [البيان] 11 نصائح لإدارة البريد الإلكتروني الفعالة

المقالة الأصلية: 11 نصيحة بسيطة لإدارة فعالة للبريد الإلكتروني | التميز الشخصي

رصيد الصورة المميز: سيدة أعمال ترسم مظروف بريد إلكتروني عبر shutterstock.com