هل تستغرق وقتا طويلا لحل مشاكل العمل أو العمل؟ قد يكون الوقت قد حان لتعلم كيفية استخدام 5 أسباب لتبسيط العملية.

ربما تعتقد أنك بحاجة إلى معرفة 1000 تقنية لحل المشكلات بشكل أسرع. الحقيقة أنه لا توجد طريقة واحدة يمكنها حل جميع مشاكلك. لكن على الرغم من هذا الواقع ، لا يزال بإمكانك حل معظم مشاكلك بطريقة فعالة.

كيف؟ من خلال الاستفادة من تقنية 5 Whys من Sakichi Toyoda. استخدمت Toyoda هذه التقنية لنظام إنتاج Toyota ، ولكن يمكنك تطبيقها على معظم مشاكلك^[1]. لذا ، توقف عن محاولة حفظ عشرات التقنيات واستعد للعمل بشكل أكثر ذكاءً!

جدول المحتويات

1. ما هي طريقة 5 أسباب؟
2. كيف تسأل 5 أسباب بكفاءة
3. مثال على أسباب 5
4. متى 5 أسباب لا تعمل؟
5. الخط السفلي
6. المزيد من تقنيات حل المشكلات

ما هي طريقة 5 أسباب؟

باستخدام تقنية 5 Whys ، عليك طرح 5 أسئلة.

بسيط ، أليس كذلك؟ عندما تواجه مشكلة ، اسأل عما قد يكون ساهم في النتائج الحالية. ثم ، استمر في السؤال 5 مرات ، أوحتى تصل إلى السبب الجذري.

كيف تعرف أن هذه التقنية تعمل؟ حسنًا ، نجحت Toyota في تنفيذ هذه التقنية لتحسين خط التجميع الخاص بها. تخيل الآن ما يمكنه فعله لمساعدتك في حل المشكلات الشائعة^[2]!

عملية 5 Whys ليست معقدة ، ولكنها ستستغرق بعض الوقت لتعتاد عليها. إذا كنت مثل معظم الأشخاص ، فأنت تميل إلى القفز إلى إيجاد الحلول عند حل المشكلات. بدلاً من ذلك ، ابدأ بطرح سؤال واحد في كل مرة تواجه فيها مشكلة.

يمكن أن يكون لأي شيء بسيط مثل أن تكون عالقًا في حركة المرور. في هذه الحالة ، سيكون سؤالك الأول هو لماذا لم تتجنب حركة المرور. اطرح سؤالاً واحداً لجميع مشاكلك ، واستمر في إضافة المزيد حتى تطرح 5 بشكل افتراضي.دعاية

في النهاية ، ستعرف متى تسأل 5 أسباب وتجد سببًا جذريًا لمعظم مشاكلك. لكن ليس عليك دائمًا العمل بمفردك. عندما تتعامل مع مواضيع غير مألوفة ، اعمل مع أعضاء الفريق لتبادل الأفكار حول الإجابات.

إذا كنت تريد أن تعرف كيف تكون لاعبًا جماعيًا رائعًا ، تحقق من ذلك هذه المقالة .

على سبيل المثال ، إذا كنت تحاول استكشاف أخطاء حملة تسويقية سيئة لنشاطك التجاري وإصلاحها ، فاعمل مع فريق التسويق لإيجاد حل. بصفتك صاحب عمل ، سترتدي العديد من القبعات ولكنك لن تتمكن من العثور على السبب الجذري لمعظم مشاكلك بمفردك.

كيف تسأل 5 أسباب بكفاءة

قبل أن تبدأ في طرح الأسئلة الخمس ، عليك الاستعداد للحصول على أفضل النتائج. إليك عملية التدفق لحل مشكلة العالم الحقيقي:

1. احصل على الموارد الصحيحة

أنت لا تعرف ما لا تعرفه. لذا ، قم بجمع المعلومات من خلال الكتب والموارد عبر الإنترنت قبل حل المشكلة. ستجد نفسك تبحث كثيرًا عن مواضيع لست على دراية بها.

إذا لم تكن مستعدًا ، فستقتصر على سبب جذري غير فعال.

