من الآمن أن نقول إن كل شركة تريد تشغيل مكاتبها بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. أي أن الفكرة هي تقديم أكثر وأفضل المنتجات والخدمات بأقل تكلفة. من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها المسؤولون الخلط بين الجودة والكمية.

سواء كنت قد واجهت مهمة تحسين الكفاءة الإجمالية للشركة ، أو إذا كنت تريد فقط معرفة ما يمكنك تحسينه ، فإن النصائح التالية ستساعدك بالتأكيد. فيما يلي عدة طرق لتبسيط كفاءة أي شركة مع تحسين الجودة.

1. تعزيز ثقافة الاتصال المفتوح

إذا كانت شركتك قد نفذت سياسة الباب المفتوح ، فأنت بالفعل في الاتجاه الصحيح. هذه بداية رائعة ، لكن فكر في المضي قدمًا فيها. في كثير من الأحيان ، ينتهي الأمر بسياسات الباب المفتوح إلى أن تكون إدخالات فارغة ونادراً ما تستخدم في كتيبات الموظفين. عادة ما يتم تقشيرها في أحسن الأحوال في اليوم الأول من العمل. قم بإنشاء ثقافة تواصل حقيقي مفتوح ، وسوف تتحسن الإنتاجية كنتيجة لزيادة الروح المعنوية للمكتب.

تشجيع التواصل والتعاون والتغذية الراجعة بين الإدارات ، وكذلك بين الإدارة والموظفين. سيؤدي ذلك إلى إضفاء الحيوية على تدفق الأفكار ، مما يؤدي إلى فريق أكثر إنتاجية بشكل عام.دعاية

2. تطبيق الأجهزة المحمولة الذكية

تعد الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية والأجهزة الذكية الأخرى خطوة فعالة بشكل استثنائي نحو تحسين الإنتاجية. زود موظفي المبيعات بالهواتف الذكية لمساعدتهم على البقاء على اتصال بالمكتب عبر الهاتف ورسائل البريد الإلكتروني أثناء تواجدهم في مكالمات البيع. تمنحهم الأجهزة اللوحية القدرة على إنشاء العروض التقديمية وتعديلها أثناء التنقل ، وهناك عدد لا يحصى من التطبيقات المتاحة على كلا الجهازين المصممة لتحسين الإنتاجية من خلال المساعدة في دمج المهام وتحديد أولوياتها.

عندما تقوم بتنفيذ ملف نظام إدارة الأجهزة المحمولة الذكية ، ستضع شركتك على المسار السريع نحو إجراءات أكثر فعالية. سيؤدي هذا (بدوره) إلى توفير تجربة ذات جودة أفضل للعملاء والموظفين على حدٍ سواء ، مما يؤدي إلى تحقيق أرباح أقوى.

3. احتضان التعليقات

موظفيك لديهم آراء. شجع الشركة بأكملها على تبني الملاحظات ، الإيجابية والسلبية على حد سواء من خلال إنشاء منفذ لها. من الجيد تعيين مركز عام في المبنى للموظفين للتواصل وتقديم اقتراحات بشأن الشركة. يختار الكثيرون القيام بذلك من خلال موقع ويب محدد يتمحور حول قضايا الموارد البشرية ، ويعمل كمتجر شامل للقضايا والتحديثات المتعلقة بالعمل.

بالنسبة للشركات الناشئة والشركات الصغيرة ، فإن النهج الشخصي - وبأسعار معقولة - لذلك هو عقد اجتماعات أسبوعية أو شهرية لمشاركة الأفكار. يمكنك أيضًا استخدام لوحة إعلانات في جزء مركزي من المكتب كمكان لمشاركة الأفكار.دعاية

4. احصل على تحديث للتكنولوجيا

ألق نظرة حول مكتبك الرئيسي. هل يكتب موظفوك على شاشات عمرها 10 سنوات متصلة بأجهزة كمبيوتر قديمة؟ سيبدو الأمر بلا شك كتكلفة كبيرة للوهلة الأولى ، لكن تحديث أجهزة الكمبيوتر والبرامج الخاصة بالموظفين بشكل دوري أمر لا بد منه. يعتبر العامل الأساسي للإنتاجية هو السرعة ، يجب أن يكون تزويد أجهزة الكمبيوتر المكتبية بالبرامج والأجهزة التي يتم تشغيلها بكفاءة هو أول شيء تقوم بتحسينه.

