حتى بعد ظهور وسائل التواصل الاجتماعي والتحسينات في الرسائل النصية ، لا يزال البريد الإلكتروني هو طريقة الاتصال التي لا تزال سائدة في المجال المهني. إن القدرة على إعطاء التوجيه ، وإخماد الحرائق ، والمزيد دون مواجهة وجه لوجه قد مكّنت العديد من الشركات من استخدام البريد الإلكتروني كأداة إنتاجية. ومع ذلك ، هناك أوقات يخرج فيها الاحتراف عن النافذة ، وتنسى قواعد الإتيكيت. اليوم ، سنلقي نظرة على 27 نصيحة حول آداب التعامل مع البريد الإلكتروني لمتخصصي الأعمال.

1. التحية والتوديع

أنا لا أبدأ بريدًا إلكترونيًا بالمحتويات أبدًا. يبدأ البريد الإلكتروني دائمًا بمقدمة صوتية أو باسم المستلم. هذا ، في البداية ، سيعلمهم مع من يتحدثون. عندما تبدأ بالاعتراف بهم بالاسم (على سبيل المثال ، مرحبًا ، جون دو) ، ستخبرهم بمن تنوي التحدث معه. عندما تنتهي من رسالة بريد إلكتروني ، أنهي دائمًا بقول 'شكرًا أو تحياتي' ، لممارسة آداب السلوك والاحترام.

2. تعرف متى تتصل

لا يجب أن تتم جميع الاتصالات عبر البريد الإلكتروني. بمجرد أن تبدأ المحادثة في ذكر التفاصيل ، قد يكون من الحكمة تحديد موعد لمكالمة هاتفية - وهذا يمكن أن يمنع سوء الفهم ويمكن أن يسرع من مراسلاتك. إنه أمر محترم أيضًا أن تلتقط الهاتف عند إلغاء اجتماع مجدول عبر البريد الإلكتروني.

3. اهتم بعلامات الترقيم

الاحتراف ينطوي على معرفة كيفية التعامل مع علامات الترقيم الخاصة بك. في مراسلات البريد الإلكتروني القياسية ، يجب عليك استخدام فترات وعلامات استفهام في حوالي 95٪ من الوقت. اترك علامات التعجب عندما تكون محادثتك فاترة وتكون على دراية بالمتلقي.

4. الساعة تدق

عند التعامل مع الأعمال التجارية ، لا تجعلهم ينتظرون أبدًا. كما يقول المثل ، الوقت هو المال. يجب ألا تدع المستلم ينتظر أكثر من يومين لردك. تمامًا مثل مكالمة هاتفية ، يمكن أن يؤدي انتظار رسالة بريد إلكتروني إلى تعطيل التقدم في أي مشروع تحاول تأسيسه. بعد كل شيء ، أليس هذا هو السبب في أنك تراسل بريدًا إلكترونيًا ولا تستخدم البريد العادي؟

5. اكتبها بشكل صحيح

يجب أن تكون القواعد النحوية والإملائية اعتبارين عند إرسال بريد إلكتروني في بيئة مهنية. على الرغم من أن المحتوى هو نجمة البريد الإلكتروني ، إلا أن ضمان التحقق من القواعد النحوية يسمح لمعارف العمل بمعرفة أنك تأخذ المحادثة على محمل الجد. معظم عملاء البريد الإلكتروني لديهم تدقيق إملائي ونحوي ، لذا استخدمهم!دعاية

6. النظر في ثقافة الشركة

لنكن صادقين - بينما يجب أن تكون القواعد والنبرة احترافية ، لا يزال يتعين علينا التفكير في الشركات التي نتواصل معها. ستكون رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل الداخلي بين الشركات الأكثر استرخاءً بالطبع مختلفة بعض الشيء عن ، دعنا نقول ، البيت الأبيض. أثناء التفكير في القواعد النحوية ، استمر في إضفاء أجواء ودودة أثناء إرسال بريد إلكتروني.

7. هندسة سطر الموضوع المثالي

أول شيء يراه المستلم هو سطر الموضوع. بصراحة ، سوف يميزون أهمية البريد الإلكتروني عن طريق سطر الموضوع قبل قراءة محتوياته. تأكد من أنك تترك انطباعًا رائعًا من خلال الانتباه إلى استخدام الأحرف الكبيرة والإيجاز والدقة.

8. الرد مقابل الرد على الكل

ليس هناك ما هو أكثر إحراجًا من إرسال بريد إلكتروني جماعي لمتلقي واحد فقط. هذه نتيجة بريد إلكتروني بدأ بعدة مستلمين. عند الرد ، سيكون لديك خيار الرد - الذي يرسل عبر البريد الإلكتروني إلى المرسل - أو خيار الرد على الكل ، والذي يرسل رسالتك إلى كل شخص تم إرسال الرسالة الأصلية إليه. تحقق مرة أخرى قبل الإرسال ، أو ستأسف.