يمكنك أيضًا أن تحيط نفسك بأشخاص متخصصين في مجالات معينة. بهذه الطريقة يمكنك العمل مع مجموعتك للعثور على أفضل سبب جذري للمشكلة.

هدفك هنا هو الشعور بالراحة تجاه الأسئلة التي تتعامل معها. تجنب الإجابة عن الأسئلة التي لست متأكدًا منها لأنه من المرجح أن ينتهي بك الأمر إلى سبب جذري سيء.

2. فهم المشكلة

قبل أن تحل أي مشكلة ، من المهم أن تعرف طبيعة المشكلة التي تحلها. سيساعدك هذا على تجنب العثور على سبب جذري غير ذي صلة.دعاية

عند تحديد المشكلة ، ستتجنب أيضًا الارتباك عند العمل مع الفرق. على سبيل المثال ، عند العمل في فرق ، غالبًا ما يكون من السهل افتراض أن الجميع يعملون على نفس المشكلة. ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا ويمكن أن يتسبب في عمل الفرق لحل مشكلتين مختلفتين.

3. اطرح أول 5 أسئلة

بمجرد قضاء الوقت الكافي في التحضير ، اطرح سؤالك الأول. بدلًا من تقديم إجابات سريعة ، اطرح أفكارًا حول الإجابات التي ستجلب لك أكبر قيمة. يعتمد كل سؤال على سلفه ، لذا أعط إجابات ذات مغزى.

القاعدة الأساسية هنا هي تكرار السبب خمس مرات حتى تعثر على السبب الجذري المحتمل. عادةً ما تكون 5 أسئلة أو أقل كافية لحل المشكلات الأكثر شيوعًا ، ولكن لا تقصر نفسك على 5 أسئلة إذا كان من الضروري حقًا طرح المزيد.

بدلاً من ذلك ، استمر في طرح الأسئلة حتى لا تتمكن من ذلك.

4. البحث عن السبب الجذري الخاص بك

الهدف الرئيسي من استخدام إطار عمل 5 Whys هو الحصول على سبب جذري للمشكلة التي تواجهها.يجب أن تتوصل إلى إجابة تساعدك على فهم متى ولماذا تحدث المشكلة.

يتم استخدامه أيضًا لمعالجة المشكلات عالية المستوى بحيث يمكنك تتبع تقدمك بعد ذلك. من خلال معالجة المشكلات عالية المستوى ، ستحل المشكلات بشكل أسرع قبل معالجة السبب الجذري.

مثال على أسباب 5

يعد التعرف على إطار عمل 5 Whys أمرًا رائعًا ، ولكن وجود أمثلة من العالم الحقيقي أفضل. إليك مثال يمكنك استخدامه كنموذج عند حل مشاكل العالم الحقيقي:

مشكلة: لم يعاود أصحاب العمل الاتصال بي لإجراء مقابلة خلال الأشهر الثلاثة الماضية

• السؤال رقم 1 : لماذا هو بلدي سيرة ذاتية لا يلحظ أصحاب العمل؟
  لأنها عامة جدًا ولا تظهر أي مهارات خاصة للأدوار التي تتقدم إليها.
• السؤال 2: لماذا سيرتي الذاتية عامة جدا؟
  لأنني أريده أن يجذب العديد من المهن.
• السؤال 3: لماذا أرغب في التقدم للعديد من المهن؟
  لأنني أريد زيادة فرصي في التوظيف.
• السؤال 4: لماذا قد يؤدي التقدم إلى العديد من المهن إلى زيادة احتمالات الحصول على وظيفة؟
  لأنني لن أقصر نفسي على فرص العمل المتاحة في مهنة معينة.
• السؤال الخامس: لماذا أقصر نفسي على فرص العمل المتاحة؟
  لأن هناك طلبًا كبيرًا على مهنتي.

في هذا السيناريو ، ستتوقف عند السؤال 5 لأنك وجدت سببًا جذريًا محتملاً.دعاية

نظرًا لوجود الكثير من المنافسة في مجال عملك ، يجب أن تبرز سيرتك الذاتية. من تعتقد أن صاحب العمل سوف يوظف ، جاك من جميع المهن أو خبير في مهنتهم؟

عندما تتعامل مع مشكلة ما ، خذ وقتك في التفكير في أفضل الأسئلة. هذا لأنه سيؤثر على جودة السبب الجذري الذي ستنتهي به.