قد تتمكن من الحصول على ترقية بسيطة لمحرك الأقراص الثابتة أو زيادة ذاكرة الوصول العشوائي ، ولكن ستحتاج أجهزة الكمبيوتر هذه إلى صيانة دورية ، وبعض الاهتمام المتعمق كل بضع سنوات. إذا مر أكثر من ستة ، فقد حان الوقت لترقية النظام بالكامل.

5. استشر المعايير المريحة

هل قمت بتحليل مساحات عمل الموظفين للمعايير المريحة؟ من المؤكد أنه سيكون من مصلحتك أن تدقق في المعايير المريحة و تثقيف الموظفين حول الأساسيات . أحضر محترفًا وعقد ندوة لملء المعايير. إذا لم يكن ذلك في الميزانية ، فثقف نفسك بشأن النقاط الرئيسية ، وتأكد من الاهتمام بشريان الحياة لشركتك في هذا الجانب.دعاية

إمداد الموظفين بأجهزة مكتبية تتوافق مع هذه المعايير ، مثل الكراسي ومساند القدم ولوحات المفاتيح. لا تنظر إلى هذا على أنه نفقة ؛ بدلاً من ذلك ، فهو استثمار سيحقق عوائد مربحة على الأرجح من خلال زيادة إنتاجية الموظف وتقليل مطالبات تعويض العمال.

6. تبسيط جهود التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي

أثبتت وسائل التواصل الاجتماعي أنها واحدة من أكثر أدوات التسويق المتاحة هذه الأيام قابلية للتطبيق. إنه بالتأكيد موضوع ساخن ، ولا ينبغي تجاهله. يعد استخدام هذه المنصات للترويج لعملك أمرًا في غاية الأهمية ، ولكن في الحقيقة لا ينبغي أن يكون مصدر قلق كبير للوقت. يجب أن تكون ساعات قليلة موزعة كل أسبوع كافية لمواكبة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي للشركة العادية.

تفضل لنفسك وحث منسق وسائل التواصل الاجتماعي على الاستفادة منها تبسيط التطبيقات مثل HootSuite و Sprout Social و MarketMeSuite. تجمع هذه البرامج بين حسابات الشبكات الاجتماعية في لوحة تحكم واحدة مريحة ، مما يسهل التحكم في كل منها ونشرها في الوقت المناسب.

7. تحليل عمليات الموظف

قم بإجراء استطلاع رأي لموظفيك الحاليين لقياس كفاءتهم الإجمالية. اطلب من المشرفين المباشرين قضاء ساعة أو نحو ذلك مع كل قسم لتحديد كيفية تعامل كل فريق مع المهام الفردية. ثم قابل هؤلاء المشرفين لمقارنة الملاحظات ومناقشة ما إذا كانت هناك طريقة أسرع وأكثر فاعلية للقيام بالأشياء.دعاية

سيتم تعزيز هذا النشاط بشكل كبير من خلال ممارسات الاتصال المتزايدة المذكورة سابقًا. عندما يتعاون الجميع بهذه الطريقة ، يتم إنجاز المزيد من العمل. كمكافأة إضافية ، هناك شعور أكبر بالملكية عندما يكون الموظفون قادرين على المشاركة في تعديل الإجراءات.

8. تحديد أهداف قابلة للتحقيق

بمجرد إجراء كل هذه التعديلات والتغييرات ، حان الوقت لتحديد بعض الأهداف الواقعية. حدد أهدافًا شاملة وواسعة للشركة بأكملها ، ثم اعمل مع رؤساء الأقسام لتحديد الأهداف التي يجب تحديدها لكل قسم ، وأخيرًا ، لكل موظف.

سيوفر تحديد أهداف واقعية وملموسة بهذه الطريقة الدافع الذي تمس الحاجة إليه. لإكمال هذه العملية برمتها ، بمجرد تحقيق هذه الأهداف ، خطط لنشاط على مستوى الشركة مثل الحفل المشترك ، حيث يمكن للجميع الاسترخاء والاستمتاع بصحبة بعضهم البعض ، أثناء الاحتفال بنجاحهم.

يمكن أن تكون مهمة تحسين كفاءة الشركة مهمة شاقة بالتأكيد. لا تخافوا من فداحة الوضع. بدلاً من ذلك ، ضع في اعتبارك أن هذه فرصة لجعل شركتك شركة يرغب أي شخص في العمل بها ، وجعلها أكثر كفاءة في نفس الوقت.