9. النظر في خصوصية الآخرين

ستكون هناك حالات يتعين عليك فيها إرسال رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالعمل إلى عدة مستلمين قد لا يعرفون بعضهم البعض. تتم إضافة عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم إلى قسم إلى: في متوسط ​​رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن في رسائل البريد الإلكتروني المتعددة للمستلمين ، يجب إضافة العناوين إلى قسم نسخة مخفية الوجهة أو نسخة كربونية عمياء ، لمنع الآخرين من عرض عناوين المستلمين.

10. تفصيل التوقيع

على عكس الترحيب أو الإرسال ، يُضاف توقيع البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى أسفل الرسالة ، حيث يمكنك إضافة سيرة ذاتية صغيرة ومعلومات الاتصال. لا يحل هذا محل التحية الجيدة ، ولكنه يسمح لأحد المعارف الجدد بمعرفة المزيد عنك ومعرفة مكان الاتصال بك.

11. اذهب في وضع الإجازة

عدة مرات في السنة ، أثناء الإجازة ، أجد نفسي عادةً منفصلاً عن بريدي الإلكتروني. كما هو موضح في النصيحة رقم 4 ، يعتبر الوقت جوهريًا ، ومن الوقاحة ترك رسالة بريد إلكتروني في بريدك الوارد دون إجابة. لتنبيه الأفراد بغيابي ، أضفت مجيبًا آليًا (من خلال Gmail ، ولكنه متاح أيضًا للعملاء الآخرين) يذكر سبب رحيلي ومتى سأعود.دعاية

12. كن على دراية بالروابط

اكتشف المتسللون طرقًا لإضافة فيروسات وبرامج ضارة إلى المرفقات والروابط. عند إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني ، تأكد من أن الروابط والمرفقات آمنة. أيضًا ، قلل عدد الرسائل المتسلسلة التي تعيد توجيهها ولا ترسل أيًا من مستلم غير معروف.

13. قم بإنشاء TL: DR Summary

TL: DR هو اختصار يشير إلى طويل جدًا ، لم تتم قراءته. إنها صريحة تمامًا كما هو الحال بالنسبة للعديد من معارف الأعمال المشغولين الذين هم ببساطة مشغولون جدًا بحيث لا يمكنهم قراءة محادثات البريد الإلكتروني الطويلة. لهذا السبب ، عند إعادة التوجيه أو بشكل دوري عند الرد على المحادثات ، لخص النقاط السابقة في الرموز النقطية لإبقاء المستلمين على اطلاع دائم بمحتويات البريد الإلكتروني.

14. نصيحة البحث عن وظيفة: السيرة الذاتية وخطاب التغطية

عند البحث عن وظيفة ، فإن آداب البريد الإلكتروني لها أهمية قصوى. عند الرد على لوحة الوظائف ، تأكد دائمًا من تضمين سيرتك الذاتية وخطاب التغطية. بشكل افتراضي ، يجب أن تكون هذه مرفقات ما لم تكن ضدها صراحة.

15. اسأل قبل الإرفاق

السبب الذي يجعل الشركات لا تحب المرفقات الكبيرة هو أن الشركات تحصل على مساحة تخزين محددة تدفع مقابلها. مرفقك الكبير يلتهم بدل التخزين الخاص بهم. قبل إرسال مرفقات كبيرة أو متعددة ، اطلب دائمًا الإذن من المستلم.

16. متى تكون السخرية مناسبة؟

المفارقة هي شكل شائع من الكوميديا ​​لمعظم الناس. ومع ذلك ، في بيئة العمل ، يجب أن تخجل منه. السخرية في أي شكل مكتوب يمكن أن يساء فهمها في أحسن الأحوال ، وفي أسوأ الأحوال يمكن اعتبارها مسيئة. احفظ السخرية من رسائل البريد الإلكتروني داخل شركتك.

17. أعد التفكير في الخط الخاص بك

البريد الإلكتروني للشركة ليس عرضًا تقديميًا باستخدام PowerPoint من مشروع اللغة الإنجليزية للصف السادس: اترك الخطوط الفاخرة لوقت آخر. لا يقتصر الأمر على كونها غير مهنية فحسب ، بل قد لا تمتلك بعض الشركات عملاء البريد الإلكتروني الذين يمكنهم تقديم مثل هذه الخطوط. علاوة على ذلك ، من يريد قراءة الخط الإدواردي على أي حال؟دعاية

خطوط احترافية للاستخدام

• تايمز نيو رومان
• جورجيا
• شرفة
• اريال
• هيلفيتيكا
• الكوادر

18. المستندات مفتوحة للجميع

يمكن أن تمنع أنواع الملفات الغامضة الشركات من أن تتمكن من فتح المرفقات التي ترسلها ، مما قد يؤدي إلى إبطاء العمليات التجارية والمشاريع. اترك أنواع ملفات المرفقات لملفات PDF أو .doc أو .txt أو .jpeg. عادة ما تكون ذات حجم معقول ويمكن فتحها على معظم الأجهزة وأنظمة التشغيل.

