الاجتماعات الفعالة هي إحدى طرق مناقشة المشكلات وحلها ، ليس فقط في الشركة ولكن في أي مؤسسة. سواء كان ذلك الرئيس أو الموظفين ، يمكن لأي شخص المساهمة والتحدث.

على الرغم من أن الاجتماعات هي أدوات ضرورية للإنتاجية ، إلا أن بعض الاجتماعات لا تنجح وينتهي بها الأمر إلى إضاعة وقت وطاقة الجميع.

هناك طرق وعناصر مبسطة لإدارة اجتماع يتسم بالكفاءة والفعالية ، سيتم تقديم 10 منها هنا.

1. تحديد هدف واضح للاجتماع

قبل الاتصال بالاجتماع ، يجب أن تسأل أولاً:

لماذا و لماذا؟

لن يكون الاجتماع فعالاً إلا إذا كانت أهدافه وأهدافه واضحة ، سواء كان ذلك في حل نزاع بين الموظفين أو مناقشة أزمة شركة. يتضمن هذا أيضًا الوصول إلى نتيجة معينة ، وهذه النتيجة على الأرجح مرتبطة بالغرض.

يجب التخطيط لغرض واضح قبل إرسال الدعوات إلى الأشخاص المعنيين. تأكد من أنك تعرف بالضبط سبب اجتماعك والنتيجة المرجوة.

2. قم بدعوة الأشخاص الضروريين فقط

إن وجود الأشخاص الضروريين فقط كمشاركين في الاجتماع هو خطوة أخرى نحو اجتماع فعال.دعاية

هل الغرض من الاجتماع له علاقة بأمن شبكة الشركة؟ قم بدعوة رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات.

هل الغرض من الاجتماع له علاقة بمستقبل الشركة؟ ادعُ رئيسك والموظفين المعنيين.

يجب أن يحضر الاجتماع فقط الأشخاص المرتبطون بشكل مباشر بالنتيجة المتوقعة.بهذه الطريقة ، لن تضيع وقت الآخرين وإنتاجيتهم. سيؤدي ذلك أيضًا إلى إبقاء الأرقام منخفضة قدر الإمكان ، مما يعني تقليل الانقطاعات والتشتت.

3. الموافقة على الجدول النهائي

عندما تعمل على إدارة اجتماعات فعالة ، ضع جدول أعمال للاجتماع. يجب أن يشمل ذلك عناصر العمل والمكان ووقت البدء والانتهاء والأشخاص المعنيين. بعد ذلك ، أرسل المذكرة إلى الأشخاص الضروريين عبر البريد الإلكتروني ، أو ضعها على مكاتبهم.

لا تنتظر الأشخاص الذين يتأخرون ، وتأكد من الاجتماع يبدأ في الوقت المحدد .قد لا يكون هذا سهلاً في البداية ، خاصةً إذا كنت من النوع المتساهل. لكن ستدرك أن هذا مهم ليس لك فقط ولكن للآخرين أيضًا.

سيكون الناس أكثر ارتياحًا للاجتماع إذا تم وضع جدول الأعمال أمامهم. سيؤدي هذا أيضًا إلى تقليل الأمور التافهة ، مثل المقدمات غير الضرورية أو إدخال أسئلة عشوائية.

4 . قم بإنشاء قاعدة ضد الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية

من الصعب التنافس على جذب انتباه الناس ، خاصة عندما يستخدمون هواتفهم أو أجهزتهم اللوحية.

يعد تعدد المهام مشكلة بحد ذاته ، ولكنه أسوأ عندما تضطر إلى التنافس مع الأجهزة المصممة خصيصًا لجذب انتباه الناس. تظهر الأبحاث أن تعدد المهام بين الوسائط المختلفة يؤدي إلى معالجة معلومات أقل وأداء وإنتاجية أقل.دعاية

في إحدى الدراسات ، أظهرت النتائج أن تعدد المهام في الوسائط الثقيلة أكثر عرضة للتداخل من المحفزات البيئية غير ذات الصلة ومن التمثيلات غير ذات الصلة في الذاكرة^[1].

لضمان تركيز رواد الاجتماع على جدول الأعمال ، احظر استخدام الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية بحيث يركز كل مشارك على المهمة التي يقوم بها.

5. تعيين منسق

على الرغم من أنك الشخص الذي يخطط للاجتماع ، فإن هذا لا يعني أنك الوسيط أيضًا.

يجب أن تفكر فيما إذا كنت الشخص الأنسب لإدارة الاجتماع أو إذا كان بإمكان شخص آخر القيام به بشكل أفضل. من المحتمل أن يعتمد هذا على الموضوع. لا تتردد في تعيين أشخاص مؤهلين آخرين ليكونوا المشرف إذا شعرت أن هذا هو الأفضل للإنتاجية^[اثنين].

بالطبع ، يجب أن يكون الوسيط شخصًا يعرف كيفية إدارة الاجتماعات الفعالة. يجب أن يعمل المنسق أيضًا كحارس للوقت ومراقبة التدفق الصحيح للاجتماع ، والتأكد من أن جدول الأعمال على المسار الصحيح. من المحتمل أن يكون الاجتماع أكثر نجاحًا بهذه الطريقة.

6. عقد اجتماعات أقل وأفضل

بدلاً من الاتصال باجتماع في كل مرة توجد فيها مشكلة أو نزاع في الشركة ، ابحث عن طرق أخرى لحل تلك المشكلات.