متى 5 أسباب لا تعمل؟

كما رأيت ، فإن 5 أسباب ليست معقدةويمكن استخدامها للعديد من المشاكل، ولكن الأمر يتطلب الكثير من الجهد للتنفيذ بشكل صحيح. عندما يتم ذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يساعدك في العثور على الجاني لمعظم مشاكلك الشائعة. المشكلة هي أن هذه التقنية ليست مناسبة لكل المواقف.

نتائج غير قابلة للتكرار

لن تتمكن من تكرار نفس النتائج. فكر في الأمر: أنت تنشئ أسئلتك وتجيب عليها بطريقة فريدة. لن يتمكن أي شخص آخر من تكرار نتائجك في الغالب.

هذا يعني أنه حتى فريقين يعملان في نفس البيئة سيأتيان بإجابتين منفصلتين.

محدودة بالمعرفة المتوفرة

كما ذكرنا من قبل ، اجمع معلومات كافية عند حل مشكلة غير معروفة. المشكلة هي أنه لن يكون لديك دائمًا أفضل الموارد المتاحة. لهذا السبب ، ستقتصر على جودة إجاباتك.

إذا كنت تواجه موضوعًا غير معروف ، فجرب أسلوبًا مختلفًا لحل المشكلات.

التركيز على سبب جذري واحد

الهدف الرئيسي من استخدام 5 Whys هو التوصل إلى سبب جذري واحد. لكن كل المشاكل ليس لها حل واحد دائمًا. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون للحملة التسويقية سيناريو أفضل وأفضل وأسوأ حالة.

هذه القيود لا تجعل أسلوب 5 Whys أسلوبًا سيئًا للاستخدام. بدلاً من ذلك ، يتيحون لك معرفة كيفية استخدام هذه التقنية بشكل أكثر فعالية.دعاية

تعمل The 5 Whys بشكل أفضل لتحسين العمليات وحل المشكلات البسيطة ، لكنها تقصر عند التعامل مع المشكلات المعقدة. لهذا السبب عليك أن تعرف بدائل أخرى .

على سبيل المثال ، قد يرجع معدل استجابة العملاء المنخفض للشركة إلى عدة عوامل. في هذه الحالة ، ستختار أسلوبًا أكثر ملاءمة لحل المشكلات المعقدة. حدد المشاكل التي تواجهها أكثر من غيرها لتعرف التقنيات التي ستساعدك أكثر.

الخط السفلي

تخيل التغلب على القضايا التي يتخلى عنها معظم الناس.

قد ينظر إليك الناس ويفترضون أنك تعرف 1000 طريقة لحل مشكلة ما. الحقيقة هي أنه لم يتغير الكثير منذ أن عانيت من أجل حل المشاكل.

لكنك تستخدم الآن نظامًا مثبتًا سهّل حياتك.

أنت آلة لحل المشكلات.

إذا كنت لا تعتقد أن هذا يمكن أن يكون واقعك ، فأنت مخطئ. لديك ما يلزم لحل مشاكلك ، لكنك ستحتاج إلى الممارسة. ابدأ بطرح سؤال واحد اليوم وأنت تواجه مشكلة.

بعد ذلك ، استمر في فعل الشيء نفسه حتى تطرح عدة أسئلة لكل مشكلة من مشاكلك. لن تتقن تحليل 5 أسباب بين عشية وضحاها ، ولكن مع الممارسة الكافية ، ستشعر بأن هذه التقنية طبيعية أكثر.

المزيد من تقنيات حل المشكلات

• 6 طرق فعالة لتعزيز مهارات حل المشكلات لديك
• التحليل السببي: الأساليب الفعالة لحل المشكلات
• ما هو الابداع؟ كلنا نمتلكها ونحتاجها
• تحديد الهدف: الدليل النهائي

رصيد الصورة المميز: فريق Startaê عبر unsplash.com دعاية

المرجعي