19. فصل العمل عن اللعب

ليس من الحكمة استخدام البريد الإلكتروني لشركتك لإرسال رسائل شخصية إلى الأصدقاء والأقارب. استخدم البريد الإلكتروني الخاص بالعمل للزملاء والمعارف التجارية فقط ، لسببين: الحفاظ على الطبيعة المهنية لصندوق الوارد الخاص بك ، والحد من الإسراف في استخدام مساحة تخزين البريد الإلكتروني.

20. تأكد من عدم وضع بريدك الإلكتروني في المهملات

إذا لم تكن قد تلقيت ردًا من جهاز استقبال ، فمن المحتمل أنه مشغول. الاستفسار عما إذا كانوا قد تلقوا رسالتك أم لا قد يزيد الأمر سوءًا ، ولكن هناك أوقات تكون فيها رسائل البريد الإلكتروني وثيقة الصلة بالموضوع. انتظر من أسبوع إلى أسبوع ونصف إذا سمح الوقت بذلك ، وإذا لم يكن لديك رد بعد ، فاتصل بهم أو أرسل بريدًا إلكترونيًا آخر.

21. اجعل نواياك واضحة

عندما يكون لدى المستلمين دقيقة أو دقيقتان فقط لقراءة بريد إلكتروني ، يجب أن تجعل رسالتك موجزة وموجزة قدر الإمكان. قدم مخططًا تفصيليًا في بداية البريد الإلكتروني لما تتوقعه من المستلم قبل التعمق قليلاً.

22. ربط البريد الإلكتروني بهاتفك

لمنع المستلمين من الانتظار ، قم بتوصيل البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بهاتفك للتأكد من قدرتك على الرد عليهم في الوقت المناسب. في إعدادات معظم الهواتف الذكية ، يمكنك ضبط توقيعك.دعاية

23. اختصارات الشركة الداخلية

في حين أن الاختصارات غير حكيمة للمعارف الجديدة ، فإن إنشاء اختصارات الشركة بين زملاء العمل يمكن أن يكون طريقة ذكية لضمان فهمهم لأهمية الرسالة أو القصد منها. يمكن أن تسمح الاختصارات مثل NRN (No Reply Needed) للزملاء بمعرفة الرسائل العاجلة وما يمكن أن ينتظر.

24. تمديد ما هو موجود في البريد الإلكتروني

من السهل إلقاء اللوم على نسيان أو سوء فهم طلب اجتماع مقدم عبر رسالة بريد إلكتروني. معظم عملاء البريد الإلكتروني ليس لديهم أنظمة إنذار. هذا يعني أنه يقع على عاتقك مسؤولية تطبيق ما هو ملائم خارج البريد الوارد (إنشاء تنبيهات تقويم للاجتماعات ، وما إلى ذلك) لتكون منتجًا.

25. النظر في الفروق الزمنية

قد يكون من المزعج طلب مكالمة أو اجتماع عبر البريد الإلكتروني وعدم الرد في الوقت المناسب. ومع ذلك ، من الضروري التأكد من أن هذا لا يرجع إلى اختلافات المنطقة الزمنية. إذا كنت تطلب مكالمة من أحد معارفك في أستراليا وكنت في نيويورك ، فتأكد من حل الاختلافات في المنطقة الزمنية.

26. تحقق من التقويم الخاص بك

لمنع إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا غير الضرورية ، من الحكمة أن تضع في اعتبارك التقاليد والأعياد في ثقافة أو دين المتلقي. إذا كنت في بلد لا يحتفل فيه بعيد الميلاد على نطاق واسع ، فقد لا يكون من الحكمة تحديد موعد لاجتماع في 24 كانون الأول (ديسمبر) عندما يكون باقي موقعك في العمل كالمعتاد.

27. إبلاغ الموظفين على آداب السلوك

من الجيد والمذهل أن تتبع كل نصائح آداب البريد الإلكتروني هذه بنفسك ، ولكن إذا كنت الشخص الوحيد الذي يتابعها ، فلا يزال ذلك يعطي لشركتك صورة سيئة. شارك نصائح قيمة حول آداب البريد الإلكتروني مع زملائك في العمل لضمان الحفاظ على اسم النشاط التجاري سليمًا.

أخبرنا في التعليقات أدناه عن لحظة تركت فيها آداب البريد الإلكتروني انطباعًا جيدًا على المستلم. أخبرنا أيضًا عندما تم التخلص من آداب البريد الإلكتروني ونتائجها.دعاية