هناك العديد من البدائل للاجتماعات التي تكون أكثر فعالية وكفاءة من عقد اجتماعات دون المستوى الأمثل. إن إرسال بريد إلكتروني أو التحدث إلى الأشخاص المسؤولين ليست سوى بعض الطرق التي يمكنك من خلالها إلغاء الاشتراك في الاجتماعات.

يمكنك العثور على مزيد من الأفكار لبدائل الاجتماعات في هذه المقالة.دعاية

إذا قمت بالدعوة إلى أقل عدد ممكن من الاجتماعات ، فسيكون المشاركون أكثر حماسًا للحضور. يجب أن تضمن جودة اجتماعاتك ، ويمكنك القيام بذلك عن طريق تجنب الاجتماعات غير الضرورية.

7. افصل وقت الأكل عن وقت الاجتماع

سيؤدي القيام بأشياء أخرى أثناء الاجتماع إلى تقليل انتباه الجميع ، وهذا يشمل تناول الطعام. قد يكون من الجيد الإعلان عن وقت تناول الطعام قبل موعد الاجتماع بثلاثين دقيقة إلى ساعة. سيضمن ذلك عدم تناول الأشخاص أثناء الاجتماع ، مما يؤدي بعد ذلك إلى تجنب المزيد من مصادر التشتيت.

أثناء الوجبة أو وقت الأكل ، يمكن للجميع تناول الطعام وإجراء محادثة قصيرة. ولكن خلال الاجتماع ، يجب على الجميع التركيز على جدول الأعمال المطروح وطرح الأفكار معًا.

بهذه الطريقة ، يمكنك اتباع خطتك ، وتكريس انتباهك لتحقيق الغرض من الاجتماع ، وإدارة وقتك بحكمة.

8. مراجعة قرارات الاجتماع

خلال الدقائق الخمس إلى العشر الأخيرة من الاجتماع ، راجع أي قرارات اتخذت والإجراءات المتخذة. يجب تحقيق فهم واضح بين المشاركين والغرض من الاجتماع قبل مغادرة الجميع. هذا يضمن أن كل شخص لديه استفساراته راضية وإدراج مساهماتهم.

كما أنه يوفر فرصة لأي شخص للتعبير عن شكوكه أو أسئلة نهائية ، أو لمشاركة المعلومات ذات الصلة بالقرارات ، والتي تعد جميعها مفتاحًا للاجتماعات الفعالة.

يجب على المنسق توضيح أي خلافات بين المشاركين قبل نهاية الاجتماع ، ويجب أن يتوصلوا إلى حلول موجزة لمشاكلهم. من المهم أن يستوعب الجميع ما تمت مناقشته في الاجتماع.

9. إرسال مذكرة متابعة إلى كل مشارك

أضعف الحبر أقوى من أقوى ذاكرة. -مثل صيني

كل مشارك لديه مشاكله الخاصة خارج الاجتماع. هذا هو السبب في أن بعض الناس غالبًا ما ينسون بعض الأشياء ، حتى لو كانت مهمة. للتأكد من أن الأشخاص سيتذكرون ما تمت مناقشته في الاجتماع ، أرسل ملاحظة متابعة عبر البريد الإلكتروني أو اتركها على مكاتبهم.

يجب أن يكون قصيرًا ولطيفًا ويغطي ما تمت مناقشته والاستنتاجات التي تم التوصل إليها يمكن أن يتضمن أيضًا شكرًا سريعًا لمشاركتهم.

10. إرسال ورقة التقييم

يجب أن نعترف بأنه لا يحب الجميع فكرة الاجتماعات. بالنسبة لهؤلاء الأشخاص ، يجب أن نجد طرقًا للتأكد من أنهم سيكونون مرتاحين كلما تم تضمينهم في الاجتماع.

لن يقول البعض منهم ما هي المشاكل إذا طُلب منهم مباشرة ، لذا فإن ورقة التقييم هي أداة مفيدة للحصول على تعليقاتهم.

راجع هذه المقالة للحصول على مزيد من المعلومات حول سبب أهمية الملاحظات.

تحقق من ملاحظات المشاركين ، وقم بتضمين طلبات المشاركين في الاجتماع التالي ، وقم بتغيير أي عملية تسبب عدم الراحة.لإجراء اجتماعات فعالة ، يعد ضمان شعور الناس بالراحة أمرًا أساسيًا.

افكار اخيرة

الاجتماعات مهمة ، لكن هذا لا يعني أنها منتجة دائمًا. من المهم أن تتعلم أولاً كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة قبل توقع أن يسير كل شيء بسلاسة.

تذكر أن الاجتماع الفعال هو عملية يجب أن يتعاون فيها الجميع.دعاية

هذه النصائح العشر البسيطة حول كيفية إدارة اجتماعات فعالة ستساعدك بالتأكيد على أن تصبح قائدًا وزميلًا أفضل في الفريق. انطلق الآن وادمج هذه النصائح في روتين اجتماعك اليومي واترك تدفق الإنتاجية.

مزيد من النصائح حول كيفية إدارة اجتماعات فعالة

• 15 سرًا لإجراء اجتماعات مثل أفضل الشركات المبتكرة في العالم
• 12 أسرارًا لاجتماع فائق الإنتاجية يجب أن تعرفه
• نصيحة 30sec: كيفية تحسين كفاءة الاجتماعات؟

رصيد الصورة المميز: كريستينا @ wocintechchat.com عبر unsplash.com

المرجعي